企业档案管理工作存在的问题及应对策略探讨

发表时间:2021/6/29   来源:《基层建设》2021年第5期   作者:刘乐伟
[导读] 摘要:企业的档案管理工作又被称为档案工作,企业档案室对员工档案、各项工程信息档案进行统一管理过程,不同企业档案管理工作大致相同,均是对档案进行收集、保管。
        曹县东合新能源有限公司  山东曹县  274400
        摘要:企业的档案管理工作又被称为档案工作,企业档案室对员工档案、各项工程信息档案进行统一管理过程,不同企业档案管理工作大致相同,均是对档案进行收集、保管。市场经济推动我国企业快速发展,在企业发展过程会吸引更多工程项目和员工入职,此时档案管理工作尤为重要,针对不同项目的档案管理,应先进性检索和统计,保证档案管理的实际意义。提升企业文化建设促进企业发展,在企业档案管理工作过程,应重视科学化的工作程序,保证档案管理的程序符合工作的服务价值。综上所述本文总结企业档案管理工作的问题,针对具体问题提出解决策略。
        关键词:企业档案管理;工作问题;策略探讨
        引言
        档案管理工作关系到企业的发展过程,可以为企业发展提供基础支撑工作,档案管理过程的完成性和程序性可以促进管理工作的有效进行。以规范模式进行档案管理是新时代管理的重要方向,程序化完成档案的收集整理、保管检定、统计提供过程,管理人员在进行档案存档过程应提升管理认识,认真对待工作,确保档案管理的行政职责,保证档案存档过程的信息录入准确性,可为后续工作提供便利条件。档案工作复杂且基础,复杂性在于企业档案的众多,基础性在于档案属于企业的重要机密,完成基础档案管理工作可为企业发展提供夯实基础。
        一、企业档案管理工作存在的问题
        (一)重视程度不够
        现阶段查那个出现的档案问题是管理人员重视程度不够,以企业员工单位调度为例,员工发生人事调度过程,需要对档案进行提取,此过程由于档案管理人员工作态度消极,造成档案存档困难问题。造成管理人员工作态度消极主要原因在于管理人员的自身素质,管理人员自身素质不高,不能认清档案管理工作的重要意义,无法提升工作热情,影响管理档案过程的消极工作。部门员工能力不够,无法胜任现代高科技档案管理工作,无法提升工作能力,影响档案管理工作的效率和质量。档案管理基础工作人员对档案工作的认识程度,是完成工作的基本环节,管理人员对待档案不重视会造成无法弥补的问题。
        (二)企业档案管理工作不规范
        企业追求更高的利益,缩减档案管理工作的工作流程,减少档案基础管理人员造成管理工作不规范。档案管理过程应分为六个环节其中包括人事档案的收集、档案的整理、档案的保管编目和检索,最终进行人事档案的统计。部门企业为缩减开销,把基础档案管理工作缩减为档案接纳和档案保存,省略中间检索编目过程,此种档案管理方法会造成日后档案调取难问题。小范围的档案管理可以进行工作缩减,大型企业或者大型工程项目的实施必须完善档案管理步骤,为未来档案调动提供便利条件。不规范的企业档案管理工作会造成档案遗失等问题,发生该问题会产生严重影响。
        (三)档案管理设备不先进
        经济技术发展推动我国档案管理工作的进步,但现在部分企业仍延续用基础档案管理手段,进行人事档案的管理,管理设备落实跟多依靠人工进行档案存储工作,会导致档案丢失和数据错误。

大型企业的工程施工图纸档案存储和合同存储,应利用电子数据信息进行存储,方便工程施工图纸后期调阅,由于部门企业未使用先进的档案存储设备,对于该部分的存储环节仍选用人工保管纸质的存储方式,这已经不能适应现代科技档案管理的发展。
        二、提升企业档案管理工作的策略
        (一)提高企业档案管理的重视程度
        企业档案管理工作过程中,为提升档案管理工作质量和效率应保证管理人管的工作态度和工作认识,管理人员认真对待工作,可以减少档案遗失事件的发生。提升管理人员的重视程度应加强员工筛选时的力度,现阶段我国高校均开展档案管理专业,企业档案管理部门选用该专业学生,从事企业档案管理工作,可以保证管理人员的工作认识。在档案管理专业大学生入职前加强对其宣传企业文化和档案管理流程,提高重视程度之余,可为企业培养高素质档案管理人才。
        (二)规范企业档案管理制度
        任何工作的开展都应遵循制度,制度的制定和执行可以保证档案管理工作的有序性。企业提升档案管理工作效率和质量,先围绕档案工作制定管理制度,以本企业录用的在职员工为例,劳动合同续存期间,在职员工调度方案应完成调档手续,完成调档手续,企业人资部门负责在职员工档案的验收、归档工作。在人资部门工作过程,为保证隐私性和信息安全,进行人事档案查阅应先填写人事档案查阅报告,由档案管理部门领导批准后,方可进行档案调阅和查询,否则不可调阅在职员工的原始档案。员工在职期间由于自身行为想调阅档案,应先填写在职员工原始档案调阅申请表,经所在部门的领导批准后,档案管理部门才可为其进行档案调阅。规范的企业档案管理制度,可弥补档案管理工作的工作问题,保证档案管理工作的程序性和安全性。
        (三)加强档案管理过程的信息化建设
        企业为适应经济社会高速发展,在档案管理工作过程中应重视信息化建设,利用计算机网络进行档案存储,可保证档案存储过程的效率。利用计算机技术进行档案存储可提升企业自动化办公程度,以硬盘作为档案存储的载体,可实现无纸化档案办公。硬盘存储方式在进行档案调度和检索过程,可以省略档案调度的中间环节,利用部门之间的信息共性功能,完成在线档案调阅,保证调阅过程不造成档案遗失。利用计算机网络实现档案管理过程中的信息化建设,可以丰富企业文化,完善企业服务型,是未来档案管理工作的发展趋势。
        三、结束语
        以档案管理工作过程存在的问题为依据,提出企业档案管理工作的策略,具体策略有提高企业档案管理的重视程度、规范企业档案管理制度、加强档案管理过程的信息化建设等。重视档案管理工作的问题,可以提升工作认识和工作效率,档案管理工作关系到企业的发展过程,可以为企业发展提供基础支撑工作,档案管理过程的完成性和程序性可以促进管理工作的有效进行,针对不同项目的档案管理,应先进性检索和统计,保证档案管理的实际意义利用计算机网络实现档案管理过程中的信息化建设,是未来档案管理工作的发展趋势。
        参考文献:
        [1]高原.当前企业档案管理工作存在的问题及改进策略[J].参花(下),2021(04):41-42.
        [2]李小芬.国有企业档案管理存在的问题及应对策略[J].办公室业务,2020(15):117-118.
        [3]孙惠媛.大型企业档案管理存在的问题及应对策略[J].办公室业务,2020(11):108-109.
 
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