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新形势下工程档案管理工作探析

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：徐凤芝

[导读] 摘要：工程档案管理事关工程质量评定、事故原因分析、阶段验收与竣工验收，也事关工程建设完成后的运行管理保障，对于工程项目建设的顺利推进和投用具有重要意义。

        辽宁咨发建设监理预算咨询有限公司辽宁省 118000
        摘要：工程档案管理事关工程质量评定、事故原因分析、阶段验收与竣工验收，也事关工程建设完成后的运行管理保障，对于工程项目建设的顺利推进和投用具有重要意义。目前我国工程档案管理普遍存在重视程度不够、管理机制不科学不规范、信息化建设程度不足等的问题。新形势下，必须进一步加强工程档案管理，严格落实管理责任，健全档案管理制度，大力推进档案信息化管理，促进工程档案管理高质量发展。
        档案管理工作是工程建设与管理的重要组成部分，贯穿于工程立项、设计、施工、竣工验收等项目建设全过程1。2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》）修订通过并正式公布。新《档案法》对档案管理提出了新的更高要求，并将“档案信息化”作为重要章节纳入其中，为工程档案管理提供了更为明确和完善的法律依据[2]。新形势下，必须充分理解和把握工程档案管理工作的重要意义，着力构建科学规范的工程档案管理体系，切实提高工程档案管理能力和水平。
        一、充分认识工程档案管理的重要性
        近年来，全国各地深入贯彻落实中央和国务院关于实施“两新一重”建设的决策部署，基础设施建设投入力度不断加大，一批重大工程项目陆续开工建设。工程项目建设完工后的最终成果除了投入使用的工程实体，作为建设过程直接记录的工程档案也是重要的技术成果。特别是水利、能源等行业存在大量地下或水下隐蔽工程项目，待建设完成后几乎难以显现，工程档案是客观记录和反映工程施工建设过程的唯一凭证，具有突出的专业性和权威性。
        工程档案管理工作直接影响了工程档案质量的高低。做好工程档案管理，建立形成一套完整、准确、系统的工程档案，对于工程运行管理与维护具有重要意义。一是可以及时整合工程设计、监理及竣工相关信息，分类存储关键数据，为今后同类工程项目施工管理及设施维护提供精确资料储备；二是对于工程建设过程中出现的质量问题，可以通过工程档案分析研究发生质量问题和施工事故的原因，确定事故责任方，进而推进完成项目索赔；三是对工程设施后期维修维护发挥重要作用，在设备损坏、老化时，可以根据档案资料及时做好维修、养护和更新，保证各项工程设备达到预期运行标准。
        二、工程档案管理特点及其存在的主要问题
        工程项目建设普遍具有涉及范围广、产业链条长、施工步骤多等特点，特别是大型工程项目投资金额大，施工周期长，工程任务量格外庞大，这就决定了工程档案的形成周期较长，档案种类多、数量大、涉及单位多[3]。此外，一个工程项目通常由多个单项工程组成，结构功能复杂，且在建设启动前均需经过建设、环保等多个部门审批通过，导致工程档案种类和内容复杂多变。
        总体来看，目前我国工程档案管理工作已经得到了明显加强。各地普遍制定了相关规章制度，落实了档案管理工作责任；各个工程项目均积极做好在建工程档案收集、整理、归档、保管和利用工作，有效保障了工程档案的完整、准确、系统及安全，有力地支撑了各项工程建设与运行管理。同时也应看到，当前的工程档案管理工作与规范化、系统化管理的要求相比还有一定差距，主要存在以下几个方面的问题：
        一是对工程档案管理重视不够。虽然项目法人对于工程档案管理进行了相关部署安排，制定了明确的规章制度，但因疏于管理，未能得到很好地落实。部分单位片面重视工程施工，忽视档案管理，导致档案管理混乱、进度滞后、规范性较差，档案管理人力资源配备不足、业务素质不高、人员流动性较大，档案管理人员对档案的日常收集整理意识淡薄，最终严重影响工程档案质量，给后续的工程建设管理带来不必要的麻烦。
        二是档案管理机制不科学不规范。档案工作与工程建设同步是工程档案管理的基本要求。但是一些工程项目对档案同步管理的要求落实不到位，文件材料收集不全，未能及时归档，档案完整性不足。另一方面，部分工程档案的分类方案和整理细则未能结合工程实际情况制定，一味照搬照抄，缺乏针对性和可操作性。影响了工程档案的完整性。这些都严重影响了工程档案的质量。
        三是档案管理信息化建设不足。信息技术在工程档案管理中的科学运用对提升档案管理质量起到关键作用，但目前对信息化建设缺乏正确的认识，相关的基础设施和技术配套与档案管理信息化建设需求不匹配，未能及时制定适应信息化模式的档案管理制度。

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        三、加强工程档案管理的建议与措施
        1.落实档案管理责任，加强人力资源配置
        一是落实项目法人主体责任，加强对工程档案管理的组织和领导，在工程项目合同协议签订、阶段验收、工程验收等环节对工程档案的收集、整理和移交、归档工作提出明确要求，倒逼有关单位提高档案管理意识。
        二是严格落实工程档案与工程项目建设同步管理的要求。将工程档案管理与工程建设同部署、同推进、同落实，做好档案资料的日常收集整理，及时归档移交；在有关部门的工程稽查督导工作中增加工程档案管理内容，在检查项目实施进度、施工质量时，同步检查档案收集整理情况，以引起项目法人和参建单位的高度重视，对检查发现的问题尽快整改落实。
        三是加强档案人力资源配置与管理。明确相对固定的人员负责档案管理工作，根据档案工作复杂程度适当增加人员配置；安排档案专业人员或聘请档案专业服务机构开展档案业务指导、分类整理等工作，充分发挥专业人员在工程档案工作方面的专业优势；定期组织工程项目建设和档案管理业务培训，全方位提高档案管理人员的专业素质能力。
        2.健全档案管理制度，严格执行落实
        一是科学制定档案管理制度。在工程建设之初，根据工程建设项目档案管理相关规定，组织制定符合本工程项目实际情况的档案管理细则、档案分类方案、文件材料归档范围及保管期限等制度，并督促严格执行落实。
        二是建立健全档案“预立卷”管理制度。在工程建设初期即根据分类方案对同步收集的文件材料按进行初步分类，并结合文件资料形成的自然规律科学组卷，严格按照工程建设项目档案管理标准进行整编归档，以管理机制的完善推动工程档案立卷归档工作规范化、制度化，确保归档材料齐全、完整、准确、系统。
        三是加强档案管理指导监督。项目法人、监理单位要加强对施工等其他参建单位档案收集、整理、归档等工作的监督和指导，落实各方责任。未经监理单位审核签字确认的档案不得移交归档，所属工程项目不得验收。推动建立档案“预验收”制度，重点审查档案材料的完整性、准确性和系统性，档案预验收通过后才可进行工程完工验收，避免施工单位离场后出现档案缺漏难以补齐的情况。
        3.推进档案信息化管理，提升档案管理质量水平
        一是加大对档案管理信息化建设的支持和投入力度。充分认识信息化建设的重要意义，充分结合工程实际，优化档案档案管理模式，加大资金投入，从管理流程、管理制度、管理方法等全面实现档案管理的信息化转变，切实降低管理成本、提高管理效率。
        二是补齐档案信息化建设短板。参考其他行业信息化管理经验，科学制定适用于工程项目档案的信息化管理制度，加强信息化基础设施建设，构建完善的信息化管理平台体系，实现档案管理一键审批、一键查询等功能，以数字化手段对相关资料的收集、整理、排序、存储和利用等环节进行规范，构建科学化、规范化的档案管理体系，有效提升管理质量。
        工程档案是工程建设过程的真实记录和历史呈现，也是工程运行管理的重要参考依据，直接影响工程施工进度和质量，在工程建设与管理工作中占据十分重要的位置。进入新发展阶段，必须以新发展理念为指导，积极发挥工程建设对于构建新发展格局的促进作用，要落实工程档案管理责任，健全档案管理制度，加强档案信息化管理，全面提升档案管理水平，推动工程档案管理体系和管理能力现代化。
        参考文献：
        [1]汪福学，孙宝珍，周昌兵.水利工程档案管理工作探析[J].中国水利，2017（23）：52-54.
        [2]李玲霞.新档案法下水利工程档案信息化管理发展探讨[J].海河水利，2020（06）：51-53.
        [3]耿静.工程档案质量管理问题与对策分析[J].兰台内外，2020（36）：57-58.