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分析房地产档案的特点及管理中必须注意的问题

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：刘占清

[导读] 摘要：新时期，房地产档案管理工作迎来新机遇，应不断提高房地产档案利用水平，重视摒弃传统管理观念，有效地进行管理创新与实践，才能进一步实现房地产档案管理效率。

        平定县房地产管理所山西阳泉 045200
        摘要：新时期，房地产档案管理工作迎来新机遇，应不断提高房地产档案利用水平，重视摒弃传统管理观念，有效地进行管理创新与实践，才能进一步实现房地产档案管理效率。为了符合时代发展，作为档案管理工作人员，应该重视提高档案管理工作，提升房地产档案管理效率。
        关键词：房地产档案；特点及管理；注意的问题；措施
        引言
        近年来，伴随着网络科学技术的飞速发展，我国逐步进入了大数据时代。大数据时代的到来促使了人们的生活、工作、思维方式等发生改变，与此同时，网络科学技术的进步也给我国的档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。传统的档案管理模式已经不能适应新时期社会对档案数据管理的新要求，只有经过改革和创新，充分利用大数据的优势，提高档案管理工作的效率，才能适应不断增长的社会信息化需求。
        1房地产档案管理中存在的不足
        1.1没有正视档案管理的重要性
        档案是房地产在发展过程中的一笔重要财富，其中包含了房地产的发展历程和日常生产活动情况，涵盖了人力资源、房地产管理等方方面面的内容，并具有文书档案、技术档案等多种形式，在房地产的发展过程中起了重要作用。但是，很多房地产却没有充分重视档案的重要性，部分房地产管理者较为重视房地产的经济效益，工作重心也倾向于房地产的经济发展，认为档案管理在房地产中处于无足轻重的地位，档案管理人员也只是对档案进行整理、存放。由于部分房地产没有重视档案管理工作，常常会出现突击整理档案的情况，使得档案管理从原本长期、连续的工作变成了应付检查的临时性工作，所以当出现突发性事件时，很容易出现档案遗失等情况，可能为房地产带来难以预料的损失。
        1.2人事档案审核不严格
        要充分确保人事档案的真实性，就必须要在材料归档时严格执行审核程序，剔除其中虚假的材料，尤其是年龄、工龄、入党时间、学历、工作经历、职称以及任职情况等重要信息，对于原始材料依据必须要加强审核。然而现实情况是人事档案管理工作人员在工作过程中敷衍了事，审核档案材料时违反审核程序或者简化审核程序，对于疑似虚假的材料没有进行严格审核，导致人事档案的真实性难以得到有效保障，对于后续人员选拔、岗位、待遇调整等工作造成了严重影响。
        1.3档案信息化技术不成熟
        我国互联网在20世纪末逐渐兴起，随后信息化管理逐渐被重视。档案信息化建设是一项网络系统工作，计算机系统和网络都有一定的安全隐患，对网络技术的要求也较高，由于技术不完善，互联网信息技术取代传统档案管理方式存在一定安全问题，网络病毒和黑客攻击等情况，使档案信息有泄露丢失风险。档案信息化建设中最重要一环就是将纸质档案转变为信息化存储。需要采用扫描仪将纸质档案的信息转化为电子文档，扫描的精度和准确度影响着最终成品的质量，扫描仪器质量参差不齐，扫描人员技术水平不一，会导致电子档案质量难以保证。档案信息化存储的技术不一定达标，存储系统的稳定有待进一步发展。目前档案信息化实践中，档案信息化的存储方式主要是用电子文件，电子文件存储有一定时间期限限制，无法完全满足档案管理信息化的存储要求。

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        2加强房地产档案管理工作的可行策略
        2.1提高重视程度，全面认识档案管理
        长久以来，很多人都将档案管理定位于幕后工作，不够关注这项工作，加之档案管理没有明显的工作成绩，更加剧了档案管理被忽视的程度。新时期的事业经营管理与发展中，要提高对档案管理的重视程度，将其作为一项艰巨且需长期坚持的工程，全面认识档案管理重要性，意识到档案管理对于机构稳定运行、房地产正常发展以及社会快速进步等方面的积极作用，把档案管理纳入重点工作范畴，从上到下有序落实各项档案管理内容，及时发现其中的不足之处，采取有效方法防范和解决处理，通过思想态度的端正，自觉扛起岗位工作中的档案管理责任，认真严肃看待各项档案管理工作。例如，房地产领导人可以加强对档案管理工作情况的兼顾力度与宣传力度，采取现代化宣传方法，在房地产官方微信公众号平台宣传新时期档案工作的社会效益、巨大价值、服务功能，定期检查档案管理工作，不定期结合实际情况指导档案管理工作，多措并举一方面发挥出自身作为领导人的组织引领作用，另一方面将档案管理意识牢牢树立在所有工作人员心中，使其能够重视档案管理，积极参与这项工作，构建人人发挥作用的档案管理新模式。
        2.2提高档案人员综合素养
        档案管理需要很强的实用性和专业性，档案管理人员是国有房地产档案管理的执行者和操作者，其综合素养在很大程度上决定了房地产的档案管理水平。在房地产人力资源管理中培养一支稳定的、专业的档案管理队伍，一是应当强化档案工作人员的思想意识，思想上要积极组织政治理论学习，提高政治觉悟；二是应当加强档案工作人员的培养力度；三是应当培养档案工作人员的岗位自豪感和事业心。
        2.3加强对档案管理的重视程度
        想要做好和创新房地产档案管理工作，就需要加强单位对档案管理的重视和关注度，认识到加强档案管理工作的重要性。在当前社会新的发展形势下，房地产档案管理需要转变以往传统的管理模式，科学运用现代化技术进行管理，这对于提升房地产档案管理工作效率有着十分重要的作用和意义。基于此，房地产需要健全当前档案管理制度体系，在提升档案管理工作效率的同时，实现与时俱进，借助创新思维来强化档案管理制度，实现档案管理与现代化发展模式的融合，全面更新档案管理信息，借助成功的档案管理系统来完善和修订原有档案管理体系，构建出高效且创新的档案管理工作体系，以此来提升房地产档案管理的实效性。档案管理工作是一项长期的任务，在过程中，需要保障人员之间的公平性，以此来调动档案管理人员对本职工作的积极性与主动性。
        2.4完善档案管理信息化的制度、标准规范体系建设
        要理论结合实践，将宏观的档案管理理论要落实到具体的实践中去，要重视管理系统建设、制度标准建设。逐步建立和完善档案信息化工作中的各项制度，使档案信息化建设工作制度化、规范化，实现“有制可依，有度可循”。这样才能有利于档案信息化建设事业的发展。规章制度的建立要遵循合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性等原则。制度的完善对档案信息化事业的发展奠定了坚实的基础。还要重视档案信息化工作中的安全管理制度，规范落实网络安全问题，让相关档案工作者重视网络安全问题，从而多方面对档案信息化系统安全、稳定运行带来坚强保障。档案信息化在实践中需要对纸质档案进行扫描、录入、存储和传输等操作，应该遵循统一的技术标准和工作规范。如扫描的统一技术规范、管理规范、保密管理规范等，存储方式的统一的技术标准，这样档案信息化工作可以依据统一的工作规范来开展，可以保障档案信息化工作有序有章，避免标准不一带来的一系列问题，从而提高档案信息资源的利用率。
        结束语
        房地产的档案管理作为一项复杂琐碎的工作。在开展过程中容易出现各种各样的纰漏，面对新时期对档案管理工作现代化发展提出的新挑战，房地产要准确定位自身职责作用，明确档案管理的现实意义，深入分析目前房地产档案管理工作存在的主要问题，从实际出发采取可行策略，加强档案管理工作，多角度、全方位提高档案管理效率和水平，打造专业高素质的档案管理工作队伍，加强对新时期档案管理工作方法的研究与尝试，不断积累实践经验，让档案管理事业更上一层楼。