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办公自动化环境下的文书档案管理

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：廖海媚

[导读] 摘要：近年来，随着互联网技术和信息化的快速发展，办公自动化这种新技术也逐渐运用于文书档案管理工作，有效解决了传统档案管理方式中存在的一些问题，但完全实现文书档案管理办公自动化尚存在一些不足。

        广东省有色金属地质局水文地质队广东省广州市 510800
        摘要：近年来，随着互联网技术和信息化的快速发展，办公自动化这种新技术也逐渐运用于文书档案管理工作，有效解决了传统档案管理方式中存在的一些问题，但完全实现文书档案管理办公自动化尚存在一些不足。不同行业涉及的文书档案类别不同，涉密级别不同，这就使得传统档案管理方式的重要性同样不可或缺。本文就办公自动化环境下文书档案管理工作的优势及存在的问题进行分析，并就如何运用办公自动化提升文书档案管理水平的实施措施进行探索研究。
        关键词：办公自动化；文书档案管理；地质工作
        进入信息化时代后，信息技术不断渗透到不同行业和领域当中，凭借计算机技术以及数据信息处理技术，企业的文书档案管理逐渐摆脱了以往传统管理模式的束缚，实现了档案管理的自动化、信息化和便捷化。办公自动化是档案管理工作发展的必然趋势，在信息技术和新设备的推动下，如何提高文书档案管理效率，是提升办公室管理能力的关键。
        一、运用办公自动化进行文书档案管理的优势
        （一）资源共享更加高效
        办公自动化，可以充分发挥文书档案实现资源共享的高效性。随着网络技术和信息传播技术的推广应用，通过建立档案管理系统录入电子档案，并根据不同情况进行分类、整理、检索、查阅，有效提高管理档案的质量。同时充分发挥信息量大、传输速度快及应用能力强的优势，让企业内部实现资源共享和档案信息的高效利用。
        （二）保管更加安全稳定
        与传统的纸质档案相比，电子化录入处理后的文书档案可以通过计算机等硬件完成大量档案信息的传输和存储，如光盘、U盘、移动硬盘等。这些设备不易受到外界环境因素的影响，并且存储量大、存储时间长、稳定性强，也便于管理。文书档案信息化管理，减少了原始材料借阅的环节，有效提高了纸质档案的安全性、完整性和完好性。
        （三）使用管理更加便捷
        已实现电子化录入的文书档案，借阅使用管理起来更加便捷。只要通过相应的管理系统便可随时随地实现资料的借阅审批、阅览等工作，节省了纸质审批流程、资料查找及复制等步骤，在实际操作上也减少大量的时间和精力，有效精简业务工作，提高档案管理使用工作效率。
        二、运用办公自动化进行文书档案管理存在的不足
        （一）自动化办公设备建设有待提高
        自动化办公技术的应用，使档案管理的工作质量得到有效提升。但由于一些规模较小的企业因档案资料不多，从而造成对档案管理工作信息化系统化的重视程度不高，普遍存在档案管理自动化设备建设不足的情况。即使有相应的自动化技术，也因缺乏相应设备的支持，导致档案管理人员没能切实体会到自动化管理带给工作的便利。
        （二）管理人员的专业能力不足
        档案管理工作从信息资料的收集、整理、分类归档直到存储虽是一个复杂繁琐的过程，但相对而言对专业技术的要求度不是很高，因而相应的从业人员不一定是对口的。所以即使自动化办公技术对档案管理优势较多，由于要对档案管理人员进行专业技能培训而投入资金，一些规模较小的企业却不愿意支出相应的成本。因此，办公自动化环境下的档案管理工作优越性再强，缺乏设备和人员的专业能力，也是无法实施的。
        （三）安全性和保密性不强
        众所周知，在地质工作领域，地形图或涉及到地形图等相应的测绘成果资料是属于国家秘密，任何人不得以任何理由泄漏国家秘密。因此，在这些资料的存储、借阅上便不能通过网络途径进行传输。即便是纸质资料的复制、借阅也需经过严格的审批程序，因此，档案管理自动化在这一方面是体现不出优势的。
        （四）档案管理制度不够健全
        在办公自动化环境中，文书档案的管理模式取得了创新性发展，信息检索效率得到极大的提高，企业不同部门都参与了文书档案的管理工作。但由于各个部门相互间的规章制度各有不同，对档案管理工作的有序开展造成了一定的阻碍。

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因此，在对档案管理工作质量进行优化的同时，环境需要建立健全统一的制度规范标准，为档案管理工作的顺利开展打下良好的基础。
        三、自动化办公环境下文书档案管理的实施策略
        （一）加强文书档案管理的制度建设
        在自动化办公环境中，文书档案管理工作要建立系统科学的制度，对操作标准进行统一规范。文书档案管理机制的建立是规范化建设的一个工作重点。由于不少企事业单位的财务、人事和文书档案归口不同的部门管理，导致档案工作难以确保前期工作的顺利开展。因此，企事业单位要加强档案管理的制度建设，建立健全相应的管理机制，制定相应的工作流程标准，对档案资料的收集、整理、归档等工作流程加以明确和细化。另外，技术操作的标准也同样重要。在自动化办公环境中，文书档案管理工作都是借助系统软件来完成。因此，在软件设计方面，要确保软件的应用性能和兼容性，并且要规范相应的技术标准和技术参数，确保档案管理工作的安全性和流畅性。
        （二）提高档案管理人员的综合素质
        一是注重纵向学习。采取自学为主，培训为辅的方式，加强档案管理人员的培训学习，确保档案管理人员的业务素养能够与时俱进，有效提高档案管理的工作质量。二是加强横向学习。加强与同系统内单位的档案管理部门相互间的学习交流，学习和借鉴他们的成功方法和丰富经验。三是建立科学合理的奖惩机制。把档案管理工作纳入绩效考核，有效提高管理工作效率和质量。
        （三）提高文书档案管理的安全性与保密性
        首先，要增加对档案管理技术和网络维护技术的投入力度，在办公系统中设置管理权限，根据不同岗位和职责，设置不同的系统使用权限，从而有效提升文书档案信息资源的安全性和保密性。对此，企事业单位可以请技术人员对办公系统作出适当的调整，除了设置使用权限意外，还可以根据实际工作需要，设置相应的系统防御功能。其次，加强自动化办公系统的防火墙技术建设，防止外界因素对系统造成的技术干扰，从系统外部加强档案信息资源的安全保密性能。目前很多单位使用的都是传统防火墙技术，这种技术强调的是被动防御，攻击者可以针对防火墙存在的漏洞实施攻击，从而获取到相关档案资源或者将其直接销毁。而运用新型的防火墙技术，可以在被动防御的基础上，进行主动检测，对系统自身存在的漏洞进行及时的修补，并且对目前的流行病毒进行防御更新和实时防御，从而让自动化档案管理系统的保密性和安全性得到有效上提升。
        （四）调整工作方式，明确管理重点
        在办公自动化划环境下，档案管理工作中融入了文字处理工作，虽然使得工作效率得到了一定的提升，但对后续工作也造成了相应的影响，这就需要工作人员适时转移工作重点。以往传统的档案管理，主要体现在档案信息资源的收集整理方面，而当前工作的重点应体现在文档保护和档案资源的价值鉴定方面。特别是文件保护，在文件制定出来后就要进行追踪监督指导，确保文件在档案管理的各个环节都全部符合工作要求。借助自动化办公系统，可以对档案资源进行自动分类，归档后的文档主题标引以及档案分类号都可由系统自动完成，从而让工作人员的工作量大大减少，工作质量有所提升，同时可以抽出更多的时间和精力投入在其他重点环节中，比如档案价值的鉴定。档案管理人员要和其他部门的文职人员建立积极的沟通交流，通过开放式的档案管理工作，让工作人员的业务能力向多元化逐渐发展。
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