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数字化技术在档案管理工作中的应用研究李佳

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：李佳

[导读] 摘要：近年来，随着全球经济一体化进程的不断加快，由此极大的推动了各个前沿领域的发展，从近几年国务院印发的相关文件也可以看到，档案管理工作的开展离不开大数据时代环境的影响，需要加速档案工作的转型，即改变原有的传统档案管理，形成新的思维方式逐渐转变成档案数据管理，这也是档案工作在发展道路上的必然结果。

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        摘要：近年来，随着全球经济一体化进程的不断加快，由此极大的推动了各个前沿领域的发展，从近几年国务院印发的相关文件也可以看到，档案管理工作的开展离不开大数据时代环境的影响，需要加速档案工作的转型，即改变原有的传统档案管理，形成新的思维方式逐渐转变成档案数据管理，这也是档案工作在发展道路上的必然结果。
        关键词：数字化技术；档案管理；应用
        引言
        科技的快速发展，计算机、互联网等得到普及，尤其是在档案管理中，需要通过现代信息化管理技术提升档案管理的正规化。首先要明确档案信息检索，并且以此达到提升档案使用的效率。随着数字化的发展，需要不断构建档案服务平台，强化共享观念，建设档案共享库，壮大档案信息关系队伍。
        1档案数字化建设的必要性
        档案数字化是综合运用计算机技术和网络技术，展开纸质档案信息转换的一种档案管理形式，与纸质档案相比，实现了信息和载体的分离，将不同形式的载体信息向进行数字化形式的转换，让文字、语音及图片等信息实现了数字化编码，借助数字化转换，让信息内容可以直观地呈现。在科技高速发展的背景下，随着对外交流的持续增多，以往的纸质档案管理方法已经不能满足档案管理者和使用者的要求。随着档案数字化处理技术的提升和计算机的广泛普及，档案数字化管理已经得到了全新的应用空间。基于此，必须积极开展档案数字化管理，以促进档案的数字化发展和普及。
        2数字化技术在档案管理工作中的应用
        2.1建立完善安全的档案管理网络
        相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。
        2.2将档案数字化建设的环境进行优化
        为了让企事业单位档案管理工作的数字化质量得到全面提升，需要有关管理工作者积极提高在档案数字化建设工作中的资金投入力度，为档案的数字化转变打下良好的环境基础。第一，需要企事业单位提高在数字化硬件设施中的引进和采购力度，将数字化设施进行升级和改造，以切实满足档案数字化建设工作的硬件需求；第二，要求档案管理机构积极开展数字化档案管理平台建设，在关注管理平台技术创新的基础上，提高管理平台的安全防护力度，以免数字化档案资源被非法盗用，让档案数字化建设工作的有效性得到切实保障，让档案管理工作得以高效开展。
        2.3运用现代的数字化技术
        时代在快速的向前发展，信息技术已经渗透到每一个领域当中，现阶段，将信息数字技术引入到档案资源管理工作中，可以有效提高档案资源管理工作的安全性和稳定性。数字化技术在具体应用的过程中还存在一定的问题，为了避免档案管理工作所存在的问题，需要加大力度将信息化技术应用在其中。档案资源在进行管理时应该应用信息加密技术，从而可以对保护系统中的数据、口令、文件进行有效的监管，保障输入体系和输出体系的安全和稳定。加密技术在具体应用的过程中会涉及到许多乱码信息，这些乱码信息比较复杂和难懂，在一定程度上可以有效保证档案资源的安全性。除此之外，也可以应用入侵检测技术，当下入侵检测技术比较流行，能够对恶意的攻击进行有效的识别，经过复杂的处理之后，使得信息系统具备抵抗外来网络侵略的能力，从而提高档案信息管理系统的稳定性和安全。

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档案资源在进行管理时，可以应用长期存取技术，能够进一步提高档案信息的完整度，实现档案信息长久稳定的存储。仿真技术、载体转换技术、迁移技术都可以应用于档案信息资源保护工作，通过模拟硬件和软件，可以降低档案信息流失的几率。迁移技术就是将档案信息从一个环境转移到另一个环境，通过进行数字信息的更换，使得外来网络很难识别具体的信息存在位置。载体转换保护技术，通过将数字化的信息资源进行转移，可以迷惑外来不法分子侵入的方向，有效保障档案信息资源的安全。
        2.4建立管理服务平台
        在新时代信息数据化背景下，为了高效管理档案资源，企业需要优化档案管理形式。利用信息技术整理企业内部数据，构建数据化档案管理服务平台。企业利用数字化档案管理平台，可以及时管理和发布档案信息，同时可以存档电子档案。企业需要改进档案管理流程，保障电子档案安全性，提高企业档案信息的规范性，保障信息化管理效果。企业完善管理服务平台，需要利用平台拓展性，集成利用企业自动化办公系统，可以自动归档企业电子档案。企业需要利用数据化档案管理模式，完善档案信息管理系统，详细的记录档案数据，促使企业高效利用信息，科学的配置企业档案资源。同时需要通过数据分析，满足企业信息需求，进一步丰富企业档案管理功能。建立档案信息服务平台，不仅需要高速的传输信息，还要完善安全保障系统。利用网络技术实现企业档案管理工作的数据化。全面收集实体档案信息和数字档案信息，通过分类汇总，保障档案信息的安全性，建立档案信息查询平台，有利于企业高度共享资源，不仅可以提高企业档案信息的真实性，同时可以实现企业档案资料的数据化，帮助用户便捷的获取信息，提高企业档案管理工作效率。
        2.5推进档案安全管理制度规范化
        大数据背景下的档案管理工作以全新的形式出现，规章制度的建立与完善跟不上发展的步伐，档案管理的效率达不到应有的预期，档案信息安全也不能完全保证。所以，档案安全管理制度的建立健全成为档案管理工作发展的一个重要环节。在档案管理过程中，档案信息准入制度以及监督管理制度是应该优先考虑的方面，应以制度为标准、以制度为规范，实行严格的分级管理。监督管理制度可起到防微杜渐的作用，减少不作为或失职行为，对档案数据安全保护以及档案管理水平的提升，可发挥积极的作用。
        2.6创新档案管理工作手段
        首先，建设档案管理部门自己的局域网，帮助档案管理工作人员更加全面快捷地收集整理档案资料，实现档案资料的自动查阅，推动档案管理信息化建设步伐。其次，是档案载体的升级，将纸质档案变为电子档案，有效节省人力、物力、财力。最后，运用网络信息技术搭建在线服务平台，更好地满足档案使用者的需求，方便其快速查阅检索文件，扩展档案的使用率，提升档案管理工作的影响力。
        结语
        我国不断改进和完善信息化技术，为了企业工作效率，企业需要重视档案管理工作。在新时代信息数据化背景下，在企业档案管理工作中充分利用信息技术，创新档案管理工作模式，进一步提高企业档案管理工作的信息化水平，为企业经营发展提供针对性的数据。
        参考文献：
        ［1］徐飞翔．浅析新形势下如何创新国有企业档案管理工作［J］．经济师，2020（10）：238－239．
        ［2］孔旸．企业档案管理与知识管理的深度融合及创新发展研究［J］．城建档案，2020（8）：78－80．
        ［3］曹倩．大数据背景下企业档案管理工作的创新路径探索［J］．兰台内外，2020（25）：7－9．
        ［4］栾俊朋，齐莉莉，赵盼盼．试论基于“互联网+”背景下的企业人事档案管理策略［J］．现代营销：信息版，2020（7）：206－207．
        ［5］关允静．大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析［J］．中外企业家，2020（10）：142－143．