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新时期学校档案管理的创新性研究

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：乔岩

[导读] 摘要：学校档案管理是学校评价的重要内容。

        枝江市团结路小学湖北枝江 443205
        摘要：学校档案管理是学校评价的重要内容。必须适应新情况，加快学校档案管理的发展。然而，学校档案管理仍然是一个挑战。文章分析了学校档案管理方面的问题，提出加强学校档案管理的措施和建议，对促进学校档案的现有管理、学校教育处以及使学校档案管理标准化和科学化的努力产生了积极影响。
        关键词：学校；档案管理；创新性研究；途径分析
        前言
        在新的教学环境中，学校教学和学习的不断变化导致了不同的趋势，现代管理的概念变得更加明显，涉及学校管理的各个方面，成为和谐发展工作奠定基础的最有吸引力手段。关于学校档案管理，由于旧的管理思想相对落后，使得更多的实际活动变得困难，因此无法打开档案管理的大门，而且管理系统与新的教学不一致因此，为了纠正这种被动局面，学校档案管理人员应利用学校档案的现实情况，实施有效的管理模式，全面探索、分析档案的所有方面，合并类似档案，并确保有序地进行管理。
        一、提高学校档案管理的科学价值
        提高学校档案管理的科学水平符合现代发展的需要。改进学校档案管理，适应科学发展的概念要求。档案管理是中国精神文明建设的一部分，是国民经济有效复苏的重要体现。一旦学校严格保存档案，它们不仅可以作为档案工作的科学基础，而且可以鼓励学校在正确的科学发展观基础上充分发展档案。学校档案管理的改善不仅最好地反映了历史价值，而且有助于经济增长和提供更好的服务，改进档案的科学管理是档案管理的一个趋势。在日常工作中积极促进档案，继续扩大硬件和软件档案管理，引进互联网、计算机和其他现代技术有效管理学校档案，降低档案设备维护成本。
        二、学校档案管理工作存在的问题
        1.缺乏档案管理的重视
        学生在校期间的生活和学习记录在档案中，将成为小学生进入中学的重要参考，这表明了名册对小学生的重要性。此外，学校记录全面反映了教师的教学和科学研究成果，使学校能够全面了解其教育水平。但是，鉴于学校档案管理的现状，高等教育机构负责人、教职工、学生和学生家长对档案管理不重视，对档案管理的日常认识严重不足，导致档案管理效率低下。
        2.档案管理未实现信息化
        每年都要求学校提供大量关于学生的信息，特别是关于学生入学和转学的信息，这不可避免地导致学生信息发生变化，并增加了与学习记录管理有关的工作量，大多数学校继续采用传统的纸质档案管理模式。在新的情况下，这种过时的传统档案管理模式不再能满足学校的档案管理需要，手动输入文件管理模式可能会花费大量时间和精力，并导致错误，从而影响文件中信息的准确性。此外，由于缺乏信息和智能文件管理，用户花费大量时间和精力寻找资料，从而大大降低了辅助文件管理的效率。
        3.缺乏完善的档案管理制度
        学校只能根据自己的规则和条例建立记录管理系统，而不能具体说明学生记录的收集、整理和存档的方法和原则，也不能具体说明如何获取、转移和使用这些记录。由于缺乏统一的学生记录管理标准和要求，我们学校的学生记录不完整，不能准确客观地反映小学生在校期间的学习和生活条件，也不能充分反映他们的教育水平和整体质量。
        4.档案管理缺乏专业人员
        小学档案管理人员缺乏档案管理技能和计算机技能，导致档案管理方面的错误，并降低了档案管理质量。管理人员无法及时解决学生档案管理问题并提出解决办法。新形势下学校档案管理人员必须具备专业技术能力，以及补充信息业务和电子档案收入的能力。只有高素质的人才才能够更好地适应学校档案管理，然而，由于缺乏有效的档案管理专业人员培训机制，学校档案管理往往缺乏合格的工作人员，造成学校档案管理方面的违规行为和问题。

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        三、学校档案管理规范化的创新途径
        1.强化档案管理创新意识，建立和完善科学的档案管理机制
        首先，正确定位文件管理。随着教育改革的深入和学校管理的发展，校长应充分认识到档案是学校工作的一个重要组成部分，也是学校管理的一个不可或缺的组成部分。学校档案作为学校宝贵和不可再生的资源，在学校历史记忆、学校服务和创造有利的教育环境方面发挥着不可替代的作用。学校档案的有效性已成为衡量学校水平和运作水平的一个重要指标。根据以人为本的服务概念，满足学校的需要被视为档案管理、创新思想和行为、加强档案管理和为其发展开辟新道路的核心要素和价值取向。领导关注是档案工作的前提，体制建设是档案工作的关键，团队建设是档案工作的保障。特别是机构负责人强调归档创新至关重要，高级管理人员必须亲自参与档案工作，特别是各部门负责人必须大力宣传档案法律法规，强调档案工作的重要性，并组织整个学校的档案工作。
        2.提高档案管理人员业务素质，搞好档案设施建设
        第一，档案工作的质量需要提高。档案工作人员和技术人员不足，专业和技术档案员的比例较低；管理人员面临着许多问题，如缺乏档案管理意识、缺乏专业知识、知识结构不合理以及缺乏创新意识。大多数档案管理人员从事兼职工作，常常被替换。由于年龄大、教育程度低和出身独特，档案管理团队不稳定，质量参差不齐，使档案管理更加难以管理。第二，必须加强学习和培训，以确保所有档案管理人员都具备必要的技能。培训的重点是加强档案工作文件的执行和学校档案管理系统的使用。不仅要培养档案员，还要在学校培养兼职档案员，使每个档案员都能获得专业技能和完成任务，通过学习增强每位员工的责任感和奉献精神。随着对文档搜索服务需求的不断增长，每年都出现新技术进步和服务利用率的提高。
        3.加强档案信息化建设，实现档案管理的规范化、标准化
        首先，必须更新学校档案是重要信息来源的观念。第二，需要随着时间的推移逐步发展具体的管理，正确地确立学校档案管理的概念，建立一个严格的、科学的适合现代管理的管理制度和运作机制，并建立一个电子档案系统。我们还必须以人为本，组成一个团队来承担这项工作，由于大多数纸面文件都是手工分类的，与电子文件处理技术大不相同，需要新的知识和技术工具，现有的档案小组无法满足工作安排的需要。有必要提供职业和技术培训，使他们能够尽快获得信息管理自动化所需的基本知识和技能，并承担电子存档的责任。
        建立档案数字化基础设施、档案信息收集和储存平台、自动化档案管理平台、档案网络接入服务平台和部分数字资产，购买专用扫描仪以扫描最近使用的文件和需要立即保护的文件，在学校办公自动化系统和档案管理系统之间建立接口，以自动化电子档案的归档。逐步建立档案数字信息交换平台和相关子系统。所有重要纸面文件的数字化是通过自学和外包相结合的方式进行的，从而使档案能够适应学校发展和社会进步的需要。
        结束语
        综上所述，随着学校规模和范围的扩大，学校的重要性得到了明确的体现。作为实际档案管理的一部分，工作人员必须努力更好地了解工作的性质，认识到工作的必要性，打破传统的档案管理模式，采取具体的执行方法，利用信息技术，迅速获得数据，促进学校档案管理的健康稳定发展。
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