李佳
青海泰丰建筑工程有限责任公司
摘要：工程行业的内业档案资料能够真实的反映出在工程施工中，我们所进行的各项操作是否符合行业规范，也能够反映出我们项目管理的真实水平，工程行业的业内档案资料是由相应的资料员整理完善的，项目进行过程的每个阶段，资料员都要整理在案，业内的档案资料主要是由项目部和综合部分别保管，项目部为主要负责人，因为项目是负责整个工程的施工和运行的。如果施工过程中出现问题，我们可以根据内业档案资料，在第一时间找到相应的负责人，所以工程行业内业档案资料的规范化管理就显得尤为重要。
关键词：工程行业；内业档案资料；资料管理；规范化；现状；策略
1、工程行业内业档案资料
工程行业的内业档案资料指的是在项目过程中负责工程资料的档案管理、计划、收集以及统计分析等工作，工程行业的内业档案资料在工程项目进行过程中起着很重要的作用，他能够完整的显示出当前工程项目的施工状况和质量，能够记录第一手的数据。项目的内业档案资料对公司内部各个部门的协调性要求很高，档案资料的整理是跟随项目进行的状态随时进行整理的，而且项目资料是由各个部门各自出自己的资料，才能够完成的。就以建筑行业为例，一项建筑的制成，前期需要设计部进行产品设计，设计出的产品需要进行评估设计是否合理。施工开始，要对施工许可证、地质勘查表、质量检测人员的合格证等进行整理汇总。施工进行时，要对施工过程中的产品状态、数据、人员的从业资格证以及材料证明、材料的可靠性实验等一系列材料进行整理。施工结束后，需要对项目进行监控，保存所有的数据，供日后客户需要或者新顾客进行检查时，以便给顾客观看。
2、工程行业业内档案资料规范化管理的意义
公路工程在施工和管理的过程中涉及到的各环节的资料繁多，因此每个流程仅仅是公司内部协调性高也是不一定能够处理得当的，因此如何高效和规范性的管理公路工程施工业内档案资料的整理就变得不可或缺了，内业档案资料不仅能够起到监控施工的作用，其中最终要的一点是起到学习的作用，公司业内档案资料都是可以借阅的，在施工的过程中可以起到模板和范例的作用，现在很多文档上的资料大多都是纸上谈兵，没有真正实际的案例供我们的需求，而业内档案资料正好充当了这一个作用，可以让我们根据之前做的成功的案例，在原来的基础上进行改革创新。所以现在业内档案资料已经成为项目管理人和资料管理员关注的重点。 工程行业内业资料的规范化管理在提升工程质量方面的作用非同一般，随着我国工程项目的日益增加，顾客对公司的考核也就不单单仅仅在招标上显示了，顾客在进行招标之前就会首先对每个公司进行评判，而评判的依据就是业内档案资料的完整度，甚至说是成熟的工程业内资料。拥有成熟完善的业内档案资料已经成为评判公司的一个重要准则。
3、当前工程行业业内档案资料的现状
3.1重视程度不够，管理紊乱
3.1.1目前很多企业并没有意识到业内档案资料的管理的重要性
这就导致资料员在收集资料的过程中难度逐渐增大，整理资料最重要的是要上级领导的支持和维护，否则提供资料的人员只是会认为你是在找麻烦，给他找事情做，那样既不利于资料员收集资料，更不利于资料的准确性，而且现在工程行业内，每个人都有自己要做的事情，领导层对档案整理不够重视，直接导致员工也不重视，资料收集不及时，导致资料不具备实时性，这样及时施工出现问题，发现问题也是中后期，根本不利于企业的发展。
3.1.2业内档案资料错误百出
由于公司的施工人员以及相应阶段负责的员工流动性比较大，存在工作交接不完善、接手人员经验有限，甚至于不了解施工的正常进程，这都会导致业内档案收集的难度，更主要是，如果领导层面不够重视，员工甚至会自动填补数据，以至于数据都是假的，这样即使施工方面存在问题，我们也检查不出来。
3.1.3业内档案人员不足
我国存在的普遍现象是内业档案资料员工不足的现象，内业档案资料是一个非常大的流程，跨度时间广泛，整理数据不易，而且部分资料员缺乏经验以及沟通技巧，这些都会导致我们的资料整理出现问题，出现大量返工的现象。
3.2信息化水平较低
随着现代计算机水平的发展，各行各业都开始进入大规模的改革期，利用计算机处理数据以及保存文档等工作原来月重要，在施工的过程中，我们可以通过仪器探测来整理资料，这样既可以保证内业资料的及时性，也减少了不少的人力成本，但是项目负责人对项目进行的经验性总结以及对项目进行的更改设定，还是要认为去处理跟进的。
3.3内业资料管理标准不同
工程行业的内业资料管理的标准是不同的，本身内业档案资料就没有说是必须是一个格式的，而是根据资料员的制造的模板来进行逐一填写的，而客户来进行审查的时候，对于内业资料的需求也是不同的，每个公司都有每个公司的侧重点，而并非是按照一个标准来审批的，这就导致资料紊乱。
3.4资料员培训不到位
资料员在项目进行的过程中起着至关重要的作用，资料员相当于项目的头脑，项目员的能力直接关系到项目的进度，所以对资料员进行细致明确的培训非常重要，而且资料员在客户进行审查的时候，可以解答顾客提出的问题，但是我国对于资料员的培训并不是十分重视，这就导致资料员短缺，并且优秀的资料员难得，妨碍项目进程。
4、工程行业内业档案资料的规范化管理措施
4.1 提升管理层内业资料整理的意识
加强在工作中对于资料员工作的肯定，另外在项目进行交接的过程中，一定要注意对重要的项目进行文字交接，确认好责任人，方便在以后的施工过程中查找出问题。增加对资料员对工作的责任意识，找些经验老道的资料员来带领新的资料员进行学习，这样不仅可以减少资料员在面临新环境的不适应，更可以给与老员工以激励。管理层一定要做到把内业资料管理工作作为企业日常生产的一项重要内容来抓。在工程进行的过程中，对施工的人员和领导形成外部压力，这样可以引起大家对业内资料的重视。收集资料不是儿戏，在收集资料前，一定要清楚自己需要收集什么资料，进行一个提前的规划，更方便工作。
4.2提升信息化管理水平
公司如果要发展，信息化是一个公司的必经之路，因此公司加大在工程建设上的资金投入已经是板上钉钉的事情了，只是部分公司暂时不能拿出那么多的资金进行运转，但是项目信息化，可以让相应的人员第一世家监控到项目的进程。更有利于发现问题解决问题，而且可以从根本上废除弄虚作假的情况，保证数据的准确性。
4.3 提高工程行业内业资料管理的规范化水平
工程内业资料管理工作范围广，涉及工程施工的各个环节，如果没有规范的标准程序，那么工程施工的指令将无法保证，因此，一套完整的对内业档案资料的需求标准的一套体系必须完善，从根本上规范我们的行为，制作统一标准，无论是在和顾客对接或者是在工程中进行对接都可以做到游刃有余，这样做出来的材料，才能为公司的发展起到积极的作用，增加公司在行业中的地位。
4.4打造一只素质优良、作风过硬的内业资料整理工作队伍
加强工作人员业务培训和职业道德教育，从工作态度、责任意识、工作能力等方面予以强化，提高工作人员个人工作素质水平。科学设置工作岗位，明确工作职责，要让内业人员充分认识到自身工作的重要性和严肃性，制定完善的工作规范和管理制度，力求用制度规范人，用制度规范事，建立一支精干、高效的内业资料管理工作队伍。
通过工作人员业务素质水平的提高，推动内业资料管理工作质量的改善。要合理安排内业工作步骤，使其与工程施工同步进行，做到资料收集的及时、准确、客观，归档完整，详实。
参考文献：
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