刘洋
济宁市第一人民医院 山东 济宁 272000
摘要：信息化环境的数字化管理给医院行政档案的系统管理带来极大的便利，由此产生出的医院行政档案管理新模式，为提升医院的行政管理和服务水平具有关键意义。本文旨在通过对目前医院行政档案管理中存在的困难以及信息化环境的数字化管理对医院行政档案管理的意义以及相关对策进行系统阐述，以期为相关从业人员的实践活动提供理论借鉴。
关键词：医院；行政档案管理；创新；对策应用
中图分类号：G270 文献标识码：A
1 引言
医院行政档案包括十分重要且丰富的内容，含有行政机构设置、行政人员任免、相关科研成果及院内所制定的行政法规，对医院的正常运行及医疗服务均产生着较大的影响。近年来随着医疗事业改革的深入，行政档案所发挥的资源价值和指导作用越来越凸显，得到了各级医院充分的重视，可以更好的保障医院可持续发展。在取得较好成效的同时也存在一些亟需解决的问题，如管理信息化、现代化及科学化水平均有很大的提升空间，日常管理工作并未取得最佳的质量，这对医院的健康发展产生了较大的影响。因此，进一步明确医院行政档案管理的重要性，并针对现存问题探索管理创新途径尤为必要。
2 医院行政档案管理的特点
随着经济的发展，医院行政档案管理工作也在不断完善和优化，不但能够保留传统的一些档案，同时利用信息化技术，能够对音频、图片和视频等等不同形式的档案资源进行管理。另外，医院行政档案管理工作种类多并且复杂，因此，医院行政档案管理呈现出多样化特征。（1）医院行政档案有较多的业务指导类档案。在医院的日常工作中，内容比较繁重，并且业务复杂，这就使得医院档案管理的难度显著高于普通档案管理的难度。另外，在医院内部，其科室和部门十分复杂，档案需要及时更新换代，并且需要不断补充一些新的操作标准和规章制度，及时更新医疗技术等。（2）医院主要服务社会和广大人民群众，因此在行政档案中，其中有很多医患关系类的档案。最近几年，人们的医疗保健意识不断提高，在医疗活动中，也会产生一些医疗纠纷，这些档案直接关系到医院的医疗效果，关系到医院的发展，因此，必须要加强对这些档案的管理。在医院产生医疗纠纷时，能够采用调查报告的方式进行解决，这是行政档案管理工作的作用所在。（3）医务工作者的聘任、晋升档案。在医务工作者的职业生涯中，其晋升和聘任等文书，均属行政档案管理内容。
3 医院行政档案管理过程中存在的问题
3.1 信息管理体系不规范
现如今许多医院的信息管理体系不规范，没有明确的要求与标准，导致医院信息管理部门员工工作时主观性非常强，缺乏必要的规范性。而且由于缺乏制度的规范，一些工作人员消极怠工，工作懒散，缺乏责任心，这个时候非常需要一个严格且强有力的制度对这种现象进行管理。只有制定了完备的信息管理体系，才能够让工作人员的活动有规可循，有制度的约束，能在一定程度上提升员工工作的主动性。
3.2 行政档案信息化管理水平亟需提升
目前多数的医院因为受到自身条件的限制，并未积极开展行政档案信息化建设工作，缺乏主观能动性。另外，部分医院虽然已经成立了信息化管理部门，但日常工作流于形式，行政档案的收集、分析、整合与归档工作依然是由人工完成，未能发挥信息化管理手段的优势。更为不利的一点是，部分医院所构建的信息资源统一保管库存在较大的技术漏洞，内外部风险防控能力不强，档案管理资源共享平台建设力度和水平均有较大的提升空间。总的来说，医院在行政档案信息化管理方面还存在较多的问题，尤其是技术方面的问题更为突出，值得给予充分的重视。
3.3 信息化档案管理缺乏专业人才
由于数据信息管理的专业性限制使得对档案管理人才的要求也逐渐提升，计算机知识和专门的管理经验缺失就成为目前阶段医院档案数据信息化管理过程中存在的一大问题。主要表现在医院行政档案的管理人员一般都所属于医院各部内部人员，日常工作包括但不限于对档案进行分类管理。因此他们往往缺乏利用信息化方式对医院行政档案进行处理的知识，一旦引入数据化信息管理模式后，由于专业技术知识的缺乏就会引起档案管理人员的抵触情绪，从而不利于医院行政档案的存储和信息查询。这对医院的正常运转极其不利，复合型人才的缺乏对医院的长远发展具有关键意义。
4 医院行政档案管理创新途径
4.1 提升档案信息管理的保密性
要想保障档案信息化管理过程中的安全性，必须要对计算机系统的安全性进行加强，确保计算机的安全性，不受其他电脑病毒的入侵，从而保障数据存储以及录入过程中的保密性。并且要提高档案信息工作人员的意识，让其认识到档案信息的重要性及其泄漏的严重后果，从而增强工作的责任感与使命感，自觉在工作过程中保护信息的安全。同时，档案管理人员在具备熟练的计算机使用技术的基础上，定期对计算机的安全性进行检查，及时察觉风险并进行完善。
4.2 加强技能培训推广
数字信息化，仅仅有热情还不够，医院档案管理部门还要加强技能培训。具体来说，（1）积极开展“数字信息化理论知识培训”。医院档案管理部门可以通过不同形式的培训活动，比如说，“数字信息化发展趋势讲座”“数字信息化与档案管理论坛”“数字信息化实践应用交流会”“数字信息化与医院档案管理分享会”等，传达专业的数字信息化理论知识，让档案管理部门和医院其它部门的工作人员，都能系统化地了解数字信息化相关知识，提高工作人员适应数字信息化的能力。（2）定期组织“数字信息化实践技能培训”。医院档案管理部门可以定期举行“数字信息化任务执行”“数字信息化实操比赛”“数字信息化情境模拟”等活动，锻炼工作人员的数字信息化能力，并逐渐形成“学习数字信息化、展现数字信息化、利用数字信息化”的医院氛围，带动医院其他部门工作也朝着数字信息化方向发展。
4.3 加大硬件和软件技术的资金投入
（1）在档案室空间规划方面，需要设置方便阅览者查看档案的阅览室，如果条件不允许可以设置阅览桌，并保证有良好的自然采光，可安装窗帘或百叶窗等遮阳装置，室内应设置空调或通风设备，供冬天和夏天使用。另外，还应摆放一定的桌椅、电脑，提供档案检索工具；（2）在档案室物质条件配置方面，可以优先选择封闭式的柜、箱比敞开式的架子、柜、箱的制成材料最好为金属物，以便更好的防火。也可以考虑使用密集型活动的档案柜，原因在于其具有良好的防火、防尘和防光的性能，可以更好的保障医院行政档案的安全。用于档案保管的技术设备包括空调、通风设备、装订机、防盗与防火报警器、复印机、计算机等，医院要根据自身情况来配置。
5 结束语
行政档案管理在推动医院可持续发展中发挥着十分重要的作用，医院要给予充分的重视。针对行政档案管理过程中存在的问题，要重点从行政档案管理机制完善、强化行政档案管理队伍建设力度、推进信息化管理等方面着手，以此确保行政档案管理工作可以高效开展。
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