云南省德宏州农业技术推广中心 云南芒市 678400
摘要：档案收集工作是事业单位档案工作的基础和重点，也是难点，处于一种特殊地位，做好收集工作有着十分重要的意义。结合单位档案收集工作，进一步分析基层事业单位档案收集工作现状与存在的问题，提出改善档案收集工作的对策。
关键词：基层；档案收集；问题；对策；档案工作
档案收集工作是事业单位档案工作的基础，也是根本。没有收集就没有档案，就开展不了档案业务工作，相当于厨师没有食材，就没有办法做菜，俗话说：“巧妇难为无米之炊。”因此档案收集工作是档案工作的重点也是难点。
档案归档流程图
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收集工作是档案工作的起始环节，是单位档案室获得档案的主要手段，但是要想全面做好收集工作也不是一件容易的事。基层单位档案收集困难是档案管理工作中存在的主要问题，也是一个老生常谈的话题。下面将结合单位工作实践，对事业单位档案收集工作谈几点自己的认识。
一、档案收集工作现状
基层事业单位档案收集工作大部分处于无人问津或问之不多的放任自流状态，档案管理员在工作中多数处于消极应付状态，采取“坐、等、靠”的方式，凡事要等上级领导批准了才去做，日常工作、生活中产生的珍贵资料形成你交、我收、坐等上门的封闭工作状态。
德宏州农业技术推广中心属于州直农业科研和农业科技实验示范推广事业单位，目前在职人员56人，离退休人员62人。单位由杂交稻、优质稻、玉米、马铃薯、蔬菜、经济作物、麦类、中药材、魔芋课题和行政办公室组成。有独立的档案室1间，专职档案管理员1名，主要负责单位文书档案、农业科技档案、干部人事档案管理工作，并定期向德宏州档案局移交档案。档案收集方式为年底收集和平时收集，年底档案管理员向各课题组负责人催收农业科技档案；文书档案由办公室平时收集好，年底上交档案室归档；干部人事档案由档案管理员随时收集上交人社部门档案室，定期到人社部门档案室按要求整理干部人事档案。
二、存在的问题
档案收集工作虽然有法可依，有章可循，但是在现实收集工作中仍然存在着各种各样的问题和不足。
1.档案资料收集不全面，内容相对单一
一是事业单位档案管理人员档案管理专业技术薄弱，缺乏档案管理专业知识，绝大部分都是兼职档案管理员，没有经过岗前业务培训，与当地档案管理部门沟通联系少。在收集档案资料时，只注重收集红头文件，纸质文字资料，忽视了数码照片、音像资料和实物档案收集。二是档案管理员不熟悉单位的业务专业知识，不清楚业务科室具体开展哪些工作，因此不能在恰当的时间段及时收集科技档案。三是基层事业单位档案管理人员工作杂而繁重，档案收集范围广，内容丰富。以笔者所在单位为例：单位共有6个业务科室，细分成9个课题组，每年承担国家级、省级、州级农业科技研究、项目推广、试验示范多个，形成的科技档案也比较多，仅有档案管理员一人负责收集资料，要想把收集工作做到面面俱到，还真是心有余而力不足。四是科技人员档案意识薄弱，部分科技人员对科研文件材料的形成、积累和归档的重要性认识不足，平时由于科研工作繁忙，不注意保存过程性文件材料，容易忽略科研实验的原始记录。
2.档案管理制度不完善，领导对档案工作质量关注不够
大部分人普遍认为档案工作是单位辅助性工作，领导也只关注本单位业务工作的执行情况，很少过问档案资料的收集情况；基层事业单位并没有建立健全行之有效的档案管理制度，更谈不上细化到档案收集制度；单位制定的档案管理办法中绝大部分是对档案管理员提出的要求和职责，很少有规范科技人员的，科技人员上交档案完全靠自觉自愿，缺乏责任心。
3.业务科室拒绝配合档案收集工作
年底档案管理员收集档案时，虽然下发通知，明确档案收集的相关要求，但是一些科室或课题组科技人员全当不知道，不予以配合。档案管理员多次打电话（微信）或上门当面催收时，总是以业务工作忙，没时间整理档案为由，档案移交能拖则拖、应付上交。
4.部分档案流失
部分业务科室认为重要的业务文件和实验研究资料放在科室里由自己保管，利用时更方便，因此年底档案管理员三番五次催收，也只是象征性的应付上交部分资料，档案室收集到的资料真正有保存价值的少之又少。存在科室里个人自行保管的资料随着办事人员的工作岗位变动、辞职或退休，领导更换，档案资料被带走或遗失严重；个别科技人员存有私心，认为自己的科研成果是自己辛苦获得，与单位无关，不主动配合单位档案管理人员的工作，不愿意将核心的原始数据和研究成果材料移交归档，造成科研材料缺失，影响了档案的完整性和延续性。
三、对策
1.建立档案收集制度
要做好档案收集工作，首先要明确规定单位档案收集范围，资料上交时限，根据单位实际情况制定本单位的档案收集制度。保证收集渠道畅通，确保把单位有价值的资料收集全面，管理规范。单位档案收集制度一旦建立就要严格执行。领导要带头践行，以身作则、以上率下，带动单位全体职工重视档案管理工作，遵守档案管理规定，积极主动配合档案管理员做好档案工作。制定相应的奖惩机制，针对个别不遵守规定的科技人员，要做出相应的惩罚，对做得好的个人或科室给予奖励。
2.加强业务科室协同合作，增强档案收集意识
档案收集工作不应该只是档案管理员的职责，不能全由档案管理员说了算，杜绝档案室一言堂，应该加强档案室与各个科室之间的沟通和协作。档案室与业务科室配合，共同制定一些保障档案完整收集的措施。档案管理员不熟悉各个科室的业务，科室或课题组内要指定专人负责本科室或课题组内的档案管理，做好日常档案收集与移交工作，并配合单位档案管理员进行归档整理工作。有效杜绝档案收集中拖三推四、不配合档案室工作，总是以工作忙，没时间整理档案为借口拒绝上交档案的现象。档案管理员也要适时走出档案室，多参加业务科室举办的科研活动，了解各个课题组开展的业务工作，利于精准收集档案资料。针对少部分珍贵的资料，档案管理员要重点跟踪收集。
3.重视日常收集工作
档案工作永远在路上，没有尽头，讲究的是细水长流，这就要求档案管理员要把功夫下到平时。如果平时不注重档案收集整理工作，年底突击收集难免会出现手忙脚乱地胡乱应付，导致一些本该收集的资料未被完全收集，而一些不该归入档案的资料却被拿来滥竽充数，造成档案收集不全面，质量低下，影响后续使用。例如：文书档案平时收集工作重点是把握好收发文件登记和文件办结完毕后档案资料收集情况统计，文书档案收集工作也就会保质保量顺理成章地完成。
4.加强档案利用促进收集工作
有人对档案收集和利用关系用这样一句话概括：“不求所有，但求所用。”基层事业单位一直以来由于档案收集不全面，导致利用效率相当低。档案室必须结合实际加强档案利用工作，主动为科技人员提供服务，在做好档案归档工作的同时将一些有价值的零散科技资料进行科学加工、重新组织编排，形成规范的档案提供给科技人员使用，更好的发挥科技档案服务科研工作。杜绝出现科技人员查阅资料时，档案管理员还未整理归档，或是上交到档案室的资料查阅不到，管理员态度生硬，不及时提供利用等现象发生，让科技人员在档案利用中提高档案意识，体会到档案给科研工作带来的优势，认识到档案工作的重要性，从而促进档案收集工作。把“让我上交”转变为“我要上交”，长此以往也许真的会出现像老百姓存钱一样存档。
四、结语
档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，处于一种特殊地位，做好收集工作有着十分重要的意义。面对基层事业单位档案收集工作中存在的种种问题和难点，档案管理员要不断加强自学，提高自己的档案业务水平和思想境界。不要被档案工作不被单位和领导重视，工作干好干坏都是一个样等问题禁锢自己，要珍惜自己的工作岗位，把单位档案收集工作做精做细，同时做好档案利用工作，以利用促收集。不断提高工作的主动性和创造性，尽自己最大的力扮演好单位维护历史的守护神和服务现实的导航人角色。
参考文献：
[1]阿依努.阿西木汗.机关档案收集工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2020（7）.
[2]崔玉珊.收集工作中存在的若干问题及对策研究[J].北京档案，2020（3）：35-36.