日照市生态环境局莒县分局 莒县华洁城乡固体废物收集转运中心
摘要：随着科学技术的发展，档案信息进入网络化管理已成为必然趋势，环境保护档案管理数字化在为城市生态建设提供支撑和保障的同时，本文从档案信息数字化的优缺点出发，分析了数字档案管理的紧迫性及相关问题，提出了优化档案管理的主要措施，以供参考。
关键词：新时期；环境保护；档案数字化管理
引言
传统的档案保存方式需要大量的人力，而保管也需要大量的费用。同时，也存在着接入不便、效率低下等问题。随着档案管理信息化时代的到来，许多县市都推出了先进的档案管理系统，首先对现有档案实施数字化扫描，纸质文件经机器识别后存入数据库。电子文档归档后，完成机读目录的检索。建立完善的检索查询机制，建立完整的信息化档案资源库，使档案更方便地为人民服务，提高存取效率。
1数字化管理对于环境保护档案管理的重要性
在生态环境保护开展工作的过程中，档案管理往往被忽视。但实际上，档案管理是环境保护工作的重要组成部分。环境保护单位领导作出工作决策时，档案资料可以提供重要的科学依据。将现代信息技术与档案管理相结合，发展数字档案管理，利用信息技术创造、存储和利用档案信息资源，提高环境保护档案资源利用率，确保生态环境保护工作顺利开展。结合现代信息技术的应用，数字档案管理模式可以更加高效、智能。数字化管理模式可以优化和解决传统档案管理中存在的问题，提高档案价值利用率，有效提高档案管理的安全性和有效性，创新档案管理观念，提高环境保护档案管理的质量和效率。
2数字化档案信息的优势
2.1信息数字化管理的便捷性
将纸质档案扫描分类入库后，可视性大大增强，无需任何实质性的查找即可将档案整理出来，避免了传统档案管理中手工操作对纸质档案的影响；存储在信息管理系统中，由系统统一管理，不再担心纸质文件因虫蛀、潮湿等条件造成的损坏，减轻了文件保存工作的压力，也降低了对文件管理人员的要求，增强了安全性能；建立完整的数据库后，支持计算机网络查询，用户不需出门就能获取信息，方便了群众，提高了档案管理机构的工作效率。
2.2资源管理的虚拟化提升开放性
档案上传到云端后，实现了资源共享，有利于信息的扩展和开放。档案管理信息化打破了时间和空间的壁垒，使档案管理机构成为一个信息管理平台。多台文件管理机构成了一个庞大的信息资源管理中心，是管理模式的一次飞跃，同时，档案的虚拟化，将以前的文件、书籍、资料等各种形式的纸质文件统一到服务器上的数据存储中，这样不仅压缩了它们占用的空间，而且实现了文件管理空间的集成。
3环境保护档案数字化管理开展条件
3.1扩大数字技术体系的规模
随着我国现代信息技术的不断创新和发展，互联网技术的应用越来越广泛，逐渐改变着人们的日常生活和工作方式。在工作中，与现代信息技术相结合，可以提高工作的现代化水平，促进生态环境保护工作的先进性。
3.2充分的人才资源
环境保护单位要加强档案人才的培养和教育，形成一支档案管理人才队伍，能够在工作中熟练掌握档案整理、档案检索等各种信息技术，具备足够的计算机网络知识和档案管理数字化实际操作能力，从而有效地实施数字化档案管理模式。在生态环境保护的发展中，可以积极引进先进的档案管理人才和信息技术专业人才。在内部，可以加强对现有工作人员的技术培训，加强环境保护数字档案管理的人才需求。
4新时期生态环境保护档案数字化管理开展措施
4.1形成数字化档案管理意识
环境保护在发展过程中，需要相关人员具有先进的时代发展意识，不断加强对新知识、新技术的学习，在具体项目管理实践中积极积累工作经验，创新档案管理理念和模式，加强对现代信息技术的认识，将数字档案管理技术应用于环境保护档案管理工作中，提高环境保护单位档案管理质量。在实际工作过程中，一些老员工可能已经熟悉了传统的档案管理模式。由于对数字文件管理技术的掌握不够，他们宁愿选择传统的工作模式，也不愿接触新的工作理念。环境保护单位管理需要加强数字档案管理模式的宣传工作，改变工作人员对数字档案管理模式的错误认识，增强工作人员的先进意识，认识数字化技术对档案管理工作质量和效率的积极影响，通过积极认识实现技术创新带来的效益。只有通过心理和行为上的接受。
4.2制定出数字化档案管理工作机制
环保单位档案管理包括纸质档案和数字档案两种类型。在管理过程中，不同的档案需要形成不同的管理机制，具有一定的复杂性。在推行传统档案管理的过程中，由于忽视档案管理的发展，没有科学完善的管理机制，影响了环境保护单位档案管理的发展。因此，在环境保护单位发展过程中，要结合环境保护单位的工作类型和工作内容，以及档案内容的保密要求，形成具有单位特色的档案数字化管理工作机制，做到有章可循、有法可依，切实提高档案管理的规范性和严密性。档案管理的数字化管理模式还需要配备专业的数字化硬件设备，以保证数字化管理模式的快速实施。相关技术人员需要制定有效的设备采购计划，从设备操作系统管理、系统维护、文件保密等到文件类型管理。在环境保护单位数字档案管理的过程中，需要尽可能的完善工作设备，为环境保护单位档案管理的发展打下良好的基础。在档案管理过程中，要严格遵守工作制度和工作流程的要求，在工作中完善档案管理制度，使档案管理工作更加完善和具体。在工作过程中，还可以结合岗位责任制、激励机制和考核机制，促进档案数字化管理体系的不断完善。工资系统可由计算机设备自动生成，用于环境保护工作变动、工资变动、职务晋升、工资级别变动和设计工作模板变动。
4.3提升档案信息安全性
在档案管理过程中，结合网络信息技术的应用，档案管理人员要针对网络中存在的安全隐患，结合有针对性的有效防控措施，消除隐患。在数字档案管理过程中，要不定期开展病毒检测和查杀工作，及时清除系统运行过程中存在的各种垃圾和病毒。在档案管理工作中，需要对档案信息进行有效的定期备份。所有计算机设备都需要安装和集成保护软件，以提高档案信息的安全性和稳定性。在数字档案管理中，工作人员还应遵守保密协议，做好档案信息的保密工作。对于机构中包含的更重要的文件内容，需要额外的访问门槛，以避免文件信息的外漏。
4.4建设数据库,推动数字化管理水平的提升
在档案数据库建设中，档案数字化管理人员和工作人员必须熟练运用电子设备，如扫描仪、数据压缩、加密存储等技术，注意档案转化的准确性和完整性，还要勤恳踏实做好旧介质转化的更新换代工作和新介质档案录入工作，加强数字档案分类归档和存储及信息安全。档案工作者必须重视档案数据库建设所需要的新设备、新体制、新方式。
4.5提升工作人员素质水平
环境保护单位要着力加强工作队伍的工作素质，引进更多高素质、高层次的档案管理专业人才，积极完善环境保护内部工作机制，安排专业工作组检查档案管理工作的发展，保证了数字档案管理模式的有效实施。
结束语
信息时代的到来不是一两天的事。档案管理要想在信息时代搭上快车，就必须对档案进行数字化，不仅在信息利用方式上，而且在节约档案管理人员的成本上。创新之路是无止境的，档案数字化过程中必然会遇到许多问题和曲折。针对这些问题，档案管理者更加重视破案的思路和思路。
参考文献：
[1]王玉春.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].兰台世界，2015，（S4）.
[2]陶涛.城市建设档案数字化管理的利用与实现分析[J].环球市场信息导报，2017，（39）.
[3]孔令炜.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].科学技术创新，2016，（17）.