广西水利电力勘测设计研究院有限责任公司 广西南宁 530023
摘要：历史档案是全面记录及反映单位管理情况的宝贵资料。随着科学技术的发展,数字信息技术已经被广泛应用于档案管理领域。为了更好地应对历史档案数字化转型中遇到的问题，笔者立足于自身工作实践对历史档案数字化建设进行了分析,希望能够为推动档案事业发展做出新的参考。
关键词：数字化加工；纸质档案；存储格式；输入设备
1.档案数字化建设的意义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
（1）档案数字化有利于保护档案原件，抢救老化的历史档案，解决保管和利用的矛盾。
（2）档案数字化不但使档案的利用效率和共享程度显著提高，还能使档案信息利用成本显著下降。
（3）档案数字化有利于拓宽利用方式，挖掘档案价值，便于数据统计。
（4）解决传统档案的安全问题，提高档案资料面对自然或人为的灾害的抗御风险能力，同时节省保管空间。
2. 广西水电院档案数字化工作的现实与展望
作为水电勘测设计单位，我院的科技档案主要是指在生产技术活动中形成并归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像等科技文件，档案数量20余万份，其中包括超过10万份图纸（蓝图和底图），1.6万本报告书和其他设计工作材料，此外从外部收集的技术资料4000余份，这是我院数量最大、价值最高、使用最频繁的技术资源，是我院积累的宝贵财富。建立以科技档案为基础，文书档案、人事档案、财务档案相融合的由档案资源库群、实现馆藏资源数字化、信息传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化，才能真正发挥档案效益，更好地为我院的生产和管理服务，而对馆藏历史档案的数字化成为首先需要推进的工作。
我院馆藏历史档案数字化的范围包括：（1）应永久或长期保存的、有一定利用价值的档案；（2）从相关单位收集的工程技术、水文气象等技术资料，（3）由模拟信号记录的项目现场、各种会议、讲座的照片、录像、音频等多媒体文件。（4）奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书、题词、签名册、纪念物品等多类别的实物档案，
3.档案数字化研究的需要解决的问题
（1）数字化档案的制度建设
纸质档案数字化的系统性要求制定相应的制度加以规范，需要编制数字化工作计划，并对流程进行设计，过程中的责任和义务需要明确，工作程序需要细化，操作需要标准化。
（2）档案数字化建设进程有待加快
档案的数字化建设需要配套相关的基础设备，同时，还需要配合高效的档案管理信息系统以及相应的处理软件等，需要投入的相关资源情况还要进行调研。
（3）档案数字化外包及转化操作过程的安全保密措施
在档案数字化过程中，会存在一些丢失或损毁的风险，密级档案还有可能存在泄密的风险，需要研究相应的防范手段。
（4）数字化档案管理人员的学习和提升
随着档案管理信息化的推进，以数字化为基础的管理模式对档案队伍提出了更高的要求，传统档案的数字化工作我院更是缺乏相关的经验，可采取走出去、请进来的方式向有过成功经验的单位取经，制定相关的学习计划。
4.档案数字化技术：
在院档案室现有工作机制的基础上通过外包完成数字化加工，数字化加工是利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术为馆藏各种传统载体的历史档案资源数字化提供服务。
（1）历史纸质档案的数字化；
对象为应永久或长期保存的、有一定利用价值的纸质历史档案：①未归有电子稿的，应永久或长期保存的工程项目档案，包括蓝图、底稿、计算书及成品报告等；②已归有电子稿的工程项目档案中，施工蓝图和成品报告的最终版本，通过扫描转换为通用图像格式后挂接；③从相关单位收集的工程技术、水文气象等技术资料；初步估计需转换的图文档案超过9万件（张）。
按照《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2017）纸质档案数字化技术规范》对纸质档案进行数字化。根据档案幅面的大小（如A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪。扫描过程中，确保不对档案原件造成破坏，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。加强对纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
扫描后的电子文件中的图纸具有签名，而且与纸质档案一致，无法修改，具有真实性、原始性，可以作为电子档案加以利用。
纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
（2）多媒体档案的数字化；
随着多媒体技术应用领域的不断拓展，我院形成了各种各样的多媒体信息和多媒体档案。各部门提交的，包含项目现场、各种会议、讲座的照片、录像、音频等多媒体文件的介质，经过整理，符合相关要求的才能移交，如由模拟信号记录，则需要传送到数字化加工中心进行数字化转录后移交。
（3）实物档案的数字化；
实物档案载体有奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书、题词、签名册、纪念物品等多种类别和形式，实现电子化有一定的难度。需要把全部实物档案拍成数码照片，实现馆藏实物档案的电子化。
（4）存储格式
存储格式即文件存放在计算机存储设备上的格式。目前，常用的图像存储格式主要有TIFF、JPEG、JPEG2000、PDF、OFD等，不同格式适用的应用场景不同。TIFF存储信息量大，适用于图像的长期存储；JPEG具有调节图像质量的功能，允许用不同的压缩比例对文件进行压缩，方便在图像质量和文件大小之间找到平衡点；而提供网络应用时，则建议存储为PDF、OFD格式。值得一提的是，在“对纸质档案只动一次”的原则下，应首先满足档案长期安全保存的需要。
文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。扫描型（图像）电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。视频电子文件以MPEG、AVI为通用格式。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。——GB/T 33190-2016 《电子文件存储与交换格式版式文档》
5.档案数字化实施步骤
（1）全面制定档案数字化工作计划
（2）对馆藏未做数字化的档案全面进行摸底，掌握档案实体情况，并统计数量，列清单。
（3）为招标文件和外包合同明确各项技术指标、质量及管理要求。
（4）对规范的数字化加工场所进行规划，调研比选档案数字化过程适宜的设备和软件
包括各种输入设备(文档高速扫描仪、工程扫描仪、数码照相、摄像设备等)、微机和多媒体转换设备，选择适宜的技术参数，配备相应的各种格式转换软件、识别软件、接口软件等。
（5）对档案数字化管理人员的学习和培训内容提出建议。
（6）纸质档案数字化工作流程：档案出库→档案整理→目彔建库、校对→目彔打印→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检→数据挂接→批次质检→装订还原→档案归库→数据备份→光盘刻彔→数据验收→数据移交。
依据相关的规范，结合我院的具体情况，建立《档案数字化加工操作规程》，对以上数字化加工各个环节的操作要求进行逐一细化，为各工序设计相应的工作单（流程单），指导操作人员和管理人员规范开展工作。
6.拟定档案数字化各项工作制度
可制定如下制度来进行管理：
《档案数字化安全保密制度》、
《档案数字化出入库制度》、
《档案数字化中心加工现场管理制度》
《档案数字化加工现场突収事件应急预案》、
《档案数字化成果验收办法》等。