上海北外滩（集团）有限公司
摘要：档案管理在企业管理中有着极为重要的作用，且与企业的运营和长效发展等有着直接的关系，同时也会对企业的决策造成一定的影响。鉴于此，企业务必要高度重视档案管理，且应加强信息化建设，为企业管理工作更为科学高效地推进提供切实的保障。就目前档案管理的现实情况，本文主要对信息技术在档案管理中的应用实施进行分析，以期能够为相关的应用和高效发展提供一些借鉴。
关键词：企业档案；管理工作；信息技术；应用
引言
企业档案管理工作是系统性的工作，在该项工作开展阶段中对于档案管理的要求非常高，只有采取有效的方式才能够将档案的利用率提高。在新时期背景下，随着信息技术的出现，给企业档案管理工作带来了很多便利，因此对信息技术的应用情况进行了解，探寻出行之有效的管理策略，对企业档案管理工作的开展有着积极作用。
1信息技术在档案管理中的应用优势
1.1保证数据共享
信息技术最为显著的特点是能够在网络平台条件下进行信息的无障碍传输，同时对于促进信息资源高度共享等也有着显著的功效，例如企业的档案管理。通过信息技术的有效保障，相关企业即可实现档案信息的电子化处理，可便捷地推进信息的共享和应用。对于档案管理来说，实现多元化信息资料的整理和储存以及应用无疑是最为关键的功能，而信息技术则是具体落实这项功能的重要基础，让信息共享成为可能。随着现代化档案管理的有序推进，档案数据信息在企业中的应用变得越来越普遍，当然要想达到较为理想的效果，还应充分关注其中涉及到的数据档案的价值，如此在进行数据共享以及开展精细的管理才会更为科学高效。
1.2 提升管理效率
就现实的情况来看，企业在档案管理方面一般都面临着较大的工作量和繁重的任务，尤其是数据信息的处理极为复杂，鉴于此就应落实好精细化的分类和整理，且应切实地保障信息查询以及读取的科学与高效，如此在进行数据存储以及应用时才会更为便捷合理。然而以往的传统档案管理，通常都是通过人工的方式完成，显然这样条件下的管理效率一般都比较低，质量方面也很难达到理想的效果。通过信息技术的应用，能够极大地提升档案管理工作的效率和智能化水平。 此外在信息技术应用可以利用网络技术与计算机技术完成人工无法完成的档案处理，在利用率上比人工处理方式更为高效，可减少人工操作出现漏项等问题。
1.3 延长档案保存时间
以往企业所实施的档案资料存储，通常都是以纸质形式为主。显然这样的数据资料存储，不仅收集和整理以及应用的难度比较大，而且在空间以及时间上还会出现极大的浪费。与此同时，纸质类型的材料在保管上并不容易且极易因环境等出现一些毁坏或丢失，尤其是在出现自然或是人为破坏的条件下，档案资料的完整性以及具体的应用必定会受到严重的不良影响，而由此带给相关企业的经济损失等不良的影响也会更为深重。信息技术的大力支持下，相关企业即可构建便捷化的电子化档案管理系统，通过电子化形式进行档案资料的收集和整理，既能有效地节省档案存储以及应用的时间，同时也能极大地提升相关工作的效率。最后，除开采用电子储存以外，还可以采用U盘储存、光盘储存等方式保护资料，保证资料完整性。
2 信息技术在档案管理工作中的应用方法
在企业档案管理过程中信息技术的应用能够提高档案的管理效率，以下对信息的应用方法进行深入分析。
2.1 有效开发档案管理信息系统
不同于常规意义上的信息管理，专业性的档案管理在信息分类以及整理和应用上并无法满足现实的需求，鉴于此就应加强信息系统的建设和优化。要想切实地保障信息技术在档案管理过程中发挥出更多更有价值的作用，以及推动信息化处理方式在档案管理的广泛应用和切实地保障档案应用的科学性，就应加强档案管理信息系统的开发和深入探究。
具体来看，相关企业在应用信息技术的过程中，务必要立足于现有档案管理信息技术的充分利用，以为更为高效专业的管理信息系统的开发和构建等提供切实的保障，如此档案管理的便捷化推进也就有了强有力的支持。具体来说，其一应加强硬件方面的建设，例如信息化系统建设所需的网络设施以及计算机设备的改造，且应装配严密的监控设备。其二，还应加强档案管理软件的购买和调试以及维护等，且应配备专业化的操作人员，以为其在档案管理过程中发挥出最大的价值提供切实的保障。第三，在档案管理信息系统构建的过程中，要考虑安全性问题，特别是在信息系统建设完毕之后，要合理的利用信息技术的安全手段，对档案完整进行保护，并且构建系统故障预防处理措施，减少档案丢失的可能。
2.2 积极完善档案信息管理制度
以往的档案管理制度针对的只是传统意义上的档案管理模式，其中涉及到的工作流程以及标准等很大程度上是立足于传统的档案管理。而所进行的信息技术融合以及档案管理的信息化建设，就应选择一种新的制度，且应根据现实的情况不断地进行调整和优化，以切实地保障信息技术应用条件下档案管理以及应用的科学与便捷。例如制度的制定务必要确保规范严谨，且能够立足于现实的具体情况，如此档案管理的实施才会更为科学高效，以呈现出其最大的应用价值。制定新制度时务必要将信息化档案管理的流程进行高效的整理，例如在技术操作和计算机设备应用上都应确保有规范精细的制度约束，这样对于保障相关工作高效落实也会更为科学。其次，还应加强档案管理监控设备的布置，以切实地保障相关工作推进的精细与规范，以免出现一些不良的情况。另外还应落实好调阅档案信息化操作制度的科学设计，其中存在的不足应及时进行弥补，尤其是可能存在的安全隐患，从而为信息调取的便捷与安全提供切实的保障。
2.3 加强多元技术档案管理应用
处在现代化高速发展的时代，信息技术无疑有着极为重要的应用价值，而其在档案管理中的应用也应不断地进行调整和优化，以切实地保障档案管理工作的科学与便捷。信息技术所能采用的方式有很多，而相关的档案管理人员务必要能够根据特定的环境做出针对性的选择，以为技术应用的科学与高效提供基础的保障。其一，应科学应用多媒体技术。对于档案管理的信息化建设来说，多媒体技术无疑是极为重要的组成部分，档案管理中涉及到的信息，图片和文字以及声音等资料，极大地保障了信息查询的便捷化与人性化，由此也就使得其的技术特性能够最大程度地呈现出来。其二，确保信息存储技术在具体应用过程中的适宜。信息存储技术的应用，极大地推动了信息技术的发展，例如缩微技术和光盘技术等，极大地保障了信息存储的科学与高效，尤其是在信息存储效率和安全保障方面。其三，加强条码技术在具体操作中的科学应用。在档案管理过程中，条码技术即是一种极为便捷且获得普遍应用的信息技术，其在数据读取等方面有着极为突出的优势，通过读取档案的条码即可获取到档案的资料等具体的信息，由此也就极大地保障了档案管理以及应用的科学与便捷。同时在信息技术应用的过程中，还可以应用BIM技术对企业档案进行管理，因为BIM技术能够对档案的利用效率进行深入分析，并且在模型构建的基础上对档案管理的方式以及应用形式进行综合处理，达到了高效的管理水平。
3 结语
综合以上分析，在企业档案管理工作开展的阶段中通过信息技术的应用可以提高档案管理的资料完整性，对资料的利用效率有着积极的作用。在以上分析中对信息技术的应用情况进行了探讨，目的在于提高企业档案工作管理水平，推进企业的正常开展。
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