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利用科技创新促进档案工作高质量发展

发表时间：2021/7/1 来源：《建筑科技》2021年6月上作者：韩晶鑫

[导读] 21世纪推动了科技革命的发展，并催生了大数据、人工智能这一类以信息技术为基础的科学技术，给档案管理工作的开展提供了重要的技术动力，因此作为管理人员应当积极学习新型的信息化管理理念和手段，利用科技创新提升工作质量。

内蒙古兴安盟科尔沁右翼前旗科尔沁镇人民政府韩晶鑫 137713

摘要：21世纪推动了科技革命的发展，并催生了大数据、人工智能这一类以信息技术为基础的科学技术，给档案管理工作的开展提供了重要的技术动力，因此作为管理人员应当积极学习新型的信息化管理理念和手段，利用科技创新提升工作质量。
关键词：档案工作；科技创新；管理质量；有效策略
        一、利用科技创新促进档案工作高质量发展基本原则
        (一)遵循可行性原则
        在对档案管理工作进行模式转变和创新的过程中需要将信息技术作为基础，同时要求各个部门之间共同配合完善档案资源，也需要配备专业的计算机人才。因此，在使用不同科学技术之前单位必须要保证自身能够满足创新型工作模式建设的基本需求，保证科技创新具有可行性。单位在进行科技创新改革之前需要对自身档案管理工作进行分析和评估，找出目前存在的优势和缺陷，进而制定出数字化档案系统建设的计划，保证系统建设的有序性和可操作性。
        (二)遵循安全性原则
        每个单位所收藏的档案信息均是和单位发展、经营有紧密联系的资料，例如单位内部的人事资料、核心会议记录资料等，如果这些档案资料出现破损或者丢失的问题，会影响到单位机构内部有序运行。特别是在科技创新的大背景下，虽然网络可以为档案资料提供存储平台，但是同时也存在较多的安全隐患，如病毒入侵、黑客攻击等，均有可能威胁到档案资料的完整性。因此在采取科技创新理念时应当积极遵守安全性原则，将保证档案资料的安全性作为管理工作的基本。在对档案资料实施电子化处理之后，应当构建安全防护体系，利用防火墙系统抵挡外来入侵的病毒或者木马，使用病毒监测技术及时发现系统中的病毒。在档案信息系统中设置登录密码，通过密码限制获取档案信息的用户类型，以此防止其他人获取到档案资料。
        二、利用科技创新促进档案工作高质量发展的具体措施
        (一)构建数字化档案管理系统
        数字化管理系统支持线上浏览档案功能以及远程查阅档案功能，只需要经过管理员的认可即可在档案管理系统中进行相关操作。整体而言档案管理工作的效率整体提高，可以构建共享型档案管理系统，可以推动档案管理工作的信息化建设进程。单位在过去发展的过程中存储了大量的数据，因此要想在短时间内完成数字化档案建设具有较大的难度，这就需要单位根据档案的价值对其进行数字化处理。理论上来讲，对于单位而言最好的方案是将所有的档案信息全部数字化，但是由于数据量过大，且部分档案存在不完整的情况，需要优先选择重要的资料进行数字化。第一，选择对于单位而言重要的档案进行数字化处理，如记录单位重要活动项目的档案或者人事档案等，可以为单位现阶段工作的开展提供重要的便利。第二，选择利用率较高的档案进行数字化处理，提升单位内部的工作效率，将工作中不常使用的档案或者无价值的档案信息剔除。在建设数字化系统时需要上传大量的数据，通过对档案信息的价值进行评估，可以减少档案管理人员的压力，同时提高档案管理效率。

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        (二)加强档案管理工作人员的信息化意识
        第一，应当向现有的档案管理人员展开积极的培训，强化管理人员的责任意识以及职业素养水平，确定管理人员能够带有饱满的热情投入到工作中。在培训过程中利用“一对一”新老结对的方式展开针对性的技能操作培训，由年轻管理人员向老员工讲解信息化系统的使用方法，使管理人员都能够应用信息技术开展工作。第二，积极吸引综合型管理人才，对现有的档案工作管理模式进行改革和创新，为档案管理工作信息化建设队伍注入新鲜血液与活力。在现代社会中人才才是第一竞争力，要想促进档案管理质量提升，必须要吸收能够掌握各类科学技术的新型人才，以此来强化人才队伍的综合素质，为科技创新的应用提供重要的人才基础。
        (三)构建完善的信息化管理制度
        要想建立完整的信息化档案管理制度体系，就需要对信息化管理流程、管理事项、档案管理岗位和管理设备等相关内容进行整合和分类，针对不同的细分内容建立不同的规章制度，通过对这些内容的统一管理，将相关工作人员的工作标准规范和工作流程细节等落实到具体的管理工作当中，确保档案管理人员的规范操作，避免因人员等主观因素造成各种档案工作管理错误。通过这些细节的明确，可以让不同管理人员认识到自身在档案管理工作科技创新过程中的责任，以此来强化管理人员的责任意识。在规章制度建立过程中，需要考虑到奖惩并举，既要考虑到能够对管理人员实现一定的约束和规范，又要考虑到激励管理人员在工作中进行创新。鉴于此，为了确保规章制度能够调动工作人员的创新积极性和工作兴趣，可以通过岗位晋升、业绩考核、探索创新等手段来推动规章制度的建立，来将源源不断的活力注入档案管理工作的信息化建设中，促进档案管理工作信息化建设的内容与手段创新，从而使得档案管理的信息化建设工作迈入一个新的台阶。
        (四)完善科技创新基础设施
        首先，要升级和优化档案管理的硬件和软件等基础设施，这也是得以开展档案信息化管理工作的重要保证，发挥科技创新的效果和作用。由于软件的设计和优化对于档案的信息化管理工作具有十分重要的决定作用，所以要高度重视档案管理的软件基础设施的更新和应用。在开展具体工作当中，还需要从档案管理工作的目标和理念出发，在上级部门的引领下，结合工作实际情况，来做好软件的研发和优化工作。在档案管理软件和硬件的更新过程中，可以利用招投标的方式来选择一些服务质量高和技术水平高的专业公司来开展这项优化工作，确保档案管理工作中的硬件和软件都能满足实际工作各项需求。其次，可以引进一些先进的技术手段，将过去的人工管理模式逐步转化为自动化、智能化的档案管理模式，从而落实无纸化办公和创建数字档案等管理机制。
        三、结语
        档案管理工作可以对各种工作活动中产生的档案资料实施有效整理，进而从中提取出相应的关键信息。通过在档案管理工作中引进新型的科学技术，可以让档案管理工作也跟上信息时代的发展脚步，向着数字化的趋势快速发展，提升档案资料管理的数字化水平。
参考文献
[1]任辉.科技创新促进档案工作高质量发展[J].科技风,2020(13):26.
[2]金云江.科技创新促进档案工作高质量发展[N].中国档案报,2019-12-16(003).