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住房公积金档案信息化的探索思考

发表时间：2021/7/1 来源：《建筑科技》2021年7月上作者：唐梦

[导读] 所谓住房公积金档案信息化，简单来说就是利用现有的信息技术以及网络将住房公积金的档案信息资源进行有效储存、管理和使用，进而最大限度提高住房公积金档案管理的效率和信息的使用程度，让住房公积金的发展更加稳定、信息使用更加快捷，提升住房公积金的经济效益。

湖北荆门市不动产登记中心唐梦 448000

摘要：所谓住房公积金档案信息化，简单来说就是利用现有的信息技术以及网络将住房公积金的档案信息资源进行有效储存、管理和使用，进而最大限度提高住房公积金档案管理的效率和信息的使用程度，让住房公积金的发展更加稳定、信息使用更加快捷，提升住房公积金的经济效益。
关键词：住房公积金；档案管理；信息化
中图分类号：F4527
文献标识码:A
        引言
        近十年来，随着科学技术和计算机应用的不断发展，信息化成了现代住房公积金高质量发展的必经之路，档案信息化建设随着信息化的全面铺开经历了从无到有、从数字化档案向数字档案转变、从提高劳动生产率向为住房公积金提供知识服务的角色转变。
        一、住房公积金档案的特点
        （一）公积金档案类型多且周期长
        首先，随着我国社会经济及公共服务事业的不断发展，当前住房公积金的业务类型也逐渐增多，一般常见公积金业务分为归集、提取、贷款，同时根据不同的业务需要，每一个主要业务之下还有很多细分内容。如此繁多的业务类型对应产生了很多公积金的档案，也加大了档案管理工作的压力。其次，住房公积金档案的周期性特点也非常明显，在住房公积金贷款业务上，从贷款人提交申请、管理部门实施审查、贷款协议的签订、贷款资金的发放，以及最后的还款，还款的年限一般少则几年，多则数十年，这个周期内相关档案也会随着业务信息的变化而不断补充完善，使得档案信息越来越丰富。
        （二）公积金档案具有服务对象多、不确定、材料同化等特点
        住房公积金业务面向所有参与者，既包括国家事业单位、公共机关的人员又包括一般的民营住房公积金职工，这就导致住房公积金档案的服务对象具有多样性，档案管理也需要按照购买人的类型进行分类。同时，基于住房公积金业务的发生一般都在服务窗口进行，而窗口业务办理量不固定，单位时间内办理量有多有少，所以档案产生时间不确定。另外，因我国的公积金政策较为稳定，周期内政策变动幅度较小，所以办理住房公积金所需要的材料基本一样，办理流程较固定，所产生的档案差异性也较小。
        二、住房公积金档案信息化的探索思考
        （一）档案信息化建设必须纳入住房公积金信息化建设总体框架内
        对于住房公积金来说，其在档案管理的过程中遇到了很多困难，要想促进档案信息化建设，就必须将其纳入单位的总体规划中，并分阶段实施，才能真正促进档案信息化建设。住房公积金档案管理工作，必须先为生产服务，然后再为住房公积金经营服务。为此，在进行住房公积金档案信息化管理的过程中，不能完全封闭，只有将住房公积金档案信息化管理和住房公积金生产决策信息化建设相结合，并找准自己的定位，才能真正发挥档案信息化的作用。要想真正确保档案信息化建设有效推行下去，就必须将档案信息化建设融入住房公积金信息化建设总体规划中去。对于住房公积金来说，只有在建设实施住房公积金信息化的过程中，从档案信息化建设的需求出发，并加大对资金的投入、引进设备、培养高素质人才，才能确保档案信息化建设顺利开展。
        （二）制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制
        对于档案信息化来说，其基础在于实现档案数据管理的标准化和规范化。如果没有统一的标准就不能整合与共享档案数据，实现档案信息建设。为此，住房公积金在进行档案信息化建设的初期，就必须制定与之相关的标准和规范，才能真正从根本上解决档案数字化和信息化的缺陷。

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在制定档案信息化建设方案的过程中，必须严格遵守档案信息化建设的有关制度。制定好档案信息化建设方案，才能进一步推动住房公积金档案信息化建设。
        （三）加大先进技术应用，增强管理和服务水平
        住房公积金档案信息化管理，以信息化技术为支撑，先进的信息技术也是确保公积金档案管理高效、高质的关键。在新时期，主管部门要积极解放思想，坚持以技术为后盾和科学的管理模式来提升住房公积金档案管理的质量。目前，可充分利用最为普遍的大数据、云计算、区块链以及人工智能等先进技术，以此来加强住房公积金档案的收集、整理、数据处理、信息储存等，以此提升档案管理科学性。如联网安装多种监控设备，对客户提供的各类资料、公积金业务的现场服务流程等信息进行影像资料采集，并将其纳入公积金档案系统，再利用数据平台进行管理。同时也要充分发挥信息渠道优势，加快公积金档案的成果转化工作，建立健全适合公积金档案管理的信息系统，一方面提升住房公积金数据录入、信息归纳、档案搜索的精准性，提高公共档案管理服务效率。另一方面，借助信息平台积极开拓住房公积金的档案管理成果的转化渠道，促进公积金档案管理成果发挥最大化价值。比如，为降低地震等严重自然灾害以及某些突发公共事件对住房公积金信息管理系统的破坏，确保系统内档案数据的完整性，可借助区块链等技术，建立公积金档案容灾备份系统，实现数据分布式存放，确保公积金档案不因特殊情况而遭受损坏。
        （四）培养专业的档案人才
        在档案信息化建设的过程中，需要大量的复合型人才，不仅要求其有扎实的档案管理专业素养，还要熟练操作计算机技术，另外，还需要具备较强的英文阅读水平和翻译能力以及现代管理能力等。在培养专业的档案人才的过程中，住房公积金一方面要引进具有计算机、管理能力和较强英文水平的高校人才来充实档案管理团队，还要定期、不定期对其进行专门的培训，并开展各种类型的检验活动，才能使得住房公积金的用人制度越来越规范。另外，为了真正培养有才能的档案信息化人才，还需要建立健全住房公积金的人才评价机制和竞争机制。
        （五）提升住房公积金管理水平
        为了实现文档一体化管理，必须利用流程再造来提升住房公积金管理。对于住房公积金的档案管理信息化建设来说，其具体流程在于，当各业务部门形成文件后，利用文件管理系统将其编入档案管理系统的数据库，然后由档案管理人员审核待归档的档案，审核合格并填写合格信息后，才能将其归档，对于那些未审核成功的数据资料，应当退还给有关业务部门，并由其进行修改。这样不仅使得档案管理系统和业务管理系统有效结合起来，还使得文件真正实现随办随归，从而有效提升了档案归档的准确性和完整性。
       （六）实现资源整合
        对于住房公积金来说，其发展服务的信息基础在于整合资源，收集社会中关于本行业的有关政策、制度和未来发展前景等信息，并加以整合研究，有利于促进住房公积金的发展。为此，住房公积金要根据自身的特点和行业特点来收集相关资料，并在档案管理系统中设立与之相关的版块，可以为专业人士提供便利。同时，要尽可能丰富住房公积金相关信息资源，不仅要对住房公积金所有的档案进行管理，还要收集很多优秀住房公积金甚至是其他同类型住房公积金相关信息。
        结束语
        总之，住房公积金档案信息化管理意义重大，实施住房公积金档案信息化管理需要管理部门积极转变观念，既要加强公积金档案管理的信息基础建设、管理制度建设，又要以先进的信息技术为依托，如此，方可确保我国公积金档案管理的信息化质量。
参考文献
[1]田卉春.加强和完善住房公积金档案管理的方法研究[J].东方住房公积金文化.住房公积金政工,2013(1):95.
[2]于继进.高起点定位超谋化发展全力推进住房公积金数字化档案建设[J].山东档案,2015(4):70.
[3]杨虹.住房公积金业务档案管理探析[J].青年与社会,2015(7):95.