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对档案馆档案收集工作的认识

发表时间：2021/7/1 来源：《文化研究》2021年7月下作者：徐黔霞

[导读] 档案收集是档案馆基础工作中的一项重要组成部分，档案收集的质量好坏直接影响档案馆信息利用率的高低，做好档案收集工作才能确保档案馆内收藏内容更加丰富、门类更加齐全。

湖南省益阳市城建档案馆徐黔霞 413000

摘要：档案收集是档案馆基础工作中的一项重要组成部分，档案收集的质量好坏直接影响档案馆信息利用率的高低，做好档案收集工作才能确保档案馆内收藏内容更加丰富、门类更加齐全。文章简要分析当前档案收集工作中存在的问题以及提高档案收集水平的措施，以供参考。
关键词：档案馆；档案收集；认识
        档案收集是根据党和国家的规定，通过定期地接受系统和特殊的收集方法，将分散在各个机构、组织或个人的档案，有组织、有计划地集中到各级相关的档案室或档案馆，实现档案的统一领导和分级管理的一项业务工作。档案收集的方式主要包括接收、征收和网上采集。档案收集的完整性和丰富性是衡量档案馆工作质量的重要标准，收藏的文件越丰富、越有价值，越能够为社会作出更多的贡献，受到社会的认可。在档案馆管理内容中，档案的收集是工作的起始，具有重要且特殊的地位，因此，做好档案收集工作非常重要。
        一、档案收集存在的问题
        （一）档案收集文件数量残缺
        档案馆在档案收集过程中，文件数量残缺的现象是较普遍现象，总体来说都是属于部分文件的缺失，导致收录的文件无法反映整个业务活动的全过程，使文件的价值大大降低，例如：正文或附件的缺失；报告或批复文件的缺失；已出版的文章只有出版物而缺少原始稿件等情况；也有些工作人员或单位领导，为了自己工作方便，将文件据为己有，不归还给档案馆，导致文件在收集过程中缺失。
        （二）档案管理人员缺乏档案收集意识
        档案收集工作是一项综合型的服务性工作，不仅要求涉及档案收集工作的人员具备一定的专业知识，还需要良好的意识和对社会的强烈责任感。某些单位档案管理人员在工作中对档案收集的重视程度不够，缺乏对档案在社会发展中具有重要参考价值的认识。例如，一些工作人员认为，当某些项目已经完成并通过审批，工程涉及的各种招投标文件、签订的合同、土地征收等相关文件没有归档的价值，没有向档案馆进行及时提交备档，或者基建办认为这些工程材料属于保密文件，更适合储存在自己的部门，更便于调用，不希望向档案馆移交，而这种行为容易导致档案收集不齐全及相关材料的严重缺失，削弱了档案馆管理力量，影响未来档案馆信息覆盖。
        （三）档案人员专业能力缺乏
        档案管理人员的素质能力对档案管理工作的质量起到至关重要的作用。但现阶段，我国各高校中关于档案管理的专业比较少，而且每年招收的学员也不多，毕业学员也不会完全从事档案管理的工作；而在岗的档案收集工作人员也并不一定是接受过系统化相关理论知识培训的人员，对档案收集工作的重要性缺乏足够的重视，对相关专业知识掌握不足，导致自身综合素质并不高，在实际操作过程中存在许多不规范、不合理的行为，容易出现各种各样的失误和漏洞，导致档案资料的丢失或损坏；而且档案管理人员的工资普遍偏低，导致大多数人员工作积极性较低，档案管理队伍不稳定、流动性大的情况；档案馆无法定期向工作人员提供最新的消息和培训，导致工作人员思想观念和管理水平相对滞后，信息文化面狭窄，与档案管理现代化的发展趋势相悖，造成新形势下档案管理事业发展缓慢的局面。

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        （四）档案制度落实力度不够
        《中华人民共和国档案法》以及国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》中，对档案管理工作的重要性、基本任务要求、档案管理的基础设施建设、档案管理的具体要求等都做出了非常清晰的规定。明确规定文件材料的收集范围、保管期限等，可以作为档案收集的重要参考依据和工作标准。各地方单位也会针对本部门的实际情况制定档案收集相关的规章制度，对在岗人员的工作职责进行有效规范，但是涉及到工作效果落实及考核方面的制度并没有建立，缺少对档案收集工作的监督，导致已制定的规章制度形同虚设。而因缺乏监管制度，容易造成具有重要参考价值的文件资料收集不齐全，大大降低了对档案的利用效率。
        四、提高档案收集水平的对策
        （一）加强制度建设，实现规范化管理
        档案收集是一个综合性的工作，不仅需要对档案馆自身工作进行规划，也需要其他与档案相关的业务部门进行密切配合，相关业务部门的单位领导也需要增强对本单位档案收集工作的重视程度，最好聘请专业的档案管理人员进行收集工作。同时，相关业务部门应结合自身单位的实际情况，建立并完善合理的、科学的档案管理制度，设置专属工作区域及专职工作人员，对各部门之间的分工与合作关系进一步明确，确保各单位、各部门之间共同推动档案收集工作的顺利进行。同时，档案馆要紧随时代进步与创新的步伐，加快档案信息化服务体系的建立，加强对档案馆信息化建设的全面规划和落实，积极开展数字化办公等新型综合档案收集的方式，推动数字化在档案管理方面的应用，促进档案信息服务与社会发展及科技共同进步。
        （二）注重档案管理人员专业素质和政治素养的培养
        档案管理工作归根结底还是需要由档案馆的工作人员来完成的，因此，想要发挥档案收集工作的重要作用，需要加强对档案管理人员的专业素质和政治素养的培养。首先，作为档案管理人员一定要遵守国家相关的法律法规，对档案文件做好保管和保密工作；其次，档案收集工作是一个庞大而复杂的工作系统，各单位在招收人员时，应招聘一些具有档案管理相关专业知识的复合型人才，注重管理人员的实践经验，并定期进行针对性的专业基础理论与技能的培训、信息技术培训、现代化管理方法与技术的培训等，促使工作人员的专业素质不断提升，更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。
         （三）加强档案制度的落实力度
        在档案收集工作中，除了制定明确的管理条例，明确工作职责，也需要完善对工作效果的监督力度，确保档案收集工作确实按照相关规定进行一一落实，以保证档案管理水平得到提高，使档案收集工作在制度化下得以顺利开展。
        总而言之，档案馆是我国重要的行政管理部门，是国家文化事业建设中不可或缺的重要组成部分，档案收集工作对社会和历史的发展具有重大的意义，单位及工作人员需要保持与时俱进，坚持学习和研究精神，不断提升档案收集与管理的工作质量和效率。
参考文献：
[1]袁艺.对档案馆档案收集工作的认识[J].兰台世界，2017(S2):59-60.
[2]王英玮，等.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2014.
[3]曹湛芳.档案收集工作的问题、意义与制度探索[J].广西：学术论坛，2014.