哈尼克孜·库尔班
伽师县水管总站江巴孜乡水管所，新疆 喀什 844000
摘 要：随着科技的进步，依托于电子信息技术的电子档案越来越受到重视。基层水管单位作为水利工作的最基层单位，保存有大量的工程基础资料和日常工作档案，档案利用相对频繁。通过对基层水管单位实行电子档案工作的总结，对比了电子档案相对于传统档案的优缺点，并据此提出了完善电子档案管理的一些建议。
关键词：基层水管单位 档案管理 管理途径
水管单位拥有大量的水利工程资产，随着水利工程建设标准逐步提高。管理设施日益完善，以及在日常运行管理过程中形成的珍贵的管理资料等，这些工程资产和运行管理过程中形成的档案。既是对历史经验的总结，又将对水管单位今后自身的发展、维护国家集体和水管职工的权益都是非常重要的．必须及时认真地做好档案的收集、整理、归档和管理工作。同时对照水管单位规范化管理的要求，分散保管档案也已不适应水管单位自身发展的需要，建立水管单位综合档案室已刻不容缓。实现计算机数字化档案管理势在必行。
一、基层水管单位综合档案管理的基本内容
水管单位在工程建设、维修养护、运行管理过程中形成的各类原始资料。以及上级批文和国家政策法规．这些原始记录都是水利档案的重要组成部分。针对水管单位的特点，综合档案室主要归档的内容有：
1、本单位形成的文件材料。本单位向上级机关的申请、单位内部发文；重要党、政会议记录、决定、机构设置、人员任命、招聘、辞退、内退、工资待遇、社会保险；职工岗位培训、教育；职工聘任合同；采用的各种管理规范、操作规程；各种岗位责任制度。
2、工程建设、维修、运行管理的文件材料。上级批准立项文件、工程招投标文件、工程各类竣工图纸、工程预决算及审计材料、工程运行过程中的维修、观测等形成的各种原始记录和各种管理台帐。
3、资产变更、评估、产权界定的文件材料。水利工程固定资产变更、资产评估资料：单位自行编制的财产目录、盘存表、资产负债表；水利工程确权划界的原始资料及证书。
4、获准的证件文本。主管部门审批和向当地行政事业局注册登记的法人及法人代码证，向当地物价局申请批准的有关收费规范的文件资料及收费许可证。
5、在运行管理过程中形成的财务资料。财务原始凭证、总帐、分类帐、银行日记帐、现金日记帐、固定资产明细表和各类报表：下达各部门的经济管理合同和奖金兑现方案等。
6、单位内部形成的各种照片等资料。工程照片、领导视察照片、单位荣誉照片、白蚁防治照片、查处水事违法事件照片、外出考察及兄弟单位来参观、学习照片等。
7、年鉴、史志、法规等资料。本单位及水利主管部门的年鉴和史志；水
法规和相关法规汇编等。
二、水利单位档案管理的问题
1、档案管理人员的管理意识淡薄。水利单位的档案管理是一项系统的工作，档案管理人员需要有较强的服务意识，并且要具备一定的专业性，应当被高度重视。但是在实际工作中，单位的工作人员却把更多的精力都放在了工程建设的质量把控和施工进度上，对档案管理的关注度和重视程度明显不足。许多单位的领导还仅仅将档案管理作为一种简单的文件整理的工作，认为只要将文件按照一定规律摆放整齐，没有缺失，就做好了档案的管理工作，这种想法是有局限性的。档案的管理不仅仅是一种对文件的整理，同时也是一种将文件再归类，再分析的过程。现代的档案管理已经与计算机应用联系十分紧密，档案管理已经不仅仅停留在传统的书面意义上了，更多的是一种对电子文档的处理。如果档案管理人员没有扎实的专业知识，就会造成文件的复印件多，元件少等现象。在进行档案的管理时，许多单位直到工程的后期才开始着手整理和归类档案文件，造成许多工程初期的档案丢失，给档案建立工作造成了很大的困难，这也是一种缺乏档案管理意识的表现。
2、档案管理人员的专业性不强。现阶段，我国水利部门的档案管理现状是，许多单位的档案管理人员是年岁较大，将要退休的大龄工作者，这就导致档案管理工作的混乱。许多大龄工作人员由于即将要退休，对待工作的热情大大降低，对自己的要求也大打折扣，这就导致档案管理工作做的不好。这部分档案管理人员既缺乏专业的档案管理知识，也不能跟上现代信息化社会的发展脚步，档案的管理工作仅仅是停留在简单的分类整理，甚至还有许多档案管理人员对待档案的管理不及时，导致许多档案和数据的丢失，这给日后的工程建设带来很大的不便，由于数据信息的丢失，使得前期兴建的水利工程不能对后期的工程起到指导作用，这同样也是一种经济损失。
3、水利单位的档案管理制度不健全。随着我国社会主义市场经济的不断发展，许多工程项目的管理也发生了巨大的变化，水利单位的档案管理也需要进行改革。为适应现代的经济发展，我国政府的行政职能和档案建立制度也在发生着改变。目前，我国水利单位的档案管理制度存在着严重的不足，相应的法律、法规还未能及时调整和修改。有的水利单位虽然建立了相应的制度，但大多流于形式，并没有真正健全的制度，缺乏完整的制度体系，使得档案的管理工作停滞不前。在档案的日常管理中，由于制度的不健全，随意查阅档案，档案被借走不还的现象时有发生，致使水利工程档案缺乏标准化、制度化和规范化管理要求。
三、抓好基层水利档案工作的几点建议
1、提高对基层水利档案的认识。水利档案管理机构应深入基层水利部门，搞好档案法规的宣传，提高基层水利工作者的认识。要灵活运用各种方式，如配发宣传手册、现场讲解宣传，提高一线档案管理人员的业务水平；主管部门应督促下属单位健全档案管理制度，进行合理的工作分工，明确各自职责，形成行之有效的监管监督体制。
2、完善硬件设施投入，实现档案管理现代化。基础硬件设施的配套，是实现档案管理规范化、现代化的重要环节。“金水工程”实施以来，数字水利的建设对档案管理提出了新的要求。档案管理的现代化、数字化离不开基础设施的投入。上级主管部门应当加强基层档案设施的投入，缓解基层“硬件”投入的不足，针对性地增加资金投入。为实现档案管理信息化、规范化、高效化打好物质基础。
3、日常管理规范化。建立健全规章制度。基层单位应结合自身档案管理的实际情况，按照上级部门的工作要求，制定一套较为完善的归档保管、查询借阅、档案保密、岗位责任制的档案管理制度。要及时对应保管入档各种工程技术资料整理归档，避免档案资料的遗失和损坏；要抓好质量，档案管理员应督促相关人员认真做好水利资料的填报工作，及时收集、整理，审阅，确保资料的真实性、准确性；要做好档案管理设施的日常维护工作。
4、加强人员培训，培养一批专业队伍。信息技术发展，数字水利的推广，让档案工作表现出明显的智能化。各种新技术应用使档案管理工作日益自动化、数字化、网络化。目前基层水利档案人员的整体水平很难应对信息化带来的严峻考验。这就要求应挑选素质好、有事业心和责任感、甘于寂寞、工作勤恳的人员进行针对性的业务培训以适应档案管理的需求，培养出一批合格的基层水利档案管理工作者。
5、进一步深化基层档案的开发利用。基层水利档案在水利工程的技术专利、质量评定、工程验收、安全防护方面起着不可替代的重要作用，为以后水利工程的发展提供重要的原始资料。基层水利档案工作不仅仅是档案材料的收集、整理，了解和把握当前水利工作的发需要，通过横向以及纵向的联系，进行深层次的加工和处理，使其充分服务于社会，在社会效益和经济效益方面发挥更大的作用。
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