秦伟
平凉市妇幼保健院 甘肃 平凉 744000
摘要：人事档案是人力资源管理工作中不可缺少的组成内容，对做好人力资源管理工作有着重要的作用，人事档案中详细的记录了一个人的学历、工作履历、思想品德等信息，更重要的是这些信息都是真实的，所以合理的利用并做好人事档案管理非常重要。鉴于此：本文将主要研究，人力资源管理中对人事档案的利用，并提出几点利用建议，仅供人力资源管理工作参考。
关键词：人力资源管理；人事档案；利用；建议
1 前言
现阶段一些单位在人力资源管理工作中，并没有做好对人事档案的充分利用，对人事档案的信息价值挖掘的并不充分，这对提高人力资源管理质量十分不利。造成这一结果的原因往往与一些单位对人事档案认识不充分、人力资源管理人员工作能力有限等有关。所以，想要做好对人事档案的利用就必须要及时的解决这些问题。此外，要科学的认识并分析，利用人事档案究竟能够给人力资源管理带来哪些利用价值，只有这样才能够提高人力资源管理对其的认识与重视，才能够引导人力资源管理人员科学、合理的利用人事档案，从而不断提高人力资源管理水平。
2 人力资源管理中可以对人事档案做哪些利用
科学分析利用人事档案能够给人力资源管理带来哪些价值，能够指导人资人员更好地利用人事档案做好人力资源管理工作，既能够保证工作质量，又能够不断提高他们的素质与能力。
2.1 能够帮助人力资源管理及时、精准的寻找和发现人才
人力资源管理最大的作用便是挖掘人才、培养人才，而在这个过程中，通过利用人事档案可以更加迅速、精准的实现这一目的。人事档案中详细的记录了一个人的工作履历、文化水平、政治面貌等，而且随着信息化的发展，人事档案已经实现信息化的管理与操作，单位在进行人才选拔时，利用信息化对人事档案进行查找、筛选可以很快速的发现想要招聘的人才。更重要的是，随着信息化人事档案的发展，单位在利用人事档案来进行寻找和发现人才时，可以进一步节约单位的招聘成本。
2.2 能够帮助人力资源管理考察和任用人才。
利用人事档案在发现人才之后，便会将人才引入到单位中，然后人事档案将继续发挥重要作用，可以指导单位考察和任用人才。在人事档案中会详细的记录一个人曾经待过的单位、企业对其个人考核方面、个人素质等方面的评价，这样人力资源管理部门在完成招聘后，可以通过这些信息对个人有一个更加详细且全面的了解，可以根据个人实际情况做出评价，看其是否符合并满足单位的用人需要，如果满足将对其进行招聘，进行管理、培训、薪酬设定等，辅助人力资源管理完成人才的任用。
2.3 能够帮助人力资源管理监督及管理人才
因为人事档案中详细记录了一个人的工作履历、求学生涯、奖惩情况等，所以是单位选拔与考核人才的重要依据，所以一些人为了获得更好地工作机会，或者在工作中能够获得更多的报酬等，对人事档案资料进行造假。
这将给人力资源管理工作的开展带来巨大的挑战，也会损害社会的公平正义，所以必须要加强人力档案的管理与审核。定期对人事档案进行审核、审查能够帮助人力资源管理工作监督被聘人员，可以及时发现人事档案造假问题，起到一定的监督作用。
3 人力资源管理中对人事档案的利用建议
通过对人事档案利用价值分析，让我们意识到人事档案利用的重要性，为了更好地利用人事档案来帮助人力资源管理建设，现对如何合理利用人事档案提出几点优化建议。
3.1 加强人事档案利用价值的认识与重视
在人力资源管理工作中想要科学的利用人事档案，就必须要深刻意识到人事档案的利用价值。除了要不断提高人力资源管理人员对人事档案利用价值的认识以外，还要提高单位中其他人员对人事档案利用价值的认识与重视。这就要求单位一定要做好人事档案利用价值重要性的宣传，普及每一位员工对人事档案的科学认识，要让他们知道，人事档案与其自身利益息息相关，并让他们懂得如何利用人事档案。此外，人事档案中详细的记录了一个人的生活经历和工作履历，对每一个人都非常重要，所以每一个人都要自发的提高对人事档案的认识与重视，一定要明白人事档案可以有哪些用途、如何调取等，只有形成了全员的人事档案意识，才能够在人力资源管理中更好地利用人事档案。
3.2 注重人事档案管理人才的管理与培养
想要做好人事档案管理并提高其利用价值，必须要保证管理队伍的专业性的能力素质，做好这一点非常重要。首先，要加强人事档案管理人才的培养，通过建立完备的人事档案培训方案、人事档案考核方案等，持续优化人事档案管理队伍，提高他们的政治思想和职业素养，以及提高他们的工作能力。此外，还要建立公平的岗位晋升机制、设定适合的薪酬福利，这样能够激发档案管理人员的工作积极性，激发他们的工作斗志，降低档案管理队伍的流动性。其次，人事档案管理人员必须要树立正确的工作理念，要具有大局观、发展观，在工作中时刻保持敏锐的嗅觉与洞察力，如若发现自身存在工作不足一定要及时的做出调整与优化，时刻保证自身能够以饱满的热情、扎实的能力投入到工作中去。
3.3 加快推动人事档案的信息化发展
人事档案的信息化发展能够节约档案使用成本、档案存储成本、档案传递成本等，全面提高人事档案管理效率。此外，认识档案的信息化发展，还能够帮助用人单位更好地开展人力资源管理工作，提升人力资源管理质量，所以推动人事档案的信息化发展非常重要。要利用信息化技术实现人事档案的数字化传递与存储、信息化办公，并且要做好对人力资源管理人员对信息化人事档案的掌握及运用。此外，为了防止出现人事档案信息丢失、被盗取等，一定要做好信息化系统的风险防范。
结语：
合理的利用人事档案，能够促进人力资源管理的建设与发展，所以在人资工作中，一定要重视对人事档案的利用，而且要做到合理、科学的利用。
参考文献：
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[2]王驰. 基于人力资源管理的企业人事档案利用问题探究[D].湖北大学,2015.
[3]薛明霞,于健.利用人事档案开发医院人力资源信息管理系统[J].中国继续医学教育,2015,7(02):21-22.
作者简介:秦伟(1972.11);性别：男，民族：汉族，学历：本科;现有职称：档案副研究馆员;研究方向:档案管理。