房莉
山东省沂源县大张庄镇人民政府 山东淄博 256100
摘要：档案作为传统的信息管理方式，是指导各类工作正常进行的重要依据。档案在保管和管理上的问题是非常重要的一个环节。档案管理者和保管者等工作人员，应该对档案的重要性有强烈的意识。相关工作者需要有专业的档案建立以及保管知识，并把相关知识充分利用在工作中，实现知识的价值，保证档案的妥善管理。
关键词：档案管理；历史发展；档案的价值；
传统的档案管理模式，只要建立在纸质档案的基础上，管理对象主要针对大批量的文件档案。现代社会，互联网和科技发展迅速，档案的形式也随之发生变化，传统的保管和管理已经不能满足当前档案的走势，传统管理模式出现了越来越多的弊端。作为重要的信息管理方，档案保管方式需要紧跟时代，顺应时代发展，提高档案信息的安全性，提高工作效率。要利用互联网和计算机技术的优势，充分提高档案管理的水平。
1 档案保管的意义
档案保管的主要工作是要对现有的档案资料进行收集，经过一定方式的整理后进行归档存储的过程，档案保管工作是保证今后工作顺利进展的基础资料，为后续工作提供信息支持和资料管理。每个单位和部门面对的档案情况不同，相关档案管理部门组要依据部门特点，制定适合自己的档案保管方案和模式。“分级管理和统一领导”是档案保管过程中需要遵守的基本原则，档案管理工作人员和档案规则制定者需要随时遵守此原则。在此原则的基础上，制定符合部门单位长久管理策略。
目前我国的各级事业单位、国有企业以及政府管理服务部门都设有相关的档案管理机构；另外国家还有专门的档案馆用以存储庞大的档案资料信息；顺应时代，新兴的档案管理机构例如档案事务所和文件中心等也越来越多的出现。高科技的信息管理方式已经越来越多的应用于现代档案的保管中。推动着新型管理方式的不断出现，促进着档案管理总体水平的的不断发展，为档案管理的效率和安全同更多的可能性。
2 档案保管的历史
我国历史悠久，有文字的历史悠远流长，从古老的甲骨文到竹简书，再到后来的帛布纸张，直至现代的电子存储。只要有文字记载，文字档案的存储管理就在所难免。各个时代的特色不同，封建社会时期，各个朝代都有大量的史官笔记，有关历史发展，有关文化记录，作为一个文化大国，相当大量的文化书籍被保存下来，基于古老的载体笨重且数量大，档案管理繁重，容易发生失误，造成文化损失。基于此，我们的历史就是基于档案的保管，没有档案的存储，就没有现在我们可以看到的社会和文化积蕴。
我国历史每个阶段的统治者都对文字记录有不同程度的重视，也形成了很多档案管理的惯例模式，管理方式主要基于以下几点：
一是，管理者针对档案情况，制定相关的法律法规，提高档案的管理力度，对有关损害行为作出惩治；
二是，中国从古代对于档案便有明确的规章制度可循，至今也可看到一些保存下来的规章制度，用于明确档案保管方式；
三是，明确规定档案存储地址，古代的竹简棉帛，以至于纸张，都容易发霉发潮，因其变质氧化，影响信息的还原，因此相关部门会提供干燥、安全的场所用于保管档案；
四是，会有专门的人员负责管理，自秦朝便有御史的职位，古有诗云“岁雠辟律于御史”，便说的档案记录人员的重要性。
每个朝代的文化和思想是不一样的，在文化保存方面，每个朝代的官员对此也有不同的理解，每个朝代都有优势和劣势。择其善者而从之，即使是古代的管理方式，其核心思想也是更完善的保存好档案，我们也应该从中借鉴优秀的方法，加以实施。
可借鉴的方式主要包含：1）建立专门的档案保存存储仓库，体现出对档案管理的重要程度，主要用以抵制自然灾害带来的破坏，如地震、火灾、洪灾等 2）对同类档案集中保管，统一存储，便于管理和查找3）注意仓储的病虫害，有很多菌类、微型昆虫对传统的档案管理载体构成巨大的威胁，古代会使用各类中草药预防蛀虫，目前会采用如干燥机、樟脑等保护存储环境。4）加强重要文档的保管，古代会进行装裱、装帧，增加对文档的重视程度，也有效提高了保存能力。
3 档案保管特点
档案的保管模式有很多种，宗其思想，所有模式都基于以下两个基本思路：
1）单一来源的文件
文件是指所有文字性的文档，而档案是指经过筛选和整理后的文件，档案属于文件，但文件不一定全部是档案。一般情况下，需要涉及到保存的文件都是纸质的，因此文件和存储单位都是具有唯一性的。档案管理的本质是，取得档案资料内容和相关者的联系，只有对其内容和联系有了深刻的理解，才能在档案文件的真实价值的基础上增强保管意思。
2）管理有阶段性
既然文件与档案的概念不统一，那文件与档案的管理形式必然不同，事实上，这是由两个完全不相同的独立机构运行，切在管理过程中，有着不同的特点。文件管理通档案管理一样，都可能会记录国家或单位在各个阶段中的任务和历史，用一对以后的事项提供事实依据与借鉴，任何文件和档案都存在时效性，有些档案存在长久的时效性，有些则有阶段性的实效。总而言之，档案的保存终其结果就是保存价值。如果一个档案失去了大部分的价值，则可以进行封存保存等，以节约保存费用。
4 档案存在与保管的价值
1）保密性在档案管理中的重要性
档案通常作为纸质的文档被存储在库房中，因此档案的机密程度就是库房的机密程度。总体而言，国家在档案管理方面有明确的规定，机密档案必须按照国家规定进行建造或者设定。鉴于目前我国行政机关等相关单位的实施条件，库房的设置通常都位于该单位所在办公大楼。当然从保密程度来讲，库房如果处于一楼是最危险的，如果迫不得已，则必须将库房的门窗等所有的出入口进行防盗及加固处理，并且安装摄像头。
档案库房必须设定管理者，应严格遵守库房的相关规章制度，采用专业的管理方式，提高管理性能，做好档案的基础保存工作，为国家机密资料做好保障。
而绝密档案作为档案机密程度最高的文件，更是关系到国家的安定和人民的生活。针对于国家军事政治相关的绝密文档，须有更严密的管理方式，保证家国安定。
2）有效的保管期限确定
档案都是有价值的，有些档案的价值会随着时间降低，因此档案管理机构需要有完善的鉴定流程用以确认档案的意义与价值，以及时效性。只有有效的确定了不同档案的时效性，才能更好的为历史留下经验和价值，降低保管困难。
正确且有效的分辨档案的机密程度也是档案保存中的重要一环，否则绝密文件的泄露可能会引起严重的政治军事事故，为严重危害国家和人民的利益。泄露国家机密是要受到法律的严惩。
文档的机密程度是会会随着时间变化的，其绝密程度是不始终如一的。通常来讲，一个绝密文档的秘密级别是从升密开始，随着时间变化进行降密和解密，大多数的文件会随着时间的变化逐渐解密，档案也会有文件随着时间变化升密，大多数是暂时的升密，通常是阶段性的缓冲。档案机密程度的这个变化首先是因为档案所指示的经验与事实已随着时间发生变化，对于当下不再具有指导意义和参考性，对国家或单位的工作不适用，或者国家或相关单位已经废除该内容，相关档案的机密程度自然是被解除；其次就是因为保密失效，上世纪五十年代的档案管理工作尚不完善，文档只标有当时的机密级别而并无时效，这是历史遗留原因。当前相关档案工作应该尽量修复其失误，将旧的档案重新归档，保留高价值文档，适当封存时效档案。
小节
档案工作既有历史遗留问题需要解决，也有新的挑战需要面对，相关部门需要结合科学技术，完善历史档案，提高未来档案的保管工作，为国家的稳定和人民的生活作出基本保障。
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