朱兴荣
云南经济管理学院，云南 昆明 650106
摘要：高校档案管理工作对于校园整体管理工作至关重要。面对档案资料日趋多样化、条目日渐增多的大环境，本文从高校档案管理现状为出发点，通过对现状的总结梳理，提出相应解决思路，以促进档案管理职能化，充分应对新形势下的新局面。
关键词：高校档案管理；影响；应对策略
前言：档案管理是高校管理中的基础，也是必不可少的部分，关乎着院校发展、学生管理，由此可见其存在的意义和价值。在新时期、新形势下，高校档案管理还需进一步规范，并且一系列规范化建设也需一一展开和落实，这是当前高校的主要任务，也是必须达成的使命，由此引申出了本次研究的主题。
一、高校档案管理存在的价值
全新视域下，很多高校并未对档案管理规范化建设予以足够的关注和重视，这需要对高校档案管理有一个全面、透彻的认知和了解。由于对其价值的认识是模糊的、不确定的，因此造成了当下仍旧有很多高校并未真正将档案管理规范化建设放在心上、提升日程。高校档案管理存在的价值可归纳总结为以下几方面：首先，档案管理无疑是对资料、数据等信息的保存与管理，其中包含高校成立之初的情况，还有高校发展过程中产生的一系列数据信息，如活动信息、学生资料、教学材料等，可供在有需要的时候进行查找、翻阅与借鉴，作为有效、真实的参考与借鉴，便于高校分析自身优劣性。可见，只有加深了自身了解，并逐渐提高高校档案管理水平，高校才能取长补短发展得更好、更长远。其次，储存与管理的数据、资料，不仅可以为指明高校下一步发展方向提供有效参考，还可以为学校管理水平的提高提供参考数据，有利于高校真实地评估自身实力与管理水平，促进合理举措和行动的落实，这对于高校长远发展而言，是意义重大的。最后，随着档案管理水平的提高，还可加强对教学、教师、学生的管控，加深对高校各领域、部门的了解，能够在分析与总结基础上，洞察高校的发展趋势、发展态势，进而推动高校朝向正确轨道发展，更利于高校价值观的形成。总之，高校档案管理的存在有其重要意义，不可一概而论、以偏概全，需要全面的认知与了解，方可借助高校档案管理规范化建设及管理水平的提高来推动高校发展。
二、高校档案管理现状分析
虽然在大力度教育改革影响下，很多高校加强了对档案管理的关注和重视，但是仍未达成规范化建设目标，并且暴露出了不少的问题与缺陷，主要包含几个方面：第一，建设与管理意识淡薄。这一问题在档案管理人员身上体现得尤为明显，当然，高校领导同样也缺乏一定的重视和关注，这会让高校的档案管理水平陷入长期停滞，无较大提升。其中，很多档案管理工作人员认为高校档案管理只是对材料保管与管理的一项任务而已，并未将看清其价值与存在意义，甚至认为这项管理可有可无，这都是意识淡薄下的主要思想。第二，缺失与时俱进规章制度的指导。建设与管理意识的淡薄，致使高效档案管理缺失规章制度指导的问题屡见不鲜。即使一些高校存在档案管理规章制度，但是由于长期未更新与完善，而使得这套制度已经不能满足现下档案管理需求，需要完善和更新以及与当前管理先进理念进行融合，从而提高档案管理质量和水平。第三，管理水平普遍不高。虽然档案管理是高校管理中基础的、不可或缺的部分，但是管理水平普遍不高也是事实，主要体现在纸质材料的随意存放、并未做好防潮和防蛀处理等多个方面，从而造成档案的缺损与破坏。这是管理中的严重疏忽与疏漏，需要高校领导及档案管理负责人高度重视其，解决已然迫在眉睫。除了以上问题，高校还存在信息化落实不彻底、档案管理人员综合能力不高等问题。高校的筛查与反省才是加强档案管理规范化建设的必要前提，也只有充分重视问题并解决问题，才能确保档案管理规范化建设更成功、更顺利。
三、高校档案管理规范化建设的实现路径
（一）提高档案管理人员及负责人的重视程度及建设意识
提高档案管理人员及负责人的重视程度及建设意识是重中之重的任务，也是确保高校档案管理规范化建设成功推进的先决条件和必要前提，基于此，要加强档案管理宣传力度，以全新的管理理念冲击及影响档案管理人员及负责人，使得他们的管理观念得以与时俱进，更要将档案管理工作与绩效相挂钩，进而提升档案管理人员、档案管理负责人的管理意识更新迭代速度，更要通过丰富多彩活动的开展，来进一步加深相关员工及负责人对档案管理重要性认知，如邀请知名专家、学者来校讲座，带给档案管理人员及负责人更多经验与体会，使得档案管理人员及负责人积极配合高校各项举措带动档案管理水平进一步提升。除此之外，高校还需大力度实施奖惩机制，使得档案管理人员及负责人的建设激情、热情被充分点燃，以此来调动全员管理与建设的积极性和主动性。
（二）编撰与完善高校档案管理规章制度
对于大多数高校来说，均或多或少存在规章制度滞后问题，还有些高校甚至没有档案管理相关规章制度。基于此，需要高校抓紧档案管理规章制度的健全与编撰工作，并将该任务传达与落实下去，成立专业的规章制度编撰、完善小组，结合当下档案管理需求、标准及高校档案管理现状，来进一步编撰更实用、更具体化的档案管理制度。如无必要，也可不用重新编撰，只需在以往规章制度上上进行完善和革新。该取缔的取缔、该润色的润色、该健全的健全，使得以往档案管理制度焕然一新，为档案管理工作的规范化提供指导与方向。另外，要结合信息化档案管理机制，进一步明确每一位档案管理人员的工作内容及岗位职责，切实将责任落实到个人身上，可进一步确保档案管理朝向规范化方向发展。当然，也需将奖惩制度进行完善，并清晰地在制度中体现与彰显。对于有贡献就要根据贡献程度颁发相对应的奖励，而造成失误与损失的也要根据严重程度来进行相对应的处罚，从而推动档案管理规范化建设加快进程。
（三）全面落实信息化档案管理，提高管理水平
全面落实信息化档案管理，是确保档案管理现代化、管理水平提高的最直接办法，也是最有效办法，针对当下高校信息化档案管理落实不彻底状况，可成立监督部门，就档案管理细节的信息化程度进行调研和评估，将调研及评估结果汇总为一份完整报告，递交到高层领导手中，以此来对信息化管理薄弱环节实施针对性干预，使得信息化档案管理全面落实，从真正意义上实现传统档案管理到现代化档案管理的过渡。这个过程中，监督部门要严格审查所有资料的录入计算机状况，定期进行检查，确保信息录入的及时性，以此来确保高校档案管理工作有序展开。另外，还要对档案管理平台的安全系数、风险等级进行评估和监测，严格监督档案管理人员档案备份这一操作听从指挥、如实照做，进一步确保电子档案的安全，以此来应对电子档案丢失、无法找回风险，进一步提高档案管理水平。在此基础上，要加快平台建设、增多档案管理功能，以实现档案在各部门间的共享与便捷传递，进一步提高档案的应用效率，使得信息化档案管理真正步入正轨，进而实现规范化建设目标。
（四）开展培训，提高相关人员综合素质
高校档案管理的规范化、信息化建设需要以相关人员综合素质提升为前提。如果档案管理相关人员的素质与能力跟不上档案管理建设，那么就注定了高校档案管理规范化建设的失败与信息化建设的不力。基于此，高校要积极开辟培训通道，给予档案管理人员一些实质性的帮助，以此来提升相关人员的综合素质。综合素质的培养涉及理论知识灌输、实践技能操作的传授和锻炼。另外，一些先进的档案管理思想也需进一步渗透和传递，使档案管理相关人员的综合素质也能得到有效提升。无论是基层档案管理人员，还是档案管理负责人，借助培训机制均可达到胜任岗位要求与标准，从而为档案管理规范化建设的推进提供源源不断的动力，最终可促使档案管理规范化建设走向成功。与此同时，高校也需倾注较多财力，为档案管理部门购置先进的设备，以满足档案管理信息化建设需要，从而保障档案管理工作人员发挥最大能力与潜力做好本职工作。
四、结语
综上所述，伴随着教育事业的发展及科技水平的不断进步，高校加强档案管理规范化建设已经迫在眉睫。高校档案管理转型已到关键时刻，需要高校倾注较多的心力、精力认真对待这项任务，以多种手段的实施来实现档案管理规范化建设，进而提高档案信息管理水平并达成预期效果，以此来实现长远发展。
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