喻彩贤
云南经济管理学院，云南 昆明 650106
摘要：随着我国科学技术的不断发展，计算机网络技术被普遍应用于各个高校和单位中，档案工作也随技术的变革不断变革，现在档案管理工作也逐步呈现出自动化和规范化趋势。本文主要就新时代高校电子档案管理的优化和发展提出一些可行性意见，期望对提高电子档案管理效率有所帮助。
关键词：高校电子档案管理；发展思考；分析
前言：由于经济社会的迅速发展，高校为了在激烈的竞争中生存，使用信息化进行档案的管理工作必将是未来发展的必然趋势。因此，应当加快信息化建设，通过运用电子信息技术，将档案信息数字化管理和并加以有效利用，使高校档案能够更好地发展。但是利用网络系统来进行档案管理工作，可以利用微机将文件进行整理和归档，随时的进行查漏补缺，既方便工作，又能不使文件形成堆积，占用空间，从而提高了工作人员的工作效率，保证档案管理工作的顺利开展。
一、大数据时代，高校档案电子化管理的作用
1.教研水平得到提高
高校档案是高校师生资料记录的文件，师生学习劳动成果的重要结晶。科研水平至关重要，高校科研过程中，科研档案是重要实验数据、方法、科研成果、目的及经费等要素的记录形式，全面展现高校科研水平发展动态，使得高校科研能力不断提升。
2.推动高校加强文化建设
大数据环境下，高校档案数字化建设进程不断加快。不同高校档案文化，都集中体现了本校整体文化，具有一定的文化氛围与涵养，充分展现了高校老师思维习惯、行为方式与共同认知感等。高校档案管理中，大数据平台的建立，利于及时发现高校档案工作存在的问题，充分发挥其指导作用，以此推动高校档案文化建设。
3.为高校党政工作提供决策依据
大数据环境下，高校人事、教育、组织等管理具有重要意义。党政档案是本校老师基础人事材料的记录，还有高校政务与党员资料等，积极推动数字化建设，加强党政部门人员考核评估，并未高校政治生态与科学发展建设构建良好平台。因而大数据为高校党政材料处理与分析提供了依据。
二、大数据环境下高校档案电子化管理现状
1.档案信息电子化有待提高
大数据时代，为了顺应时代发展，提高工作效率，高校档案电子化管理中，要不断丰富档案内容。但在客观层面，因档案电子化技术发展不够成熟，大量档案电子化管理工作面临很大的压力，信息储存有限，最终使得很多信息不具备电子化特点。此外，传统意识也有很大的影响，潜意识中操作人员觉得纸质档案更为可靠，电子化档案数量小，整合能力难以提高，大数据化信息整合中信息来源得不到保障，无法获得预期效果。
2.电子化档案整合性差
高校档案电子化管理，要与大数据时代发展需求相一致，因而信息整合必不可少，以此为高校形成信息化网络。但现阶段，高校信息化建设中，虽然档案信息实现了电子化操作，但因操作人员技术与思想意识水平较低，信息整合不够完善。信息操作人员，海量信息处理难度比较大，如果分类整合部分信息，要注意哪些属于行政信息，哪些属于教研信息，还要将两部分内容整合在一起，难度比较大，从而导致信息整合出现很多问题。
3.信息储存安全意识较低
实际工作中，很多人觉得电子化档案是非常安全的，但事实上发生系统崩溃等突发性问题，电子信息内容极易丢失。高校档案包含很多内容，如果丢失就会造成不可估量的影响。有的工作人员与领导对其认识不够正确。同时，高校档案管理中，也要注意泄漏问题。工作人员的不重视，就会导致高校个人信息与教研资料被泄漏，师生与教研资料出现知识产权等问题。
4.原稿忽视现象严重
随着电子档案的普及，很多档案管理者对原稿存在着不重视的心理，人们也都习惯于用計算机起草或者是制作文件，但是很多基础的原稿没有被保留，不是被清除就是被随意的涂改，这也导致很多学生想要查阅以前的档案资料都被显示无法查阅，严重影响了档案归档的完整性。另外，如果电子文件没有得到很好的保护和规范，电子文件很容易被不法分子随意的增加、删改或者是变动，这些变动也没有很好的证据可以查询，失去了档案原有的效果。
三、大数据背景下，高校档案电子化管理水平提高的策略
1.加强建设人才队伍加强培养专业人才
高校档案电子化管理中，加强专业人才培养，针对性培养学习成绩好、实践能力强且有意愿参与此项工作的学生，学生毕业时就可通过人才引进计划优先聘请。在校外诚聘技术能力高的技术人员担任档案电子化管理的工作，为高校档案电子化管理工作提供更好的服务。对现有员工加强职业技能培训，提高员工职业技能水平与履职能力，以此更好地开展档案电子化管理工作。
2.加快建设电子化档案
当前，高校档案管理中，管理人员要具备大数据技术应用理念，积极主动应用大数据技术进行档案电子化管理工作。实践工作中，高校档案管理人员对现有储存档案加快电子化转换，将纸质档案信息录入信息系统并转换为电子数据；同时构建信息系统并维护好，有效解决其出现的问题，在实际管理中，充分发挥信息系统的作用。另外，加快建设电子化档案，完善管理制度，基于现有档案管理工作，以电子化管理方式取代传统纸质管理模式，以此顺应大数据发展潮流，实现档案电子化建设目标。
3.对档案电子化管理方式进行优化
档案电子化管理优化过程中，格式标准化非常重要。比如，高校业务合同签订中，以范式合同文本为主，合同信息差异小，不同信息有不同的识别特征，比如合同双方、金额与内容等。而档案标准化则有利于提升管理工作效率，便于信息查找，电子化管理水平不断提高。高校可在档案管理中超链接电子化档案资源目录，即适当分类并整理电子信息，便于用户查询与检索，再将目录与档案内容超链接。在此过程中，超链接关联是基于用户层面管理，用户提供档案部分信息，就可与档案信息直接链接，使得档案搜索与管理效率明显提升，信息技术优势得到充分发挥，档案电子化管理效果与水平也不断提升。
4.加快电子档案信息共享
针对电子档案信息内容，高校应加强共享，在允许范围内活跃档案信息，加快流动，提高其使用率。登录电子档案信息系统，不同部门与院系管理人员获得院校电子档案信息，从整体上享受档案信息资源“一站式”服务。另外，高校还应实施“走出去”战略，学习其它高校先进档案电子化管理经验，借鉴其先进管理模式，更好的开展本校档案电子化管理工作
5.原稿变更需要留有痕迹
针对档案原稿需要变更这一问题笔者认为需要留下变更痕迹。电子档案管理系统可以适当增加存储空间，将一部分空间用来收纳原稿，这样一旦出现变更的时候可以做到有痕迹可以查询。另外，如若存在着大量的原稿变更，可以提前与档案信息者进行意见征求，如果确认所有者不需要原档保留，再进行原稿删除。这样的规范变更可以让电子档案管理发挥更好的作用，每一个被管理档案的人员也会放心将自己的档案交给这些单位。还有就是在档案的发送过程中，尽量将人员的完整档案进行发送，尤其是高校学生就业各个单位需要档案的转移，学校就需要将原稿与现在的档案进行一起发送，给他们便利，不要让学生后期再回来寻找自己的原稿证明相关内容。
6.针对电子档案管理制定特有的管理方案
电子档案管理不能沿袭传统的档案管理方案，需要设定特有的管理方案，这样才能让电子档案得到更好的管理。电子档案来源广泛，这些文件的形成不仅有业务管理部门，还有数据录入部门以及信息技术人员等，这些多部门的人员管理需要设定一套特定的管理程序，依靠制度进行约束。如一批新生档案的录入可以首先从信息技术部门考虑，要求他们在规定时间内设计科学并且合理的录入系统，然后再由录入人员在规定时间内进行录入，最后就是管理人员进行统一的管理，每个部门的职责和纳期必须明确，不要影响其余部门的管理工作，每个部门内部形成自己的管理特色和管理模式。一些文件如若需要进行签署和调动，如若变动不大或者是影响不大，可以考虑电子扫描签字和点击授权，这些授权方式可以大大的节约文件的修改、签字和分发时间，能极大的节约管理时间，提高管理效率。
综上所述，大数据时代，高校档案电子化管理面临新的机遇与挑战。当前，我国高校档案管理工作还存在一些问题，因而在实际工作中，必须要抓住大数据机遇，重视人才队伍建设，加强档案电子化进程，并逐步优化电子化管理模式，实现电子化信息共享，以此提升档案电子化管理工作的效率，更好的服务于高校管理与自身发展。
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