彭丽丽
江苏海上龙源风力发电有限公司 江苏 南通 226000
摘要：办公室文书档案是一个企业或单位记录人员信息或者生产相关信息的重要文件，其管理水平的高低直接影响单位日常工作的开展的未来发展目标的制定。因此，提升管理水平是现代化企业稳定发展的重要保证。在当下，部分企业在办公室文书档案的管理中还存在着一定的不足之处，如重视程度不足、人员专业水平缺乏，管理模式落后等，一定程度上阻碍了企业或者公司的正常发展。
关键词：文书档案；管理；常见问题
引言：在企业的日常运营中，办公室文书档案可对企业制定决策提供极大的参考价值，一定程度上保证了企业的正常发展，只有加大对办公室文书档案的管理工作的重视力度，积极引入先进科学技术，促进办公室文书档案管理工作的不断提高，才能更好的保证企业长远发展。本文分析了办公室文书管理的基本特征，指出当下部分企业在办公室文书管理工作的不足之处，并提出改革意见，以期促进文书档案管理工作的不断改进与提高。
一、办公室文书档案的基本特征
（一）对于资料的收集和保存
对于资料的收集和保存是办公室文书档案管理的重要内容。文书档案内容包括但不限于企业日常经营事务的相关文件和合同、企业员工关系变动、相关办公物品存档等，其通常以纸质资料或者电子档案为载体，在管理中包括收集信息、编辑造册和归档保存等。
（二）载体具有多样性
办公室文书档案的载体具有极大的多样性，传统管理中，一般以纸质档案和电子档案为主。随着时代的不断进步和社会的不断发展，视频照片语音等多样化载体也被应用到了办公室档案的管理中。
二、办公室文书档案管理中存在的不足之处
（一）重视程度不足
在我国，档案工作因一般不直接产生经济效益，所以受重视程度不足。在企业中更是如此，办公室文书档案管理通常被认为是简单的整理文件的工作，并没有实际意义，所以负责人对此重视程度不足，资金投入力度不够，导致文书档案管理工作没有发挥应有的价值[1]。
（二）管理人员专业水平不足
由于企业负责人重视力度不足，在办公室文书档案日常管理工作中，并没有专门安排人员负责该项工作，文书档案整理工作通常由别的部门的人员兼职完成，由于不具备档案管理知识，导致工作效率低下；部分企业虽设置档案管理人员，然而人员的专业能力不足，不利于文书档案管理工作的顺利开展。
（三）文书档案管理模式相对落后
在企业日常文书档案管理工作中，部分企业依旧沿用传统管理模式，利用人工来管理文书档案，工作效率极其低下，且容易出现误差，对于人力物力都造成了极大的浪费。当下，信息化不断发展，部分企业在档案管理上并没有引入信息化概念，档案管理上缺乏相应设备。部分企业虽引入信息化，然而文书系统和档案管理系统没有完全对接上，一定程度上也影响了档案工作的长远发展[2]。
三、提升办公室文书档案管理的相关策略
（一）加大重视程度
办公室文书档案可保存企业各个时期的员工关系变动和日常业务往来，为今后企业的决策提供参考，有着极大的参考作用。对于电厂而言，档案文书可记录电厂从过去到现在的各个项目的详细流程，为电厂今后的发展提供参考，方便总结经验，完善今后发展。
因此，企业负责人需认清档案文书工作的重要意义，加大对文书档案的重视程度，加大资金投入力度，完善各项设备和设施，保障档案文书工作的顺利开展。更应立足于企业长远发展需要和企业实际情况，制定并完善档案文书管理的相关工作决策，规范档案文书工作的各项要求，保证管理工作的顺利开展。企业负责人应提升档案部门地位，给予档案部门一定的决策权，来保证档案部门可以更好的发挥应尽职责，为企业的长远稳定发展做出应有的贡献[3]。
（二）打造专业档案管理人员队伍
企业负责人需认清文书档案管理的重要性，加大力度引入专业档案文书管理相关人才，打造专业化管理团队，来切实保证企业文书档案管理工作的顺利开展。一方面，企业负责人需提升薪酬福利待遇，招聘不仅具有档案管理专业知识，更具有熟练计算机操作能力的人才来从事档案管理工作，不断充实人才队伍。另一方面，对现有的档案管理人员，应重视培训的作用，积极组织各类培训，提升档案人员的专业水平。培训内容需包括文书档案管理相关知识和计算机操作知识，如信息检索、信息录入等，保证文书档案人员不仅具有档案管理知识，更能熟练操作计算机，更好的适应信息化时代对档案管理的更高要求，提升文书档案管理效率。更可将档案管理效率与绩效相挂钩，提升档案管理人员工作积极性，从整体上提升办公室文书档案管理效率。
（三）完善相关管理制度
健全的管理制度是工作顺利开展的保障，针对于部分企业档案管理效率低下的状况，企业负责人需加大重视力度，借鉴国内外各个企业优秀经验，立足于企业实际情况和发展需要，建立健全相关管理制度，保障档案管理工作顺利开展。企业可从做好各个部门的衔接工作出发，加强各部门之间的沟通与合作，健全文书档案的规范化程度，例如统一规定档案的格式、字体等，便于及时进行归档，降低档案人员工作量，提升管理效率；在档案的收集整理中，需做好登记和移交工作，避免出现错误或丢失，影响后期查阅；在收集档案信息后，需及时对其进行分类、编制目录和保存等，提高管理效率[4]。
在对档案文书进行管理时，更要建立健全纸质档案的管理制度。受经济发展等因素的制约，纸质档案在长时间内都是档案记录的最重要载体，每个企业都保存有大量纸质档案。在信息化不断发展的今天，在引入电子档案的同时，也不能忽略纸质档案的重要意义，认清纸质档案在相当长的一段时间内仍占据企业档案保存的主要地位的现实，完善各项管理制度，提升管理水平。企业可完善纸质档案的相关登记工作，保证纸质档案的完整性和规范性，避免纸质档案在长期的使用中出现遗失或破损；对于已经出现破损的档案，需及时进行修补和备份；对于严重破损的纸质档案，需及时将其电子版打印出来，形成纸质文件来进行保存；对于保存期较短且不涉及企业机密的档案文件，可采用电子归档形式，不仅节约资源，更可方便后期检索和使用，极大的提升档案管理效率。
（四）引入信息化技术提升管理效率
随着经济的不断发展，信息化已经渗透到了人们生产和生活的各个领域，给人们的生活能带来了极大的便利。在企业的文书档案管理中，更应引入信息化相关技术，提升管理效率。企业可采取电子档案和纸质档案并行的制度，在收集上来纸质档案后，及时对其进行电子备份，便于保存和查找的同时也提升其安全性。对于电子档案的管理，可引入电子签名，做好安全验证工作，避免档案被有心人复制或篡改，提升档案的安全性，更好的为企业决策而服务。
结语：办公室文书档案管理水平直接体现企业整体管理水平，在开展日常管理工作时，需立足于文书档案管理的基本特征，加强各个部门的配合、强化电子档案和纸质档案的融合工作，提升档案管理人员的专业水平和职业素养，提升档案管理的信息化水平，来保证办公室文书档案管理工作的正常开展，提升管理效率，最大限度的发挥办公室文书档案的真正价值。
参考文献：
[1]吕鹏.医院办公室文书与文书档案管理的问题及对策分析[J].兰台内外,2020(21):53-54.
2]陆泓羽.基于信息化背景下事业单位文书档案管理探析[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2020(12):19-20.
[3]高彩平.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].现代营销(信息版),2019(01):135.
[4]沈南.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].才智,2019(34):25.