殷兆宝
国家能源集团宁夏煤业公司汝箕沟无烟煤分公司综采队
摘要：档案库房管理并不是简单地对档案进行保管，它是一个系统化的工作。时代的进步为档案管理带来了新的机遇和挑战，现代化技术也逐渐运用到档案库房管理中。本文从分析档案库房管理现代化建设的重要性出发，指出档案管理中存在的不足，并探讨对档案库房进行现代化建设的措施。
关键词：档案库房；管理；现代化
新经济常态下，越来越注重开发档案资源，且档案的使用频率亦不断增多，由此便暴露出诸多问题，即如何在第一时间有效地保护档案安全，如何延长档案的使用年限等。保管城建档案应有适宜安全保存的专门库房，且达到“十一防”要求，库房面积也应与城建档案工作业务规范的要求相一致。对城建档案管理机构来说，使用的档案用品与装具均应与国家规定相符，且其他相关设备也不能少，包括温湿度自动控制、监控、声像、计算机等，从而保证档案管理的规范化、标准化、现代化。
一、档案库房管理现代化建设的重要性
对档案库房进行现代化建设的主要目的是将单位内部的资料、文件等转化为电子文档，从而更加有效地对档案进行管理。与此同时，在对档案库房进行档案管理时，主要是利用计算机技术对档案进行整理、管理和保护，在这一过程中不仅方便了查阅者寻找自己所需的资料，也节省了人力和物力，而且实体档案的生命也能得到有效地延长，从而提高了档案的安全性。
二、档案管理中存在的不足
（一）没有正视档案管理的重要性
档案是各单位在发展过程中形成的一笔重要财富，其中包含了单位的发展历程和日常生产活动，涵盖了人力资源、单位管理等方方面面的内容，具有文书档案、技术档案等多种形式，在单位的发展过程中起了重要作用。但是很多单位却没有充分认识到档案的重要性。部分单位的管理者较为重视经济效益，认为档案管理在单位中处于无足轻重的地位，仅仅对档案进行整理、存放。由于部分单位没有重视档案管理工作，常常会出现突击整理档案的情况，使得档案管理从原本长期、连续的工作变成了应付检查的临时性工作。由于部分单位没有重视档案管理工作，在管理档案的过程中存在突击收集、整理等问题，所以当出现突发性事件时，很容易出现档案被遗失等情况，给单位带来难以预料的损失。
（二）信息化管理存在不足
随着网络技术的发展，各单位在档案管理中也开始广泛运用计算机技术。在档案管理过程中运用信息化技术具有便于保存信息的完整性、方便拷贝与抄送以及提升档案信息时效性等方面的优势，因此大部分单位在进行档案管理时较为青睐于这种方法。但是网络也是一把双刃剑，档案的信息安全也会受到网络安全的影响。如果没有妥善保存涉及单位核心技术的秘密文件，那么将会造成无法挽回的损失。因此，信息安全也是档案应急管理中的重要问题之一。
（三）管理机制不健全，缺乏应有的应急处理方案
虽然在非典过后，国家出台了突发事件档案应急管理制度及相关的指导意见，但是在青海地震和玉树地震中还是损失了大量档案，造成了难以估量的直接或间接损失。这主要和单位缺乏健全的管理机制和应急处理方案有关。虽然部分单位制定了相关的管理机制和应急预案，但是应急预案仅仅是流于表面，没有实际操作性。甚至有的单位是为了应付检查才制定了应急预案，这些预案往往都存在着抄袭问题，很难在出现预案时发挥其应有的作用。
三、档案库房管理现代化建设策略
（一）建立档案管理建设目标，完善库房管理制度
在对档案库房进行现代化建设时需要有明确的目标和科学的规划，这样才能有序地推进档案库房的管理工作。单位要结合自身的实际情况设定相应的目标，同时要做好档案库房管理的长远规划与近期目标，在制定实际工作战略时要充分考虑管理过程中的灵活性和实用性，从而使档案库房管理工作能够做到可持续发展。除此之外，在对档案库房管理进行现代化建设时还需要做到“以人为本”，档案管理人员的职业技能水平要随着时代的进步有所提升，不断了解、学习档案库房管理的最新模式。除此之外，还需要对档案管理的相关制度进行不断地完善，只有这样档案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的过程中，需要对档案库房管理的范围进行明确规定，制定相关的技术标准，纸质档案的进出库登记管理制度也需要不断强化，从而保证纸质档案以及电子档案数据的安全性。
（二）充分运用现代化技术
首先，档案库房中包含着很多纸质资料，因此档案库房需要做好“八防”工作。档案管理人员要对消防设备及检测设备定期检查，并定期更换开关、照明线路等设备，从而将影响档案安全的危险因素都扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案库房内的档案会越来越多，为了优化人力资源，方便借阅人查阅资料，档案库房可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当人们需要查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置。其次，档案库房需配备恒温、恒湿及消毒于一体的设备，从而使档案库房处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。除此之外，档案库房还需要配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案库房内的情况，如果档案库房内发生意外也可以及时地进行解决。最后，档案库房需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作，要对可以进入档案库房的人员给予相应的权限，门禁设备可以采用电子指纹设备，只有相应的权限以及录入指纹的人员才能进入档案库房。此外，还需安装摄像头并做好出入人员记录，从而可以随时了解库房的实施状况以及人员进出记录。
（三）建立电子资料库
为了提高档案管理人员和文件借阅者的工作效率，需要建立现代化电子资料库，从而提高资料的利用效率。将纸质档案信息化，利用专门的信息化管理系统对其进行管理，以提升档案管理人员的效率，减少纸质档案的损耗。当查阅者需要相关资料时，只需要登录档案系统进行查阅就可以获得相关信息。建设完善的电子资料库可以有效地优化人力、物力资源，也能够顺利地进行档案库房管理工作，减少纸质档案的损耗，同时还能有效地保证单位内部核心资料的安全性。
对档案库房进行现代化管理是对档案进行现代化管理的第一步。在档案库房管理中运用现代化管理技术，不仅使档案库房管理的安全性能有所提高，而且人力物力也能够得到优化。在对档案库房进行现代化管理的过程中，档案的保存也不再依赖于纸质文件，档案管理人员只需要利用计算机检索就能找到所需的资料，从而提高了档案管理的有效性。因此，需要对档案库房的现代化管理工作进行优化，利用现代化技术管理档案，从而不断提升档案管理效率。
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