刘慧
准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司 内蒙古鄂尔多斯市 010300
摘要：档案信息化建设中，工作人员需要积极创新档案保存和管理方式，做到实体档案向数字化信息档案保存与管理的过渡，以达到长期保存档案信息的目标，实现档案资源的实时共享，便于档案查阅，有效提升档案管理的整体水平。目前，虽然诸多部门已经开展了档案的信息化管理，但是档案管理水平依然不够理想，还需相关部门加大研究力度有效处理当前困境。基于此，以下对档案信息化建设与档案管理进行了探讨，以供参考。
关键词：档案信息化建设；档案管理；分析
引言
档案真实记录着企业单位的生产经营活动，是企业单位经营管理的重要组成部分，既是企业单位发展历程的见证，更预示企业单位未来发展的前景，做好事业单位档案工作尤为关键。目前企业单位管理体制面临着改革，传统的档案管理模式已经与企业单位的发展要求十分不适应，档案管理理念迫切需要注入新颖的思路，企业单位档案管理工作应与时代脉搏同跳动，打造档案管理新模式、新理念、新服务。
1档案信息化建设与信息化管理的价值
采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系统的检索功能快速且精确地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数企企业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。
2档案信息化建设与档案管理中存在的问题
2.1档案管理的数据组织结构存在的问题
针对不同的档案信息来说，来源以及存档的格式都存在一些差异，这种情况造成了档案部门接收的档案数据的组织结构存在很大的差异，所以对档案信息的统一管理会产生很大的影响。这些组织结构方面的差异问题主要是信息特殊性质和传输的方式，以及信息内部结构等因素造成的，对档案资料也极其容易造成缺失，进而对档案管理增加了更多的复杂性，同时对档案管理的科学性也会产生很大的不良影响。因此对档案管理工作的发展也会带来严重的影响，档案信息化的建设也无法凸现出理想的效果。
2.2无法正确认识档案信息化
信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无需设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。
2.3档案信息较为分散
当前档案管理工作中，档案信息分散性是当前最为主要的问题，具体又表现在这几个方面，首先有一部分企业单位人力资源管理部门，没有对档案管理工作进行重视，使得档案在记录的过程中经常出现丢失以及准确度缺失的现象，因此这对档案管理工作的实施以及利用会大打折扣。其次档案信息管理中的重复现象非常严重，这种现象主要是档案存放导致，通常同一个档案是放在多个部门进行保管，这种现象还会使得档案数据出现无差异性的保存现象发生，从而造成档案进一步的分散，并且使得档案信息建设以及统一管理不能得到良好的发展。
3档案信息化建设与档案管理的有效措施
3.1强化人才队伍建设
信息化人才队伍建设是企业档案信息化平台建设的重要支撑和保障。
3.1.1立足企业档案信息化管理平台建设和后期管理需要，加大人才引进力度，重点是加大计算机信息技术人才引入，持续优化企业档案管理人才的年龄、知识结构。
3.1.2做好现有档案人员业务知识培训，重点是加强计算机信息技术、大数据，以及档案信息化管理软件应用的知识轮训。通过走出去、请进来等方式，持续加大档案队伍建设，将档案信息化纳入队伍建设重要内容，不断提升企业档案工作人员的综合业务素质。
3.2重视档案的反馈工作
反馈工作通过发布信息以后并且收回有效的反馈信息，同时它也是对档案管理中整体工作的检验。管理人员通过收回的反馈信息，能够进一步的对当前的管理水平作出判断，并且依据这些管理中出现的问题进行有效的改善，进而提升档案管理的工作效率，进一步的提升档案资料的管理效率。因此档案管理中的反馈信息需要得到一定的重视，让这些反馈信息能够在档案管理工作中发挥出积极的推动作用。
3.3加大系统设备投入
企业档案信息化平台建设离不开软硬件的投入，需要立足企业档案管理需要，加大企业档案信息化平台建设所需的系统设备投入力度。将档案信息化平台建设编入企业信息化规划，配备计算机、扫描仪、数码相机、装订机、打印机、存储设备、专业扫图仪等硬件设备，还要配齐相应的档案信息化管理应用软件系统，如，紫光档案管理软件BS版、OCR软件，专业档案扫描软件或档案平台集成，定期做好信息化管理系统的升级，使企业档案信息化管理始终处于先进水平。
3.4梳理管理流程
档案材料要形成从上而下的档案传递流程，减少文件资料的流失，避免归档时遗漏，使档案功能更加适应企业单位对信息资源的利用，提供准确的档案信息资源。档案管理要利用计算机知识，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把重要材料都收集起来，避免归档时遗漏，对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案的利用情况更加适合企业单位对信息的需求，让档案管理工作更好地服务于企业单位发展的需求。
3.5借助信息技术建立数据管理系统
数据管理系统是档案信息化建设工作中不可缺少的一部分，安全的数据管理系统能够保障档案信息资料的完整性，为其自身的利用奠定基础保障。因此，相关企业单位要利用信息技术，进行数据管理系统的有效建设，同时还要根据档案资料的类型，对管理系统进行模块划分，这样也便于档案查询、录入工作的有效开展。另外，在建立数据管理系统时，还需要注意建立高效的搜索引擎，提高档案查询的效率。也要针对重复的档案资料设立专门的浏览模块，促使档案管理人员能够对重复性档案信息进行及时有效的处理，避免档案信息的查询管理受到不良影响。此外，在建立数据管理系统的过程中，相关技术人员要重视系统的安全性，可以在计算机中针对这一管理系统建立防火墙，也可以在计算机中安装安全管理软件、杀毒软件等，以此实现对网络病毒以及黑客入侵的有效抵御，进一步保障数据化档案信息资源的安全性，防止其出现受损问题，影响到档案信息的有效应用。
结束语
在时代发展的大背景下，改变传统的档案管理理念，优化档案管理的信息化水平。基于信息化技术，企业单位的档案建设和管理将会更为高效有序，更为规范，进而发挥出档案的最大利用价值，为企业单位的稳步前行提供强大助力。
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