张静
中核辽宁核电有限公司 辽宁省兴城市 125105
摘要：核电站是满足社会用电需要的重要发电场所，具有建设周期长、投资大、安全要求高等特征。由于核电站工程建设的复杂性需要各项工作严格规范程序，并且对各项工作详细记录，进而对今后的工作起到指导作用，由此体现出文档管理的重要价值。本文从工程文件的特点入手，讨论核电站文档管理的重要性，如何实现核电站文档一体化管理，希望对相关研究带来帮助。
关键词：核电站；建设文档；一体化；管理
核电站的建设、调试以及运营过程中会形成大量信息，因此需要切实做好文件管理和档案管理工作，以此确保核电站安全的运行。目前我国已经逐渐探索出科学的档案管理体系，尤其是在信息技术飞速发展的背景下，在文件控制和档案管理中可以利用信息技术进行核电站整个生命周期的管理，以下对相关内容进行分析。
一、工程文件的特点
其一，文件数量大。核电站建设的各项工作内容都需要完整的保管。而当前核电站普遍建设规模较大，建设周期偏长，在现场施工管理中每天会产生大量工作指令，这就需要保证文件高质量传输。其二，文件类型广。核电站建设的质量与法律法规以及相关规范的编制密切相关，所以在核电站的工程建设过程中需要科学编制施工组织方案、进度计划、变更方案，还包括生产经营中的各种管理性文件。其三，文件版次多。为了确保核电工程高质量建设各项工作，同样需要确保内容详实，因此相关人员在核电站建设和运营过程中要严把质量关，保证各类文件内容准确，尤其是施工现场中的各种进度文件、质量管理文件需要进行内部的编制与审核，还需要提交业主单位和监理单位批准，之后经过业主单位审查，确保文件运行期间可根据实际需要修改和升级；其四，文件关系复杂。核电站工程建设涉及诸多专业以及管理部门，并且接口关系较为复杂，一些文件在引用和参考较为频繁，审查以及审查回复需要一定时间，而诸多文件的关系较为复杂对文档管理人员提出很高要求[1]。
二、核电站文档管理的重要性
核电工程档案反映着核电工程建设情况，其中涵盖了项目建设前期批文、施工记录和竣工资料，还有核电站运营维修和检修记录，以上文档资料能够全面展示建筑工程的详细情况，对工程质量评定后期管护以及新工程建设准备等工作都有重要参考价值。对于核电站来说，关键在于确保运营的安全性。在我国《核电厂质量保证安全规定》当中明确规定了文件编制、审核批准、发布、变更等内容，所以当前核电站在运营过程中必须切实做好相关活动记录，保证内容具有可追溯性，以此为核电站的稳定、安全运营提供依据。
开展文档一体化管理工作需要确保管理的连续性和整体性，进而融入管理体系中，以此提升文件和档案资源的管理质量。进行文档一体化管理关键在于促进管理的无缝衔接，其中涵盖档案工作的前期控制以及文件形成的有效监督，最终让文件控制工作以及档案管理工作服务于核电站建设和发展，比如在档案的前端控制中需要电子文件从生成到归档的整个过程嵌入到不同的业务系统中，之后重组业务流程，最终确保满足档案管理的完整性、规范性、准确性和系统性要求[2]。
三、如何实现核电站文档一体化管理
以往的文档管理工作和档案管理工作相互分离，分数于两个不同职能部门，并且由专人进行档案处理，之后共同立卷归档。
在文档归档前期由文件部门加以管理，归档后由档案管理人员管理，文件在相对独立的系统中运行，并且文件处理以及档案管理部门各自为政，导致档案质量无法得到保证，不利于档案信息的充分利用与共享。为解决以上问题，新时期核电站要充分考虑文档以及档案阶段性和同源性特征，从核电站筹建开始采取文档统一化管理模式。具体措施如下：
（一）建立文档统一化管理体系
在核电站项目筹建开始需要在组织机构当中组建资料中心，并且安排专职文档管理人员对项目部文档资料归口管理工作全面负责，之后由项目总工程师主管该项工作。此外，要配备档案室、各职能部门以及施工队伍，各单位都需要配备专职或者兼职的档案管理人员，以此管理本部门的文档资料移交，通过以上措施打造项目部、施工队伍的网络化管理体系，为文档一体化管理打下基础。核电站项目部还要结合核电厂质量保证安全规定中的相关内容，细化文件格式和编码文件管理程序、文件编码系统质量，保证记录管理、电子文件管理、施工文件管理、竣工资料整理和移交等有关管理规定，进而推动文件和档案的无缝衔接[3]。
（二）文档一体化管理的实践
开展文档一体化管理工作需要从档案管理工作的整个流程进行，全面加强管理水平，把文件管理与档案管理工作纳入整个管理系统当中，确保文件生成、流转以及档案归档的一体化管理，实现全程控制。核电站项目部要结合以上原则对全部文件收发、登记、运转、整理、立卷、归档进行协调管理。在不同处理流程当中都要考虑归档需要，体现文件归档的准确性与完整性。在核电站项目成立初期需要根据有关要求科学安排文档管理人员的系统培训和教育，要求文档管理人员掌握文件格式文件编码、电子文件审批、文件修改等相关工作内容，最终确保归档质量，在源头上提升文档管理水平。项目部需要根据实际情况进行组卷，其中涵盖商务部负责的商务与经济类立卷，质保部负责的质量保证类立卷，技术部负责的工程技术类立卷，工程部负责的施工管理类立卷，施工队负责的施工记录类立卷。项目部需要细化管理内容，文件文档管理人员定期进行检查，确保组卷方法、文件排列以及编目满足相关管理规定。之后资料中心检查和验收，如果不满足移交要求需要元组卷部门加以整改，确保达到满足移交要求后才能接收，以此保证了文件转换档案的有效性[4]。
（三）文档一体化管理效果
在核电站启动到竣工的整个环节，会出现组织机构变动以及关键岗位人员调动的情况，通过打造文档一体化管理模式确保了文件流转与归档的高效运行，以此满足了核电站工程建设和管理需求。在文档一体化管理模式下，将原有的事后管理转变为事前管理模式。此外，在竣工资料提交环节文档一体化有效减少了资料搜集整理的工作量，推动文件积累向着档案系统立卷过程转化，实现了文档处理和卷宗规范化管理，降低了档案管理人员劳动量[5]。
结束语：
综上所述，文档一体化需要明确文件和档案的管理流程与标准，不得将文件和档案简单结合。管理人员需要充分意识到档案一体化，结合了计算机管理学、文件与档案学等多项知识，具有很强的专业性。所以核电站从事档案管理的人员必须定期接受系统培训，进而在文件的生命周期内全面提升档案的安全性和可操作性，以此打造专业化的文档一体化管理队伍，推动核电站的健康发展。
参考文献：
[1]金丽红. 基于"文档一体化"的核电在役检查项目电子档案管理工作[J]. 卷宗，2020，10(22):116-117.
[2]龙雪茹. 基于文档一体化管理的核电文档管理系统应用与思考[J]. 办公室业务，2019，12(21):44，46.
[3]史为乐. 浅谈新常态下核电企业的文档一体化[J]. 商品与质量，2019，22(30):23.
[4]张铭刻,庄佳翔,汤昊. 核电站关键设备维修档案的创建与运用[J]. 中国核电,2019,12(4):463-467.
[5]马哲文. 核电站基准文件的特点及其与档案关系[J]. 中小企业管理与科技，2018，12(8):90-92.