曹立艳 田洪海
北京城建道桥建设集团有限公司 100000
摘要：随着我国高速公路建设不断地稳步发展，在高速公路建设工程施工进程中产生的档案愈来愈多，同时产生很大一批纸质档案资料的留存，充分利用技术难度大，不但造成环境污染，纸质档案资料的处置、录入、治理还浪费大量人力资源，大大地减低了档案资料使用的便捷性。传统的纸质档案需要人员手工地完成收集、整理、归档、利用等工作，但由于信息检索工作量大、数据更新与维护繁琐、工作负荷较重，人员工作易出错。因此，高速公路建设工程中电子化档案管理系统的研究应用已是大势所趋。
关键词：公路工程；档案资料；管理现状；信息化管理
引言
现代工程建设中强调信息化管理，越来越多的工程建设文件以电子文件的形式呈现，因此电子文件归档及电子档案管理成为工程档案管理发展的必然趋势。不少学者分析了我国电子文件档案管理的现状和问题，并根据各自研究成果为未来电子档案管理的发展提出了建议。
1 公路工程档案资料管理的作用分析
公路工程档案资料是指，公路工程从工程策划到施工及运营管理期间，生成的大量文字和图表资料，分别具有不同的保存价值。高效妥善的档案资料管理具有非常重要的意义。一方面，公路工程档案资料作为国家档案管理的重要组成部分，是公路工程建设重要的依据和参考，能保障公路工程按期、高质量完成建设。另一方面，大部分公路工程建设工期较长，并涉及多个单位。施工过程中生成的项目施工、检测、变更等档案资料，对公路后续的养护及运营具有十分重要的参考价值。因此，各公路工程参建单位必须加强档案资料管理，明确管理人员的具体职责，并形成档案意识，以确保档案资料归档与工程建设同步。
2 公路工程档案资料管理的现状
(1)管理制度缺失。电子档案与纸质档案的特点不同，目前公路工程电子档案管理制度缺失，而纸质档案的相关管理制度又不能适用于电子文件归档和档案管理中，导致目前电子档案管理没有统一的标准，给公路工程后续工作带来不便，大部分工程最终还是落地于纸质档案，没能充分利用现代信息技术。(2)信息系统缺失。目前公路工程建设管理系统大都是由软件开发商根据客户自身需求定制开发的，功能要求考虑不全面，缺乏对电子环境下公路工程建设专业业务管理过程的分析，缺乏对电子文件管理的整体规划。规范电子文件管理软件设计标准，保证电子档案系统、电子文件管理系统以及业务系统之间的无缝集成并完成数据交换，以及实现从文件形成、整理、归档到永久利用全过程管理的信息化支撑等都是亟待解决的问题。
3 公路工程档案资料的信息化管理对策
3.1 加强公路工程档案资料管理人员的信息服务意识
在信息社会环境下，一些公路工程档案资料管理人员仍然采用传统的档案资料管理方式，没有更新管理意识，以及信息管理服务意识，导致整个信息管理服务效率低下。服务意识的提升，一方面来自主动自觉的学习、扩宽视野、更新观念；另一方面来自外部有目的的培训。因此，各施工、监理单位应积极组织各种档案培训活动，提高服务意识，传授服务知识和技能，确保在科学、高效的基础上不断创新公路工程档案资料管理手段。
3.2 重在提升公路档案管理人员综合素养
在大数据时代背景下，想要有效提升公路档案管理质量，最为重要之点在于提升档案管理人员综合素养。
因此，相关部门需要加强对档案管理人员的培训和教育力度，定期开展培训教育活动，使其可以对大数据技术进行认真学习，扎实熟练掌握计算机应用技能，灵活利用大数据技术进行档案信息采集、分析、整理工作，进而有效提升档案人员专业水平与综合素养。与此同时，在公路档案管理工作中，部分管理人员年龄偏高，在对新知识与技术进行学习和接受时，速度相对较慢，针对这种情况相关部门可以积极鼓励年轻人参与档案管理工作，通过不断培养和引进专业档案管理人员，注入新的动力，还可以定期开展技能培训，对职责权限进行明确，保证责任到人，进而组建专业素质过硬、具备较强大数据技术水平的公路档案管理队伍。
3.3 拓展基于社会化保存的全景协同
公路工程从策划到施工再到最后验收完成，在这一过程中，会生成大量的文字与图表资料，涉及不同科目，时间跨度也很大，收集的难度本来就很高。面对 5G 背景下的全面捕获，公路工程档案信息可能会再次爆炸性增长。为了分解信息在内容、形式与背景上复杂性和多元化，必须协同各方参与者分类区别不同类型的信息和存档的不同活动。依托 5G 技术提供的更加充分的软硬件设施，进一步将延展为各类存档相关者的全景协同，即各类相关者都可作为存档主体。在社会化保存的大框架下，通过各方合作，来解决软硬件设施、人力、财力等方面的困难。但由于公路工程的参与者数量繁多，且处于不同位置，因而不同参与者的固有分工需要进行一定协调，相应的规范制度与技术方案要提前制定，合理规划，才能在流程中更好的辅助工作。
3.4 加强公路工程档案资料管理的分类管理
公路工程档案资料管理的规范化和有序性是提高公路工程档案资料管理的重要前提，也是后期能充分利用公路工程档案资料的有力保障。为保证档案资料秩序井然、取用方便，应加强公路工程档案资料的分类管理，而现代信息技术的发展恰恰为此提供了便利。档案资料管理方应积极主动利用信息化手段，提供各种电子设备，健全各种检索工具，编制案卷目录，加大数字化、信息化建设水平，认真开展档案工作科学化管理，做好公路工程档案资料整理，并及时补充完整相应档案资料信息。在后期管理中，不断地对档案资料进行完善，无论是建筑工程的材料还是施工现场的材料，在实际管理中需要进行资料的汇总，制定安全的管理制度，明确制度的利用主体。从建筑行业的发展前景来看，需要及时掌握新的技术内容，实现对信息化技术进行掌握和利用。
3.5 电子档案管理关键技术的标准化建设
(1)梳理公路工程各阶段的业务范围、业务流程，分析工程建设各阶段产生的电子文件过程管理的信息系统、分类、质量标准和管控要求，提出公路工程建设过程中电子文件过程管理体系、管理要求、存储要求、分类方案、元数据方案。(2)基于高效、安全的数据管理设计，采用高效的关系型数据库进行数据处理等工作，所有数据(包括电子原文)都必须纳入数据库管理。设置合理、高效的信息库存储模式，建立结构灵活、扩展性强、操作界面规范统一的档案信息库，实现各类电子文件、电子档案信息的统一存储，对各类信息进行分类存储，保证文件材料的完整性、安全性、可用性。
结束语
公路工程档案资料管理是一项业务性、专业性及综合性都比较强的工作。因此，施工单位必须在人员配备、制度建设等方面增强管理力度。既要切实履行各自的管理职责，还要树立起信息化档案资料管理意识，加大档案资料管理信息化创新力度，促进公路工程项目档案资料管理水平的提升。
参考文献
[1] 康淑英 . 公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路探讨［J］.科技与创新,2020(12)：107-108.
[2] 康淑英.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路探讨[J].科技与创新，2020(12)：107.
[3] 黄钺.大数据时代档案管理模式变化研究［J］.管理学家,2019(04)：1-2.