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档案数字化建设实践与发展研究张媛

发表时间：2021/7/2 来源：《中国电力企业管理》2021年3月作者：张媛

[导读] 近年来，为了进一步提高档案信息管理工作的安全水平，需要站在技术的角度分析管理程序，开展科学有效的管理措施，站在法律层面上保障档案信息工作的安全。通过对档案信息工作进行全面优化和调整，希望可以进一步提高档案信息工作的安全水平。

山西省太原市并州北路国网太原供电公司办公室张媛 030012

摘要：近年来，为了进一步提高档案信息管理工作的安全水平，需要站在技术的角度分析管理程序，开展科学有效的管理措施，站在法律层面上保障档案信息工作的安全。通过对档案信息工作进行全面优化和调整，希望可以进一步提高档案信息工作的安全水平。
关键词：档案数字化；建设实践；发展研究
        引言
        近年来，档案“数据化”一词在档案行业内被反复提及。2020年12月，中国档案学会第九届理事会理事长杨冬权在专题讲座中指出，数据化是智慧档案馆的前提与核心，“无论企业，还是档案馆，下一步都要转移重点，从对档案的数字化转到对档案的数据化，从档案外在的智慧管理到档案内容的智慧管理”。当前，许多专家认为，档案数据化工作是在档案数字化和电子档案的基础上档案信息发掘、利用的新方向，是进一步使档案内容知识化、利用便捷化的前提和基础。
        1数字化档案信息管理存在的问题
        1.1缺少规范的数字化技术依据
        档案数字化管理工作比较复杂，涉及到的领域知识比较多，通过应用现代化的管理理论，可以进一步推动档案工作稳定可持续的发展。档案信息化工作在整体开展的过程中，需要购买数字化设备、现代化自动管理系统，除此之外，还需要建立与之相匹配的档案管理体系。档案信息化管理工作每一个环节都需要进行精准的监管，否则将会影响到整个运行系统的档案数字化建设。档案数字化管理工作在开展时，需要了解管理部门的实际工作情况，以便于可以对档案整个工序进行有效的了解。
        1.2数字化质量不高
        为了进一步对档案信息工作进行有效管理，需要应用数字化设备，除此之外，还需要注重对数字化设备进行整体优化升级。工作人员在开展相应工作时，如果只注重档案管理的数量，就会忽略档案管理工作中的质量问题，这对于档案数字化建设具有一定的影响。现阶段，档案管理工作进行数字化建设的过程中，许多部门并不缺乏硬件和软件方面的设施，但是工作人员的专业水平却得不到有效的提升，这在一定程度上影响了档案管理工作数字化建设的进展。
        2档案数字化与数据化
        依据我国档案行业标准相关定义，数字化是指“利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程”。我国档案部门开展较多的数字化工作主要是纸质档案数字化和录音录像档案数字化。近年来，在“存量数字化、增量电子化”的政策引导下，存量档案数字化工作成效显著，电子档案增量有一定提高。据国家档案局发布的《2019年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要》显示，截至2019年年底，全国各级国家综合档案馆馆藏数码照片39.6万GB，数字录音、录像35.9万GB，数字化副本1407.8万GB。数据化是指一种把现象转变为可制表分析的量化形式的过程。对于档案工作来说，档案数据化是指将纸质档案数字化副本、音像档案中的内容识别成计算机可编辑、处理、分析、检索的文字或其他信息。我国开展较多的档案数据化工作是纸质档案数字化副本OCR。数据化后的档案更加符合当下档案事业战略转型过程中档案管理、利用的新需求，其优势主要有以下几个方面：一是档案内容可全面被检索。数据化后的档案内容可被全文检索，进一步提高了档案检索利用的全面性和准确性。二是减轻了档案管理的工作量。数据化后的档案可减少检索时对著录项内容的依赖，在一定程度上减少档案著录工作量。三是档案知识化。数据化后的档案可实现内容聚合，形成档案知识图谱，使档案向知识化方向发展。四是为其他档案管理工作提供支撑。数据化后的档案可为应用人工智能技术辅助开展文件归档分类、档案开放鉴定等工作提供基础条件支撑。

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        3全面提升档案数字化建设及管理应用水平
        3．1强化数字化支撑能力
        一是规范管理标准。从档案管理建设初期进行规划，建立统一制度用以规范档案采集、存储、使用各环节标准，最大限度地避免信息壁垒困境的产生；二是提升数字化档案管理实用化，推进信息资源在业务的应用，通过加装数据转换装置、扩展数据接口等方式实现档案资源与业务的融合；三是持续开展档案管理数字化、智能化建设，利用前沿技术不断更新数字化档案的应用方式，通过大数据、云计算、人工智能等方式开展数据挖掘分析，提升档案信息资源的应用价值。
        3.2提升管理队伍综合素质水平
        要实现档案管理数字化，不仅需要既有档案管理知识又兼有网络与信息技能的复合型人才，更需要全面普及数字化管理理念，要求非档案管理岗位人员同样应当了解和掌握相应的档案信息化理论与实践技能。一是提升内部能力。定期聘请信息管理、网络安全等专家开展面向全员的专题讲座、技能培训；开展相应竞赛，以赛促学，提升管理人员学习主观能动性。二是强化外部支撑。与先进管理企业开展交流合作，扩展技术及业务领域知识，发现自身短板及不足并落实相关提升措施。
        3．3做好安全防护
        信息资源是国民经济和社会发展的三大战略资源之一，建立安全可靠的档案管理系统更有助于敏感信息的保护及信息资源的应用，应当明确数据采集、传输、存储、应用等各环节的网络安全防护边界、责任主体和防护要求。一是做好网络边界防护。企业中档案管理系统与业务平台往往存在不少数据接口，数据的交互与网络跨区服务通常使得档案管理平台成为安全防护的薄弱点，在档案系统建设规划中采用可信可靠的网络安全产品及服务，提升档案系统关键设备的防护水平。二是深化态势感知能力及防护体系建设。持续完善对档案系统的网络安全风险监测及预警，定期对档案系统开展漏洞修复与安全渗透测试，全面降低安全风险。三是做好系统防护。完善档案灾备体系、建立灾备系统；对系统使用人员进行分级，对权限进行最小化管理；增加面部识别、指纹或声纹识别等多因子认证途径，避免身份盗用风险。
        3.4运用现代的数字化技术
        时代在快速的向前发展，信息技术已经渗透到每一个领域当中，现阶段，将信息数字技术引入到档案资源管理工作中，可以有效提高档案资源管理工作的安全性和稳定性。数字化技术在具体应用的过程中还存在一定的问题，为了避免档案管理工作所存在的问题，需要加大力度将信息化技术应用在其中。档案资源在进行管理时应该应用信息加密技术，从而可以对保护系统中的数据、口令、文件进行有效的监管，保障输入体系和输出体系的安全和稳定。加密技术在具体应用的过程中会涉及到许多乱码信息，这些乱码信息比较复杂和难懂，在一定程度上可以有效保证档案资源的安全性。除此之外，也可以应用入侵检测技术，当下入侵检测技术比较流行，能够对恶意的攻击进行有效的识别，经过复杂的处理之后，使得信息系统具备抵抗外来网络侵略的能力，从而提高档案信息管理系统的稳定性和安全。档案资源在进行管理时，可以应用长期存取技术，能够进一步提高档案信息的完整度，实现档案信息长久稳定的存储。仿真技术、载体转换技术、迁移技术都可以应用于档案信息资源保护工作，通过模拟硬件和软件，可以降低档案信息流失的几率。
        结语
        当下，人工智能技术赋能各行各业，为社会发展注入了新活力，更为档案事业的发展带来了新契机。通过运用人工智能技术加速推进档案资源从数字化向数据化发展，可为后续档案智慧化管理提供数据基础，从档案供给侧着力，提供更加优质、便利的档案资源与服务，有力回应社会各界对档案服务供给需求的呼声。但同时，现阶段人工智能技术在档案数据化工作中的应用仍有一定的局限性，需要档案工作者深入开展研究和实践，使其在档案数据化及其他档案管理工作中发挥更大的作用.
参考文献
［1］吴琼，刘环，兰坤，等．新媒体在远程档案管理工作中的应用分析［J］．通讯世界，2019，26（5）：312－313．