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电力档案管理中的问题与对策探讨农秋英

发表时间：2021/7/2 来源：《中国电力企业管理》2021年3月作者：农秋英

[导读] 电力档案在我们国家算是比较晚正式开展的项目，目前还存在着不少缺陷，但是电力档案又作为工程完工必须验收的凭证，也是后期投产后进行一系列操作的重要参考，所以务必保证电力档案的严谨规范，才能对后期工作的有序开展打下重要的基础。

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摘要：电力档案在我们国家算是比较晚正式开展的项目，目前还存在着不少缺陷，但是电力档案又作为工程完工必须验收的凭证，也是后期投产后进行一系列操作的重要参考，所以务必保证电力档案的严谨规范，才能对后期工作的有序开展打下重要的基础。为了改变目前的现状，相关部门务必加强电力从业人员的档案管理意识，完善电力档案的管理制度，本文将重点从目前存在的问题及优化的对策进行讨论。
关键词：电力档案；现状；优化措施
        引言：
        电力档案管理的好坏决定着电力企业是否在良性的发展，一个好的管理制度可以帮助企业节省更多的成本，帮助企业创造更多的效益，一旦缺少规范性的电力管理系统，就会对电力日常运作有所影响，也会影响到电力人员的工作效率，会在工作中碰到瓶颈，甚至还会造成一定的损失，因此，对于当前电力档案管理的现状，相关部门要科学合理的制定管理制度，加强对档案管理的重视，才能帮助企业创造更多的价值[1]。
        一、目前电力档案管理现状
       （一）不够重视电力档案管理
        随着国家电力事业的不断发展，对于电力档案的管理也有相应的条例，期间也颁布了不少管理制度，可以看得出国家对电力档案管理已经开始重视了，但是具体到电力企业落实的层面，却是远远不够的，不管是有无设立专门的部门来管理电力档案，或者针对电力档案有无设立专门的管理制度，就算有相关的负责人，该人员是否专业，是否全身心的投入到档案管理工作中，还是只是作为附带的工作属性，这就明显会造成电力档案的资料不够齐全，需要找相关资料的时候，会花费比较多的精力，而且找到的资料可能参考性不是很大，所以普遍性存在的问题就是电力企业并没有意识到电力档案能够给企业带来的帮助。
        （二）档案记录不规范
        档案归纳的作用是为了方便企业存档或者后期需要的时候进行参考，按照《档案法》规定的文档管理标准，需要从项目开始初期，进行过程，完工之后全方面的进行记录工作，但目前的情况是，现在的电力档案管理并没有进行很好的记录，没有全程进行监督记录，比较随意，这就导致了最终形成的档案不够齐全，准确性也有待考究，最终导致档案的参考性并不足。
        （三）档案管理方式效率低下
        目前的方式基本上就是所有资料形成之后统一进行分类管理，比较少会主动参与监督的工作，这就会导致档案归纳不够及时，资料不够齐全等问题，会显得比较被动接收，但是目前的情况往往是档案资料是纷乱复杂的，涉及到的方面也是比较多的，如果一直是被动的接受资料往往会导致资料管理的进度跟不上企业发展的进度，当企业需要档案资料的时候，不是找的资料不够齐全就是整理好的资料有所欠缺，这对于企业的发展并无益处[2]。另外，现在很多企业采用的方式都是传统的纸质文档，对于声像这种记录方式并不怎么接受，甚至会有点排斥，觉得只要整理好文字版的档案就够了，声像这种形式太多余了，也增加了自己的工作量，对自己并没有什么帮助，导致很多企业虽然有声像相关设备的配置，到最后就成了限制设备，完全用不上。然后，在这行工作的人中，可能还存在一部分人不会使用计算机，只会用纸质文档进行归类，这样不仅降低工作效率，对于后期的资料寻找也更加麻烦。
        （四）档案编研不够细
        因为对于电力档案管理的不够重视，在档案编研这块的专业人员会比较欠缺，毕竟电力档案涉及到的方面较广，涉及到的内容也是非常专业的，包括还涉及到不同项目时间等，所以如果公司随便安排一个人员来进行归档，必定没法做到细分，这样不仅浪费的人力，也没法真正发挥出电力档案的功效，同时随着资料的不断增加，编研的难度也会越来越大。

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        （五）档案人员配置不够
        档案人员的配置不足，还是因为企业的不够重视，一人身兼数职，就算负责档案管理的人专业度足够，但是随着企业资料不断增多，涉及到的项目越来越多，另外纸质的档案也并未弃用，加上电子档案的归类，个人的精力必定是有限的，没法对档案很好的进行细分，使得最终完成的归档效果很一般[3]。
        二、电力档案管理优化措施
        （一）加强对档案管理的重视
        企业需要真正开始重视电力档案管理对于企业的重要性，根据国家制定的规章制度进行规范的档案归纳，公司档案部门务必不断强调电力档案管理的重要性，档案在企业运营中有着怎么样的影响，让公司领导真正了解档案对于企业管理以及运营的重要程度，同时注意在公司各部门进行宣传培训工作，毕竟档案管理涉及到的部门跟项目是非常复杂的，需要各个部门的配合才能完成比较准确完整的档案资料，慢慢地养成记录归纳的习惯。
        （二）全程监督，规范管理，注重编研
        要保证档案的完整性以及准确性，就需要档案管理负责人全程参与项目的监督和记录工作，现在有些企业就是前期并没有参与，后期想到了才开始进行监督指导，导致档案缺失的资料跟信息会比较多，不够齐全，这种中途记录下的档案参考意义并不大，同时也浪费人力精力，所以双方应该在项目开始前就沟通好，一开始档案负责人就要参与项目的监督，实时进行记录工作，期间碰到了什么问题就可以找到对应的负责人，沟通协商，问题解决后再继续操作，避免完工了再回头去找对应的人就说不清，所以在档案记录过程中，各个部门要积极参与，相互配合。另外需要建立科学合理的档案管理制度，加强档案资料的监督验收工作，从分工、分类、奖罚等做出详细的规则，针对不同的资料进行相应的编研，方便后期公司同事进行找寻。
        （三）转变档案管理方式，应用现代化技术
        档案管理人员应该拥抱时代的变化，在传统纸质档案的归纳前提下，增加新的归纳方式，比方说可以学习如何通过电脑手机来进行现场记录，用视频或者图片方式进行归纳整理，回去之后通过文档的形式重新整理成一份完整的资料，做好文件的命名跟备注，对比文字的阐述，视频的表现形式会来得更直观，而且会更让人记忆深刻，更好理解。另外，电子版的档案储存到云空间的话，不会出现丢失的情况，其他部门的人要寻找资料也会比较方便，不用亲自再跑档案室一个个文档去找。
        （四）加强档案管理人员的专业能力
        现在企业对于档案管理不重视的一个重要原因就是，觉得档案管理是谁都可以做的事情，并不需要花费多少的人力精力，但恰恰相反的是，要做好现在的档案管理，没有特别强的专业能力是没法做好档案管理这件事，这项工作涉及到的人跟面都是非常多的，不仅需要有比较强的沟通能力，还需要了解各个部门各个业务的事项。所以企业务必加强档案管理人员的重视程度，在招聘的时候就要提高门槛，另外需要定时进行专业能力培训，提高人员的专业素养，可以的话，也可以向其他优秀公司引进人才进行指导，全面提升公司档案管理部门的专业能力。
        三、结束语
        总而言之，档案管理首先要做的就是企业务必提高对档案管理的重视程度，只有企业开始真正重视档案管理，才会开始对档案管理部门投入精力财力去慢慢健全部门，针对档案管理部门的人员要进行定期培训，提升他们的专业能力，学习更多的技能用现代化技术，学会除了纸质档案之外，用互联网技术、用手机电脑进行档案归类，通过声像的方式进行呈现，更直观的表现出当时的详细情况，将各个类别的明细分的更清楚，更详细，方便公司同事寻找利用。总之，只有企业开始重视档案管理，相关负责人才能执行一系列的操作，才能按照国家制定的法律法规建立完善的档案管理条例，企业员工务必严格按照管理条例进行资料的归纳提交，保证资料的完整性，长此以往，企业的运营成本将会降低，企业效益会逐渐增加，这样才能在社会中保持自己的竞争力。
参考文献：
[1]吴少颜.电力档案管理中的问题与对策探讨[J].城建档案,2020,No.244(01):73-74.
[2]柯胜男.电力科研院所档案管理的问题及对策研究[J].科技视界,2020,No.324(30):57-58.
[3]何凤.电力系统档案管理问题及完善对策研究[J].百科论坛电子杂志,2019,000(018):328.