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基层机关事业单位办公室文秘工作创新策略浅析

发表时间：2021/7/2 来源：《比较教育研究》2021年6月作者：张晓妹

[导读] 文秘岗位在事业单位的运行中能够发挥出巨大的作用，不仅能够传达上级安排的各种指示和下级反馈的工作进度，还可以快速地推动事业单位各项规章制度的建立和健全，同时，能够促进事业单位按规划快速发展，使得事业单位的管理水平得到切实有效的提升。怎样培养文秘的行政管理能力，已经成为事业单位迫切需要解决的问题，必须注重文秘行政管理能力的培养，发挥出文秘的重要价值。

张晓妹福建省大田生态环境局福建三明 366100
【摘要】文秘岗位在事业单位的运行中能够发挥出巨大的作用，不仅能够传达上级安排的各种指示和下级反馈的工作进度，还可以快速地推动事业单位各项规章制度的建立和健全，同时，能够促进事业单位按规划快速发展，使得事业单位的管理水平得到切实有效的提升。怎样培养文秘的行政管理能力，已经成为事业单位迫切需要解决的问题，必须注重文秘行政管理能力的培养，发挥出文秘的重要价值。
【关键词】基层机关事业单位；办公室文秘工作；创新策略
中图分类号：G652.2 文献标识码：A 文章编号：ISSN1003-7667（2021）06-009-01

        文秘人员是替机关服务的，其主要职能是办事与谋事，主要工作范围是文件收发、起草与印刷、综合承办、立案归档、机要保密、调查研究、接待上访、政务接洽等等。笔者结合个人文秘工作经历，对基层机关事业单位办公室文秘工作创新策略及可行性路径逐一探析，仅供参考。
        一、文秘的含义和职业特点
        本文所阐述的文秘工作人员，具体的工作主要有文字的书写和日常事务的接待。文秘的职业性特点是非常强的，对于文书的写作能力有特别专业的要求。文秘职业还具有能力多样性的特点。文秘工作人员必须具备极强的语言表达能力[1]，以及出众的社会交际能力。此外，文秘职业具有公共性特点，文秘的工作涵盖了事业单位的全部方面，包括各项对外事务的处理、公关及接待、各个部门工作之间的沟通和组织协调等，因此体现了明显的公共性。
        二、办公室文秘工作中存在的问题
        （一）办公室的文秘工作者缺乏专业的能力
        由于办公室文秘的任务十分繁重，也面临着较大的事务处理量，工作的难度和需要协调的程度不断提升。这对于文秘工作者的能力提出了更高的要求，如果工作者缺乏清晰的头脑和办事的能力，就会导致工作的处理能力下降，出现忙中出错的现象，导致工作的难度增加，工作的质量无法得到保证。这样的工作态度和工作的能力无法满足事业单位发展的实际要求，也无法更好地服务于事业单位的相关生产和经营活动[2]。
        （二）文秘工作的协调作用发挥不够充分
        在事业单位办公室文秘工作中，协调工作是非常重要的一个组成部分，因此文秘工作人员需要具备较强的协调能力和沟通能力。但是，现阶段，在实际工作中大部分文秘工作人员的协调能力和沟通能力相对较差，在工作时常常出现相互推诿的问题，以致文秘工作质量难以得到显著提升。
        三、基层机关事业单位办公室文秘工作创新策略
        （一）必须熟练掌握实务，做好文秘工作
        作为机关文秘人员，要不断提高自己在文秘岗位上的实际操作能力，精通工作业务，做好本职工作。一是要学会撰写日常公文。公文写作是一个文秘人员的基本功，一个不会撰写公文的文秘人员，是不合格的文秘人员。同时，还要参与公文的修改、签发、打印、缮印等各个环节，对每一个环节要慎之又慎，反复推敲，严谨审阅；确保自己撰写出来的公文是政治站位鲜明、文种使用准确，格式应用规范，内容表达简明，文件及时有效。二是要做好公文处理工作。行政管理工作中必不可少的一项就是公文，可以说公文在行政管理工作中承担着无可替代的作用，甚至可以说行政管理过程就是公文处理过程，行政管理工作若离开了公文处理，那么就很难有效开展下去；公文处理工作质量、工作效率可以说是直接影响着行政管理质量及效率的提升。行政管理质量也难以提高。所以说，机关文秘人员提高公文处理能力，非常关键，从收文登记、审核、传阅、拟办、承办、催办等各个环节，都要亲自参与，熟练掌握公文处理环节，办好办实文件，促进行政机关工作效率的提高。

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        （二）建立行政管理经验交流机制
        行政管理能力能够通过互相交流经验来培养。对于事业单位来说，建立行政管理经验交流机制，从而全方位地提高文秘的行政管理能力，能够有效提升其工作效率。一方面，事业单位通过各种互联网平台建立起行政管理相关经验的沟通平台，例如，微信交流群、百度贴吧、微博话题圈、钉钉群组、OA群组等，借此进行行政管理经验的交流。事业单位的文秘工作人员能够在这些平台当中进行实时的行政管理经验交流和分享。通过这种渠道来获取有用的行政管理知识和技能，在一定程度上弥补自己在从事行政管理工作中出现的问题，通过同事间的沟通交流，进而实现行政管理能力的培养和提升。另一方面，事业单位每年定期组织行政管理沟通分享活动。事业单位利用交流座谈会、经验讨论会等各种形式的行政管理沟通分享活动，提高文秘在行政管理方面的知识水平和经验储备。文秘通过参与多种多样的行政管理经验沟通分享活动，可以切实提升自身的行政管理能力。
        （三）充分激发文秘工作者的创新意识
        创新是事业单位发展的不竭动力所在，文秘工作并不是按部就班的工作，是需要在思维方式和工作方法上进行创新的工作，文秘工作可以应用更为积极有效的方式和高效的工作方法完成相关的工作，促使整个办公室的工作效率不断提升。为了更好地完成相关创新工作意识，文秘工作者需要做好以下几个方面的工作：首先，需要积极鼓励办公室工作效率的提升，对于整体工作进行改革和创新，也对于沟通机制、协调机制等进行完善，不断优化工作的环境。其次，需要从领导层面提升对于办公室文秘工作的重视程度，给予文秘工作更为广阔的发展空间，在日常的管理中融入创新发展的理念，从而提高工作的能力。
        （四）找准职能定位，做好桥梁纽带
        当今社会竞争日趋激烈，事业单位对文秘工作水平的要求越来越高，部分员工特别是一些领导应当改变对文秘工作的传统看法，不应该认为文秘只是办公室打打杂或帮助领导处理一些简单的日常事务[3]，而应该将其提升到一个新的高度，充分认识到文秘工作的不可替代性和重要性。领导应该充分信任和利用文职人员，不必事必躬亲，而是将一些繁琐、具体的事务交给文秘人员去做，让领导抓大事、抓大局，提高自己的工作效率和质量，同时促进文秘综合素质的提升。文秘工作要做到工作到位不越位。把文秘工作做“到位”[4]，首先要做好自己的分内之事，将领导交付的事情做好，让领导满意自己的成果，同时要敢于承担责任。文秘工作做到位的同时，也要时刻注意不能“越位”，这里的“越位”是指做超出自己职责和能力以外的事情，在办公室应当一切都听从领导的指示，在授权的范围之内行使自己的权利，不能耍小聪明，不能自作主张[5]。因此，在工作中要学会摆正自己的位置，既要完成领导交代的任务，又要在自己的范围之内做事，同时做到“到位”“不越位”。
        （五）做好督导反馈工作
        事业单位可以创建完善的重点工作督导反馈制度，制定科学合理的奖惩方法。文秘工作人员应严格根据督导反馈制度，做到督导工作，对工作进度进行现场跟踪督导，协调各个部门，对存在的问题进行及时解决，进而有效提升工作质量。与此同时，需要把工作的落实情况及时反馈给事业单位领导，针对工作完成较好的人员应给予适当的奖励。
        结语
        总之，做好机关文秘工作是一项既艰巨又光荣的使命，机关文秘人员要内外兼修，甘当新时代的机关孺子牛、做一个政治合格、业务过硬、作风正派的机关文秘，为新时代机关行政工作做出应有的贡献。
参考文献：
[1]杨中兴.事业单位办公室文秘工作质量提升方案分析[J].办公室业务,2019(22):104.
[2]郭爱军.做好办公室文秘综合管理工作的思考[J].办公室业务,2019(20):99.
[3]杨中兴.试分析事业单位文秘职业素养的养成[J].办公室业务,2019(20):100.
[4]邹金坊.现代党政机关文秘人员的素养与文档工作初探[J].知识文库,2019(20):234.
[5]郭双斌.党政机关文秘工作人员素养研究[J].办公室业务,2019(18):69.