周凤华
四川省遂宁市城乡建设档案馆
摘要：信息资源共享视域下,现代档案管理工作仍然有很大的上升空间,应提高对档案信息资源整理、数据挖掘与分析的重视,以提高档案信息资源的利用率。在现代档案管理工作中,应注重将历史发展规律与当前实际充分结合,突出自身特点,切实提高档案管理水平,在信息共享过程中融入先进技术,保证信息资源的安全性,有效促进社会和谐发展。在信息时代快速发展态势下,传统档案在信息管理方面,显现出越来越多的弊端和不足,应尽快实现档案资源社会共享,才能进一步推进档案事业可持续发展。
关键词：信息资源共享; 档案管理; 创新; 现状; 策略;
在新时代背景下,档案作为不可或缺的信息载体,承担着保管信息资源的重担,为了适应现代信息资源共享要求,档案管理手段、管理理念、管理模式等方面都应不断创新。对此,本文分析了信息化与信息资源共享的内涵,简述了档案管理工作的现状,针对其中存在的典型问题,提出了相应改进策略。
一、浅谈信息化与信息资源共享
(一)信息化
信息化是21世纪以来人类社会发展最为显著、最具冲击力的变化,也是档案信息使用的另一次巨大变革。信息化是以现代信息技术为依托,对档案信息资源进行有效开发与利用,该过程涉及不同方面,包括信息资源、信息技术、经济运作方式、管理体制、思想观念等,信息化管理是档案事业在新时代发展背景下的必然要求。
(二)信息资源共享
是指在社会信息化发展态势下,全社会乃至全世界都能共享已公开的信息资源,在信息资源互换后可供双方共同利用。实现档案资源的社会共享,不仅要保证档案资源的质量和数量,还要提高档案资源的社会认知程度,只有具备这两个条件,才能真正意义上实现档案资源为社会共享。
二、信息时代我国档案管理工作存在的问题
(一)管理信息规划和体制落后
目前,虽然我国的档案管理工作进步很大,但仍存在很大问题。首先,管理信息规划和体制落后是制约其发展的主要因素,主要体现在:一是我国档案管理体制较落后,且档案资源的空间分布始终呈分离状态,加之受到资金匮乏和权限不足等因素的影响,导致档案信息信息资源收集与整理繁琐，很难统一管理。二是不确定的档案信息量增加,档案数字化建设处于变化发展中,信息化档案还未具备较高的全面性和真实性,并不利于档案数字化管理系统的构建。第三,由于各地方档案信息化建设情况不同,行政部门职能转变且对档案管理的具体要求不尽相同，数字化整理历史存量和增量档案还需合理调配。
(二)档案管理服务手段落后
对于传统档案管理模式而言,档案管理工作主要包括对信息资源的整理、著录、鉴定、保管、统计、利用、服务、编研等环节,档案形式主要为文字、声像、图像及其他形式的文件材料,还有财会、仪器设备、产品生产等。而传统档案管理模式的弊端,主要在于与信息时代发展脱轨,无法满足现代信息社会对档案信息的实际需求,而且档案资源不全面、不完整,难以达到用户的现实使用要求。另外,由于档案查询和对接技术等方面还有待提高,部分档案管理人员仍沿用手工检索和编辑方式,导致常发生档案资料未按时归还甚至丢失等情况。
(三)缺少高素质的档案管理人员
由于现阶段从事档案管理工作的人员综合素质不够高,专业知识匮乏,信息技术应用能力较差,对部分自动化办公设备的应用不够熟练,缺少相关技能培训,导致档案信息服务效率低,这在很大程度上阻碍了信息化管理工作的创新。
三、信息资源共享视域下档案管理创新的途径
(一)建立档案信息化服务中心
信息资源共享视域下创新档案管理工作,首先应明确制约信息化社会共享的如观念问题、共享安全问题以及技术水平问题具体因素,逐步建立健全档案信息化服务中心,避免档案信息安全和保密工作受到威胁和破坏。只有抓住智慧城市建设中和智慧招采、智慧政务、数字建设等，以AI和大数据等新兴技术为支撑，与档案行业管理应用深度融合，依托物联网、大数据、云计算等技术，将信息技术与传统档案管理模式结合，建立档案信息化服务中心,使档案管理信息化智慧化层次更高，使功能更拓展，服务更延伸，也更大程度优化和提高信息化管理水平，为政府部门、企事业单位或个人提供智慧化解决问题依据，以达到更为广泛服务社会，适应现代社会发展对档案信息资源的实际要求。 ,
(二)创新档案信息化管理手段
为了达到真正意义上的创新,不仅要摒弃不合时宜的旧观念,更要注重对服务方式和手段的创新。一方面,整合各档案管理部门的信息资源管理系统，通过档案的收集与录入、下载和传输等方面的全自动化,利用这个经整合的、强大的自动化资源管理的相关程序软件系统，最大限度确保档案信息在归档过程中的真实、完整和准确；另一方面，逐步通过与互联网、GIS、物联网、数据交换等技术相融合，建立一个“一站式”BIM档案信息资源的共享服务平台，有条件的可对接当地政府和大数据局进一步开展系统整合，充分利用信息技术的便捷性和实效性特点,弥补传统档案管理的时间和空间局限性,通过信息技术建立开放式档案查询端口的方式,扩大在线查询服务范围,让利用者足不出户,随时随地利用档案资源，为社会公众和政府部门提供强有力的信息资源，全方位多角度将沉睡的档案资料“仓库”转化为信息资源挖掘与利用的“基地”。
(三)建设高素质档案管理队伍
作为最末端环节的档案管理工作,做出成绩不像前端环节突出和明显，而且档案管理工作的专业性较高,这就需要工作人员具备良好的品格和较高的职业修养，兼备扎实的专业理论基础和较强的信息技术应用能力，更多的需要默默奉献和对档案事业的执着和热爱。坚定理想信念，牢记初心使命，全面提高职业道德素养、综合能力、业务水平和管理能力，勇于自我革命，敢于创新理念和管理服务手段，加强理论知识和专业知识学习提高，努力成为既精通档案知识又熟练掌握信息化建设知识的复合型专业人才，特别是专业性强的科技档案馆如城建档案馆，管理人员还需全面掌握建设工程相关专业知识， 因此建设高素质档案管理队伍就能适应、参与和推动档案信息化建设进程的伟大工程。
(四)保障档案网络信息安全
在信息化发展进程中,电子技术越来越多地参与进来,多数工作已实现线上办公,为档案管理工作提供了更多便利,节省了很多工作时间和环节,大幅度提高了工作效率。但网络技术这一载体的不确定性也给档案管理工作带来了一定难度,除了要加强网络安全措施外,档案管理人员也要加强防范,重视档案信息在网络中的安全性。因此,必须要落实档案网络信息安全保障,做好对档案信息的数据备份、身份验证等,避免信息被泄露、破坏或盗取,防止病毒和黑客的蓄意攻击,以保障其建设的安全性和稳定性。与此同时,档案管理工作中所应用的硬件设备,也应通过定期检查服务器及运行状态等方式进行维护,设置在线报警系统和防火墙,有条件可采取对电子档案生命体征和管理系统的实时监测等手段，避免因外力因素而造成数据丢失或损坏,努力提高档案信息应用的安全性。
四、 结语
综上所述,信息是新时代发展进程中的重要社会资源,档案资源对人们的生活、生产、学习、工作等方面都具有不可忽视的价值,逐渐受到广泛重视。因此,为了顺应信息时代的现实发展需要,应着眼于档案管理创新工作,充分发挥信息技术对提高档案管理质量和水平的巨大优势,尽快建立健全档案信息化服务中心与档案信息集成系统,组建一支高素质的档案管理队伍,落实档案网络信息安全保障,完善档案信息资源管理制度,建设数字化档案信息资源,以便信息资源的共享及远程传输,最大限度保护信息资源的有效性、科学性与完整性,为档案管理创新发展奠定坚实基础。
参考文献
[1]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界(理论版),2012,10(23):78-79.
[2]李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与技术,2013,03(09):7154-7156.