董学燕
山东省鄄城县疾病预防控制中心 山东 鄄城 274600
摘要：我国的疾控机构档案管理工作还存在很多的问题，其中比较主要一个就是档案利用率低下的问题，制约了档案管理工作的发展进步。只有在今后的档案管理工作中，加大对共享机制的建设力度，选择适合的管理模式和服务方法，才能有效改善这个问题。本文首先对疾控机构的档案管理现状进行分析研究，根据实际情况提出了开发利用的措施，希望促进疾控机构档案管理工作数字化管理和利用的发展进步。
关键词：疾控档案；数字化；智能档案室
随着现代计算机信息技术的快速发展，疾控中心也要加快档案管理数字化建设步伐，促使档案管理质量与效率实现提升，更好的促进档案的开发与利用，让群众享受到更加优质的医疗服务。档案数字化管理是当前疾控中心档案发展的主要趋势，需要在大量实践中积极总结经验，加强创新与完善，提升档案管理水平与利用率，从而更好的开展疾控工作，保障广大人民群众的身体健康。
1疾控中心档案数字化管理的基本情况
1.1疾控中心内部管理存在的问题
疾控中心中档案数字化管理的概念已经提出良久，但却未真正的实施，这是因为在实际档案管理工作中并未把档案数字化管理进行规范化，系统化运筹，大家只是表面上提出这样一个概念，但是实际的档案资源却并未共享到位。并且现在社会上疾控中心内部绝大多数档案规范化数字化管理岗位由非档案管理专业人员担任，该岗位工作人员的整体综合能力有待提高。
1.2疾控中心档案数字化管理忽视点
现在我们大多数多数疾控部门很少设置专职人员负责全中心的档案管理，档案采用落后的人式方式且分科室对相关资料进行收集整理以及存放。这样在需要进行档案信息共享的时候要查阅纸质版本的资料要耗费大量时间，在进行信息传递的时候也很容易出现纰漏，这样零散的储存很不方便我们进行档案信息查找。没有做到档案的统一的数字化管理，档案资料整合利用率低下，不能满足现代社会对档案发展需求。
2档案规范化数字化管理在疾控中心内部的的关键性
2.1规范的档案数字化管理推动疾控中心的高速运行
疾控中心使用的办公设备在不断更新，随之而来的就是信息储存的稳定性，信息更新速率也在不断地改进。同时，网络大数据时代的到来更是为我们不同地区疾控中心的档案规范化数字化提供了更好的技术平台。我们的档案以网络数据的形式进行存储，由我们的计算机系统进行运行和管理，这样信息和网络之间形成一个有组织有架构的档案信息数据库。这样规范化的数据库管理模式保证了我们数据的加密性，在数据传输方面也是能够实现我们的安全高效性。
2.2个性化服务体系的建造
现在的疾控中心档案的数字化规范化管理尤其需要加强我们档案管理人员培训，增强业务人员专业技能。我们可以定期的开展一些关于档案管理人员的专业知识讲座。很多时候，我们可以采用线上讲座的方式，这样更容易让更先进的档案管理理念传递到每个地区的疾控中心，不因为地域的差别而造成档案规范化数字化的差别普及，档案规范化数字化管理中心通过信息、服务和各疾控中心的信息分享，加快我们的信息读取效率，提高了信息处理效率，加快疾控中心的档案规范化数字化建设进程。
3发展疾控档案数字化的几点建议
3.1加强基础设施建设，提高档案管理安全防范
完善齐全的基础设施是保障疾控档案数字化管理有效开展的重要因素，对此，疾控中心应加强基础设施建设，增加人力、物力和财力的投入，优化资源配置，明确智慧档案室建设对计算机等硬件设备的配置要求，结合实际情况，合理配备计算机系统，适当增加计算机内存配置，确保计算机顺畅运行。同时，疾控中心档案室还应配备数字化管理所需的各种现代办公设备，如扫描仪、打印机、移动硬盘、打印机等，并加大对档案管理软件系统的研发，为智慧档案室建设做好铺垫。最后，还要做好档案数字化安全监管工作，具体可以从以下几方面入手：一是确保档案管理电脑专机专用，避免与外网连接；二是定期做好系统扫描，确保使用安全性；三是定期检查光盘、U盘等存储设备，安装杀毒软件，并及时对设备中的信息进行备份，以免因人为操作失误导致档案资源丢失；四是借助现代科技构建完善的档案数字化建设安全防护体系，包含防火墙、入侵检测系统等，同时借力漏洞扫描技术、签署技术等现代化手段，提高疾控档案数字化管理的安全性。
3.2完善数字化管理体系，加快智能档案室建设
疾控中心档案数字化发展已成趋势，在此背景下就必须要建立与之相匹配的管理制度，以保障数字化建设顺利开展。对此，疾控中心应结合工作实际，立足《档案法》《保密法》等相关法律法规，在遵循国家档案局相关规定的基础上，逐步完善现有的档案管理制度，明确电子档案归档、存储及期限等，具体可以从两方面着手：一是推进档案目录数字化建设。即做好档案编目，对档案进行合理分类，然后将目录信息录入到计算机系统中，以推动档案目录资源共享，提高档案目录数字化管理成效。二是强化档案内容数字化建设。通过OCR、去污处理、图像处理等手段，将疾控档案室中录像、图像、文字等档案资源通过加工、处理、扫描转化为多媒体格式，以数字形式存储于网络服务器中，这样档案使用者直接通过计算机就可以对档案进行检索，查询相关档案信息，极大地提高了档案利用率[5]。同时，还应制定健全的档案安全管理制度，明确档案借阅、审批权限，从源头提高档案的安全性。
3.3建立数字化档案管理数据库
疾控中心档案管理数字化建设涉及大量数据资料，为了提升数字化建设效果，让各种纸质文件逐步转化为数字化档案，还需要建立完善的数据库，这是档案管理数字化建设中的重要内容。对数字化管理数据库建设来说，需要以疾控中心实际状况出发，从而提升数据系统的合理性、全面性与适应性，并更好与内部工作人员形成共识，实现档案管理效率的大幅度提升。此外，疾控中心在档案数字化建设中还要建立完善的管理系统，让信息资源得以共享，对档案管理数字化建设进行监督与制约。这样疾控中心档案数字化建设才能顺利进行，与国家法律法规和章程制度相符，为社会、政府和群众提供更好医疗服务。
3.4科学设计档案资料查询系统
疾控中心要充分认识到档案管理数字化建设的意义，尽快转变思想观念，加强现代管理理论学习，充分发挥出信息技术、互联网和扫描技术等作用，将疾控中心档案信息资源有效整合起来，提升数字化管理效率。这样才能更好的共享档案信息资源，促进疾控中心各项工作更好开展。此外，疾控中心还应该高度关注档案信息的检索、加工与更新，不断提升档案管理效率，丰富档案管理系统内容，提升其实用性。要优化设计查询系统，让管理人员与使用人员能够获得字段查询功能，全面掌握各方面档案信息，确保档案信息资源使用需求得到满足。疾控中心通过对系统的应用，让使用者与管理者享受到多种查询方法，便于更好的开展工作，同时还要对档案信息系统设置编辑模式，让所涉关键词查询条件更加灵活，同时要让用户享受到档案录查询、调离查询、资料写入及删除查询等服务，让档案管理效率进一步实现提升。同时，为保证电子档案的信息安全，还应建立一系列的网络信息安全制度及保密制度，明确借阅审批权限，从源头上保证档案信息安全。
4结语
总而言之，推进疾控档案数字化、加快智慧档案室建设是新时代赋予档案管理工作的新使命，在加强档案数字化建设时，必须要充分发挥现代信息技术的优势，推动疾控档案管理工作迈向新征程。与此同时，还要重视数字化建设质量，提高档案管理工作效率，为档案数字化建设保驾护航。
参考文献
[1]艺陈，晨旭郭，笑笑王探析疾控中心档案管理的信息化与科学化[J].经济学，2019,2（1）：9-10.
[2]李清疾控中心开展设备档案管理的实践探索[J].山西医药杂志，2019,48（24）：93-94.