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摘要：近年来，电力勘测设计行业总承包业务发展迅速，传统以勘测设计为主体业务的设计院，纷纷向总包业务转型，但总承包项目文档管理，一直是总包项目管理的短板，特别是对分包商的管理，各个单位一直无章可循，文章结合本企业实践，对如何在总承包项目档案管理中做好对分包商的管理进行了探讨。
关键词：总承包项目；档案管理；分包商管理
0 引言
随着世界经济的发展和国内电力勘测设计市场竞争的日益激烈，电力勘测设计企业纷纷由传统的电力勘测设计为主转向以设计为龙头的EPC 总承包业务模式，EPC总承包模式，其含义是工程总承包企业按照合同约定，承担工程项目的“设计、采购、施工、试运行服务”等工作，并对承包工程的质量、安全、工期、造价全面负责。总承包项目管理，包含了建设项目的各个方面，贯穿项目建设全过程，这种模式对总承包企业的现场管理和全面管控能力提出了更高的要求，总承包项目的文档管理，一直是设计企业从事EPC 总承包业务的短板之一，特别是如何做好对分包商的管理，行业内还处于摸着石头过河、无章可循的阶段。
笔者认为，总承包管理模式中，参建单位众多，总承包方要做好项目文档管理，光靠自己的能力是不现实的，优秀的总承包文档管理者，应该充分调动分包商的力量，整合分包商的力量为自己的力量，多方协作，形成合力，共同做好总承包项目文档管理。那么，如何将总包方的文档管理要求进行传达落实，确保分包商与总包方统一标准、统一要求，最终实现总承包项目文档的高效合规管理呢，笔者认为，应该做好以下几个方面。
1 兵马未动，合同先行——合同中列明文档管理相关要求
《建设项目档案管理规范》（DA/T28标准”）第4.3条明确提出了建设项目文档管理应纳入合同管理：“项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制”，以达到项目档案验收时“完整、准确、系统、规范和安全”的要求。一般总包方在与建设单位签订合同时，建设单位会根据具体情况在合同中设立专门的章节或条款，明确项目文件管理的责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。
但很多总包方在与分包商签订合同时，往往关注重点在于工期、质量、费用等硬性要求，并未列明文档管理的相关要求，也即未将建设单位的要求向下传达，这种对上不对下的粗放型管理方式，加大了总包方自身文档管理的风险，一旦出现问题，所有责任只能由总包方承担。
因此，要做好总包文档管理，源头就是要在合同签署阶段，将文档管理的相关要求列入分包合同条款，明确责任，运用法律手段约束各分包商的职责和义务，把项目档案的收集归档职责、内容、要求、进度及处罚性措施等纳入合同中，通过合同控制确保总承包工程项目档案的完整性和质量。笔者所在单位的签出合同模板（即总包方与下游分包商签订的合同），就在2021年专门增加了文档管理的章节，如其他单位在不方便修改合同模板的情况下，也可以通过补充协议或者附件等形式，对文档工作的内容进行明确，以达到约束分包商的目的。
2 机构保障——搭建文档管理组织架构，建立完整的文档管理制度
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图1 总包档案管理层级图
建设项目涉及到的参建方众多，文档管理方也较多，但他们的职责和义务是不一样的，建设单位对项目的档案负有总的责任，也最具权威性和号召力，因此，建设单位应主动在项目建设初期就建立一个涵盖建设单位、监理单位、总承包方、分包商的文档管理组织架构，明确各方职责，并做到信息沟通顺畅，确保自身的文档要求得到自上而下的落实，笔者梳理了建设项目参建各方在文档管理过程中的主要职责如图1所示。
完整的文档管理组织架构，相当于一个人的骨架，但除了骨架，我们还要有血肉，这个人才具备了基本的生理机能，才能活动起来，这个血肉就是各种文档管理制度和规范，《建设项目档案管理规范》（DA/T28标准”）第5.2.4条也提出：参建单位应“建立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。”
文档管理制度一般以总包方牵头制定，建设单位审核，分包商按照总包方要求来执行。规章制度数量多少和详略程度可根据项目大小和实际情况来定，但一般来说，项目文档组织机构和人员职责、项目收发文管理流程（或含主要门类文件审批流程）、项目文件编码规则、项目文件整理和移交的要求，这些是必须有的。大型火电项目周期更长、专业更多，应该编制更加全面的文档管理制度，对分包商的管理、重要文件的收集归档等可形成专门的规定。例如，笔者所在单位的某燃气发电项目，就制定了《项目文件编号及表式管理规定》、《项目文件控制管理程序》、《项目文件管理规定》、《项目设备资料管理规定》、《项目档案创优策划》、《档案管理考核标准》、《项目档案管理实施细则》、《项目借阅与保密管理规定》等文档相关规定。
3 人力保障——组建以文控经理为核心的文档管理团队
有了完备的组织架构和完善的管理制度，还需要文档管理的最核心要素——文档管理人员或者文档管理团队，这个团队包含了从总包方至分包商的各级一线文档管理人员，文档管理人员的素质高低直接决定了项目文档管理的规范性和最终移交文档的质量高低，特别是总包方的文档管理人员，还肩负着对建设单位文档管理要求的理解消化、对分包商进行管理的职责，是整个团队的主心骨，更要具备一定的文档管理知识和项目文档管理经验，否则，项目文档管理很难做好。令人欣慰的是，很多总包单位也逐渐意识到项目文档管理岗位的重要性，越来越重视项目文档管理岗位的人力资源配置，笔者所在单位，已将文控经理正式纳入项目管理岗位序列，与采购经理、施工经理等岗位经理平行设置，并且编制了专门的《文控经理岗位说明书》，大型火电项目，原则上必须配备一名专职文控经理，小型项目或者短平快的电网、网信、新能源类项目，文控经理可由行政经理兼任，但文档部分工作的职责与文控经理相同。
除了总包方的文档管理人员需具备相应知识和经验，总包方还应对分包商文档管理人员提出要求，要求各分包商：①设置专门的文档管理岗位；②分包商上岗工作人员要具备一定的文档相关知识，专业技能满足岗位要求；③主体施工单位的文档工作人员必须具有一定的项目经验，熟悉各类施工报审表式。
除了对文档管理人员经验和资质的要求，还要确保文档团队的稳定性，不得无故更换文档管理人员，以免造成文档工作断档和真空，对纳入文档人员团队的人员，要及时安排他们培训和学习更新相关知识，了解最新的规程规范，现实中经常出现项目开工初期，用一套标准和规范，到项目竣工验收时期，标准规范已更新，文档人员却不知情的情况，这样势必会影响档案移交归档质量和档案验收。
4 机制保障——制定一定的检查和奖惩机制
总包方是项目文档工作的引领者和主导者，应该起好带头作用和承上启下的作用，对上要认真研究国家、行业文档相关管理规定、领会建设单位的档案工作要求，对下要主动对各分包单位文档工作进行必要的检查、督导和培训，将相关规范与要求以书面形式确定下来，并确保各项要求被纳入各分包单位的日常工作中，加强监督，促使其得到有效落实。
在实际执行过程中，为了进一步提高整个项目文档管理的水平和更好地保障总包方的利益，总包单位有必要针对文档工作对分包商进行必要的监督考核，并建立奖惩制度，奖优罚劣，这样不仅能充分调动分包商的工作积极性，还能加强各方对文档工作的重视。比较常见的奖惩和监督检查机制有：①制作文档工作考核细则，列出考核的具体条款（组织领导、档案设施配备、管理制度编制与落实、文件管理业务、文档管理系统平台、资料归档、竣工资料等方面），结合每个条款实行打分考核；②每季度或者定期评选文档管理优秀分包单位，给与一定奖励措施；③定期发布文档工作日志，对总包方文档管理概况，各分包商文档工作情况（包括收发文数量、闭环文件数量、出现问题文件数量）等进行通报，并进行书面表扬。
5 结语
项目文件实行“谁形成谁整理”的原则，项目文件中，真正由总包方直接形成的文件并不是很多，主要是施工文件和各类设备资料，而这一部分文件的形成和整理质量好坏很大程度取决于分包商的文档管理水平，因此，对分包商的管理有效与否直接决定了整个项目文档质量的好坏，这就要求总包方的文档管理人员，必须要具备较高的文档管理能力，并且熟悉项目所在行业档案管理的相关要求，在工作中能有的放矢，将自身的能力辐射到分包商，从整体上提升项目文档管理水平，从而达到项目顺利完成竣工验收（完成项目档案专项验收）甚至创优的目的。
参考文献：
[1] DA /T28-2018，建设项目档案管理规范[S].
[2] 田沁.EPC模式下项目档案过程文件收集归档问题与对策[J].档案管理，2013，6：62-63.
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[4] 叶健.电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践[J].电力勘测设计，2015，8：76-80.
作者简介：
周璐（1985-），女，硕士研究生，高级经济师，主要从事EPC总承包项目文档工作指导。