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基于大数据时代高职院校档案信息化建设研究

发表时间：2021/7/5 来源：《教育研究》2021年8月下作者：朱洪权

[导读] 对高职院校的发展而言，档案管理工作发挥着不可忽视的重要作用，但随着社会的进步与发展，高职院校档案管理工作出现了许多问题，导致档案管理的作用与价值难以充分发挥出来。

山东交通技师学院朱洪权 276000

摘要：对高职院校的发展而言，档案管理工作发挥着不可忽视的重要作用，但随着社会的进步与发展，高职院校档案管理工作出现了许多问题，导致档案管理的作用与价值难以充分发挥出来。究其原因是档案管理信息化程度不足，无法更好地适应大数据时代的发展要求，使得无法为教学质量的提升提供良好保障。为此，高职院校应当深刻认识到档案信息化建设的必要性，并能通过开展信息化建设，有效提升档案管理水平，进而为自身的长远发展奠定基础。
关键词：大数据时代；高职院校；档案信息化
        引言：随着社会的快速发展，大数据技术在各领域中均得到了广泛的应用，当然也包括教育领域。档案管理作为高职院校日常管理中的重要内容，在大数据时代下呈现出了新的特点，即无纸化、智能化等，所以为了能更好地发挥出档案管理工作的价值，高职院校的档案管理人员需要转变工作理念，利用各项有效措施加快档案信息化建设，以充分发挥出大数据的应用优势，提高档案管理工作水平。
        一、大数据时代下档案管理相关内容概述
        （一）大数据时代档案管理的特点
       大数据指的是大量的数据资源。现如今，随着互联网技术的普及，人们在每天生活中都会产生大量的数据，数据的结构也变得更加复杂，其中既有无效数据，也包括有价值的数据，如何才能从海量数据中找到有价值的数据资源，并对此加以利用是人们需要重要考虑的问题。以高职院校档案管理工作而言，档案管理人员要想充分挖掘档案数据的价值，将其运用到实际工作中，就必须重视信息技术的运用，这样才能以最短的时间、最少的精力，达成事半功倍的工作效果。
        目前，大数据时代档案管理的特点主要包括：①无纸化。与传统档案管理工作不同，大数据时代下档案管理工作中基本实现无纸化管理，这既减少了档案管理人员的工作量，也避免了由于纸质档案的丢失或意外损坏等。②智能化。与纸质档案不同，大数据时代的档案是以电子形式存在，在传递与共享的过程中，并不需要经过繁琐的过程，这大大提升了档案管理的效率[1]。
        （二）大数据时代档案管理信息化建设的意义
        以前的档案基本都是纸质档案，不仅在保存的过程中会占据较大的空间，还会因为人为因素、自然因素等导致纸质档案被损坏或丢失，从而难以真正发挥档案管理工作的重要价值。在大数据时代下，人们通过档案信息化建设，可以实现无纸化的管理，不仅便于档案的管理，也可以通过运用先进的技术，充分挖掘其利用价值。
        二、大数据时代高职院校档案信息化建设的路径分析
        （一）创新工作理念
        作为高职院校档案管理工作人员，在大数据时代下应当及时转变工作理念，只有从工作理念层面做出改变，才可以真正推动实际工作的开展，从而达到理想的工作效果，反之，若是未能及时进行观念创新，将很难发挥出信息技术的作用，这样既不能提升档案管理工作的质量，还会产生资源浪费现象。

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所以，高职院校的领导与档案管理人员，要充分认识到档案信息化建设的重要意义，并能创新工作理念，具有充分利用信息技术提升档案管理工作质量的意识；其次，在日常的生活中，档案管理人员要注重自身素质能力的提升，使自己可以更好地适应大数据时代下的学校档案管理工作[2]。
        （二）完善工作制度
        在进行档案信息化建设的过程中，学校需要对相关的权责进行明确，并要将各项权责落实到人，以保证档案信息化建设的顺利推进。与此同时，要在学校发展的总规划中纳入这一工作，一方面可以提高相关工作人员的重视程度，另一方面可以让档案信息化建设工作有条不紊地推进。此外，学校还要设置数字档案部门，专门负责档案信息化建设具体工作的落实，同时也便于适应大数据时代下，学校档案管理工作的开展需求，以改变过去“兼职”的工作模式。作为整个档案管理工作的实施依据，应对档案管理制度进行不断完善，这样才能更好地引导档案信息化建设各项工作的开展。
        （三）构建保障机制
        大数据时代下，数据所具有的价值将被充分挖掘，可以预见未来数据将会成为一种新的“财富”。以高职院校档案管理工作为例，对档案数据的充分挖掘，可以为学校的领导者或管理者作决策提供重要的参考，同时对于学校其他一些工作的开展提供帮助。但是，在档案信息化建设的过程中，如果没有构建科学、完善的保障机制，将难以保证档案数据被充分挖掘，甚至会造成档案数据的丢失或损坏[3]。因此，在进行档案信息化建设的时候，应从以下几方面入手：①在访问数字化档案的时候，应经过数字验证才可以访问，这样可以避免外部人员访问，造成档案数据的泄露或丢失。具体的方法可以利用数字证书等加密方式。②在储存档案数据的过程中，除了要对纸质档案进行妥善保管，还应采取云储存、远程储存等方式，确保数据内容在受到冲击时，不会影响到正常工作的开展。③对档案管理系统需要定期进行升级更新，以避免档案数据资料的被窃取或由于病毒入侵而丢失。
        （四）提升人员素质
        高职院校开展档案信息化建设的目的是为了可以提升档案管理水平，充分发挥其利用价值。不过，要想实现这一目标，必须关注档案管理人员的综合素质能力是否达到档案信息化建设的要求，否则将会直接影响到这一工作的顺利进行。作为一名大数据时代的优秀档案管理者，不仅要有较强的专业素质，还需要具备较强的数据处理能力与信息技术水平。因此，高职院校在档案信息化建设的过程中，应当重视对相关人员的培训，通过定期的培训来不断强化档案管理人员的综合素质，以确保档案信息化建设目标的顺利实现。同时，针对部分人员工作态度不端正、责任心不强的问题，需要建立相应的考核评价机制，以激发工作人员的工作积极性，确保档案管理工作可以高效、高质地开展。
        结束语：
        进入大数据时代后，高职院校开展档案管理工作时需要进行相应的创新。在此过程中，相关管理人员要先提高对档案管理工作的重视程度，并能正确认识到档案信息化建设的必要性，然后结合当前档案信息化建设中存在的问题，提出相应的改善措施，以提高档案管理的水平，进而为学校的长远发展作出重要贡献。
参考文献：
[1] 章芳芳. 大数据时代高职院校档案信息化建设研究[J]. 办公室业务， 2019, No.326(21):87+89.
[2] 刘平、雷励、刘淑妮. 大数据时代高校档案信息化建设途径分析[J]. 档案天地， 2020, No.318(10):52-53.
[3] 欧阳满兮. 大数据时代高职院校档案信息化建设的探究[J]. 中文信息， 2019, 000(004):54.