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摘要：文书档案收集与归档工作作为档案管理工作的一项重要内容，在全新发展环境下面临极大的发展机遇和挑战考验，因此需要我们对其进行深入研究和全面分析，找到文书档案收集与归档工作在新时期的合理发展策略，促使其得到全面综合发展，从而为社会主义建设事业做出积极的贡献。基于此，本篇文章对文书档案管理信息化建设利用率与安全保护进行研究，以供参考。
关键词：文书档案管理；信息化建设；利用率；安全保护
引言
新时代背景下，逐渐普及的网络多媒体技术，给文书档案管理提供了全新方向和更多机遇，显出推动了档案管理信息化及数字化发展局面逐渐形成。传统纸质档案的开发和利用环节，不可避免地会受各种主客观因素影响、导致档案数据信息存在缺失、不准确等因素，不仅不利于水利工程、防震减灾等工作的良好开展，同时也难以提高文书档案利用率。基于此，在开展文书档案管理工作时，应考虑到城市规划、基础设施建设、社会发展等的现实性需求，进而与时俱进，整合多种信息技术加强信息化建设，进而实现文书档案高效利用的目的，为上述工作开展提供可靠的基础保障和准确数据信息支撑。
1信息化背景下文书档案管理工作的现实意义
1.1有利于减轻档案管理人员压力与档案管理成本
过去，许多企业文书档案管理资料的传输、归档时间长，十分依赖档案管理人员。同时，纸质类的档案资源需要占用大量的空间，且空间占有率会随之时间的推移而提升，不利于节约档案管理成本。与此相比，文书档案信息化建设则能够更好地解决上述两个问题。在信息化背景下，档案管理人员只需要通过计算机终端的文书档案管理系统对各类文书档案进行系统化管理，管理压力随之减少。档案管理人员可以直接通过线上终对文书资料进行归档、更新、传输，缩减了许多不必要的工作流程，实现了人力资源利用效益的最大化。除此之外，文书档案信息化建设能够减少单位纸质文件的使用，无须占用档案室的物理空间，进而达到减少档案管理成本的目标。
1.2有利于实现长期保存，充分发挥文书档案资源的价值
传统文书档案管理工作对管理场地、管理条件的要求较高，保管难度以及安全系数较低。与此相比，文书档案信息化建设后，文书档案可以直接存储于计算机、硬盘、云储存终端，便于长期保存和长期管理。除此之外，文书档案信息化建设可以充分发挥文书档案资源的价值。尤其是建有文书档案数据库的企业，更是可以速对文书档案进行汇总、编研、检索，为企业管理者以及其他人员提供决策依据、决策参考。
2存在的问题
2.1综合性信息技术与文书档案管理工作的融合度低
实践中，部分企业尚未充分将大数据技术、云储存技术、智能算法技术等综合性信息技术融入企业文书档案的各个环节，文书档案信息化建设成效低。一是智能算法技术在立卷归档中的应用不足，没有打通文书档案各个管理流程，无法实现精细化管理的基本目标；二是大数据技术在文书档案管理中的应用不足，难以实现深度检索、深度开发，不利于搭建现代化的文书档案服务平台；三是云储存技术在文书档案保存中的应用不足，文书档案的保存时效低，且无法在物联网或者互联网终端进行共享，不利于资源利用效益最大化。
2.2未能建立科学高效的信息化档案收集归档管理体系
许多单位组织只注重对单位运营管理体系的建设与发展，对档案管理工作不够重视，导致档案管理部门普遍存在设施老旧、条件落后等实际发展问题，信息收归档工作处于传统手工操作阶段，人力财力耗费巨大，管理效率难以提升，这与当前时期的信息化建设发展环境极不吻合。当多媒体信息资料越来越多，当纸质媒介储存模式受到数据库等信息化储存方式的巨大冲击，传统文书档案管理体系在硬件设施及专业化管理等方面的问题不足逐渐凸显了出来，与办公自动化的整体发展趋势形成了强烈反差。
这个实际问题极大影响到档案信息资料的收集效率和归档质量，对档案信息的交流使用及档案管理部门与其他机构部门的合作发展产生极大阻碍，因此需要得到相关部门领导的高度重视，加大档案管理部门的信息化建设力度，才能为单位文书档案管理工作的高效发展提供强有力的支持和保障。
3文书档案管理信息化建设利用率与安全保护措施
3.1加强组织领导力度
对于各单位内主管文书档案部门来说，应注意明确信息化的管理趋向及发展空间，之后具体落实各项任务及责任，基于安全管理制度的积极制定和执行，强化管理人员文书档案安全管理意识。在建立文书档案安全保障机制的过程中，组织管理者主导作用尤为重要，具体来说，需要组织管理者和具体管理人员、在档案信息化管理中共同参与，加之各项职能及职责的充分明确，为更具安全性的信息化档案管理工作提供保障。
3.2加强安全防范力度
首先，注意内部网络的积极建立，要想实现可控可信的内部网络有效建立目的，应把内外网通道管理工作做好，同时注意妥善管理计算机中个人使用的重要文件内容，也可以在单位局域网上对监控点进行设置，借此来监控短信息安全。其次，数据备份和容灾，其主要是指在发生损害事故的情况下，基于特定手段及方式方法的应用，最大限度还原丢失数据，进而促使信息系统正常运行得以良好保持。
3.3加强对管理技术创新工作的研究，提高现代技术的应用
首先，我们应该放弃使用老旧的基础设备，防止因设备问题导致信息的丢失，不断摸索先进的硬件基础的设施；另外，还必须提高档案的安全性，信息化的发展不仅仅给我们带来了方便快捷的操作方式，同时也容易出现不稳定、失真的问题，甚至会遭到黑客的攻击，病毒的入侵，这都是需要注意的问题。所以我们一定要加强创新能力，建立相对安全的档案网络系统，提高对信息化管理理念的认识，加大人力，使现代化的技术和设备能够渗入到文书档案管理工作中来，保证人机交互，简化管理流程，当然，有些必要的重要文件也一定要使用纸质保存，防止丢失；最后，相关企业一定要实现文书档案管理的自动化，可以使用专业的术语，建立自己的档案库。对于现代技术的应用，企业应该加大投资力度，加强信息化建设，有序推荐数字化文书档案管理工作的开展。
3.4不断完善管理体系
（1）完善档案管理制度。根据《档案法》《保密法》《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，结合文书档案管理实际，建立电子文书档案全生命周期管理各项规章制度。（2）完善档案管理人员配置。根据文书档案电子信息化管理的实际需要，为档案管理岗位配置专业化、复合型档案管理人才。（3）完善系统结构。根据办公OA系统应用实际，建立与办公OA系统相适配的档案管理接口，保证系统功能的可扩展性，满足后期电子文书档案信息化升级的实际需要。
结束语
在信息化、数字化时代发展环境下，文书档案收集与归档工作也发生了巨大的变化，面临全新的考验与挑战，因此需要单位领导和档案管理人员提高对这项工作重要性的认识，制定科学完善的档案管理制度，积极运用现代化信息技术管理手段，不断提高行业队伍的综合素质能力，促使文书档案管理工作质量效率得到有效提升，从而为社会建设事业做出积极的贡献。
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