中国石油西南油气田分公司输气管理处 四川成都 610213
摘要：随着经济社会发展和信息时代到来，档案工作的内外环境已发生深刻变化，新的组织和治理形态不断催生新的档案记录形式和管理方式，档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战。新修订档案法鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化，以实现以信息化为核心的档案管理现代化。本文以西南油气田公司职工档案数字化建设为实例，对档案数字化建设意义、原则进行了阐述，并结合实际对如何开展档案数字化建设进行了探索实践。
关键词：职工档案；数字化建设；探索实践
职工档案是指组织人事等部门在管理活动中形成的记载员工个人经历、思想品德、业务能力、工作实绩等内容，以个人为单位集中保存、以备查考的各种形式的文件，是甄选人才、进行人力资源开发与管理的重要依据。
纸质档案数字化是采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
1 职工档案数字化建设的意义
1.1 提高档案信息利用效率
组织人事部门通常采用将职工档案集中存放在传统档案库房，安排档案管理人员实行统一管理。随着档案数量的逐年递增，档案管理人员面对成千上万册、浩瀚如海的档案材料，想要在传统档案库中快速准确地查找出某份档案资料犹如大海捞针，查档利用效率低下，费时费力。开展职工档案数字化，档案管理人员不用再来回奔波于档案库房，只需使用计算机搜索引擎，便能轻松调出员工数字化档案，检索更方便、利用更高效快捷。
1.2 有利于档案原件保护
职工档案大多以传统纸质载体形式予以保管和利用，反复翻折和复印势必加速纸质载体材料的物理磨损，极易造成档案实体损坏。开展职工档案数字化，以数字化职工档案代替对档案原件的利用，不仅能大大减少档案原件的翻阅和复印次数，降低档案纸质载体的物理磨损，延长档案原件纸张的使用寿命，而且能大大减少档案利用者与档案实体的直接接触，降低档案实体利用过程发生人为篡改、损坏、不慎丢失等风险，有效保护档案原件安全。
1.3 确保档案内容真实完整
近年在全国曝光的个别职工档案尤其是干部档案出现涂改、造假现象屡见不鲜，年龄越改越小，工龄越填越早，假学历、假奖励多处可见，这些事件造成了极其恶劣的社会影响。开展职工档案数字化，以数字化数据记录档案原始状态，可有效规避篡改职工档案事件风险，即使实体档案被人蓄意篡改，数字化职工档案也能为还原档案真实内容提供强劲有力的证明；如若遭受地震、洪水、火灾等意外灾害侵袭，造成实体档案无法修复的毁灭性破坏，数字化职工档案也能保证职工档案内容的真实完整，通过复制或替代实体档案，继续为领导决策、人事管理服务。
2 职工档案数字化建设的原则
2.1 科学论证 切实可行
受企业人力、物力和财力等因素制约，无法将馆藏职工档案全部实施数字化，因此数字化范围必须经过科学的可行性论证，保证职工档案数字化方案切实可行。应依据职工档案的价值和重要性，以查阅利用为导向，对查阅利用情况较多的在册员工职工档案进行数字化，对近年拟退休的在册员工职工档案，只对其退休资格审查所需的档案材料进行数字化。
2.2 依据标准 操作规范
职工档案数字化是一项工序繁杂的系统工程，因此标准统一是职工档案数字化有序开展的基础。无论是已装订成册的职工档案材料数字化，还是新接收的零散职工档案材料数字化，都要坚持按照统一的职工档案管理规定标准进行档案材料的前期整理、职工档案扫描、图像处理、数据转换和存储，实现依据标准化，程序规范化，提高职工档案数字化工作的质量和效率。
2.3 严格质检 保持原貌
职工档案是员工参与各项社会活动的原始记录，职工档案的价值就在于其档案本身的原始性、真实性和客观性。因此在职工档案数字化过程中，必须严把数字化档案质检关口，确保数字化档案最大限度地保持纸质实体档案原貌，内容真实完整可靠，并通过加密算法对数字化档案进行PDF 格式转换和特殊加密，将档案内容和原貌原封不动的加以保存。
3 职工档案数字化建设探索实践
3.1 前期整理
按照《中国石油天然气集团公司职工档案管理规定》，对职工档案材料逐件进行分类调整、排序、逐页编目，技术加工和装订等规范整理；登陆人力资源管理系统，按照整理后的文件材料编目进行职工档案管理目录著录，更新系统职工档案目录，更新实体档案目录。
3.2 档案扫描
鉴于职工档案的特殊性，为确保职工档案材料的连续性和安全性，对职工档案材料的扫描不进行拆分处理，采用平板彩色扫描方式进行扫描，同时根据档案材料差异适时调整对比度、阀值等扫描参数设置，使扫描的页面图像保持档案原貌。
3.3 图像处理
偏斜图像纠偏处理，方向不正的图像旋转还原；图面的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等去污、裁边处理；分区扫描多幅图像进行拼接，确保图像完整；采用符合档案国家和行业标准的TIFF格式进行数字化加工期间数字档案备份，有效缩小文件容量，保证数字档案品质。
3.4 数字档案拆分
对照新职工档案目录和实体档案内容，对质检合格数字档案进行分件、命名和转换文件存储。数字档案采用类别序号+材料题名方式命名，如“5-1 高校招生政治思想品德考核登记表”，实现数字档案、实体档案和人力资源管理系统三统一，数字档案内容和实体档案内容一致，确保数字档案同实体档案一样分类准确、内容真实完整。
3.5 数字档案装订
按员工姓名建立一级文件夹，按内容特征划分十大类建立二级文件夹，其中四类和九类按照四小类分别建立三级文件夹，将已完成分件和命名的单件PDF数字档案，按照职工档案目录类别和顺序号分别存放到相应文件夹进行组合装订，最终形成该员工的数字档案。
3.6 数字档案存储
按照员工姓氏和单位，将装订完成的数字档案分别进行硬盘存储和刻盘备份。为防止非法用户访问或篡改数字化职工档案文件材料内容，采取设置加密密码技术手段，对使用者的身份进行合法验证，将电子文件设置成只读状态，用户只能读取数字化职工档案，而不能对其进行任何修改。
4 结论
职工档案数字化建设是档案信息化和组织人事管理现代化建设、提高管理水平、工作效率、服务质量的必然需求，是信息化社会发展的必然趋势，是发挥职工档案作用、深化管档职能的必然选择。企业职工档案数字化建设不仅是要积极推进职工档案数字化进程，更是要积极应对职工档案数字化带来的新问题和新挑战，人事组织部门应当不断创 新职工档案管理工作机制，将人力、资源、技术、管理有机结合，促进职工档案数字化建设健康、有序、高速发展。
参考文献：
1.《中国石油天然气集团公司职工档案管理规定》（中油人事〔2011〕510号）
2.《中国石油天然气集团公司档案数字化技术规范（试行）》 （2012.05）
3. DA/T31-2017《纸质档案数字化技术规范》
4.《中国石油档案管理手册》（2020版）
作者简介：余慧（1985.01）女 ，汉族，四川眉山人，馆员，主要从事建设项目档案管理工作.