桂林四建建设工程有限公司
摘要：建设工程施工过程中，往往会产生诸多档案，当前工程档案管理工作普遍存在着诸多的问题，如单位档案管理制度不规范，缺乏专业档案管理人才，单位档案管理意识不到位等等，导致各个建设单位的档案管理水平参差不齐。本文主要通过研究当前档案管理过程中存在的问题，通过探索行之有效的解决途径，进而对工程档案工作的提供指导。
关键词：工程项目；档案管理
引言：
近年来，随着社会的快速发展，城镇化水平的提升，工程建设项目的数量也与日俱增。在工程开展的过程中，档案管理的工作始终贯穿全程，对于建设成果有着重要影响。由于工程项目数量多、时间跨度长,相对应的工程档案也变得复杂困难。如若管理不当，将会对项目的顺利开展造成巨大的阻碍，因此，探索行之有效的档案管理措施具有重要的意义。
一、工程项目档案内容
工程项目的档案是对整个工程的历史情况的真实反应，工程项目的档案管理主要是建设项目从立项到项目竣工所形成的文件资料将其有序的保存下来，便于后续的借阅与查看[1]。工程建设项目由于参与建设方众多，资金来源广泛，工程设备技术等形式多样，使得工程建设过程中出现了多种档案项目类型，数量庞杂，文本多样。针对这种情况，如何做好档案管理至关重要。档案管理贯穿整个建设工程项目，因此档案管理与工程管理往往是相辅相成，在进行工程管理时，充分利用档案管理职能，对于项目工期缩短、成本节约均有一定的帮助。因此需要对于档案管理工作的重要性应予以充分的肯定。
二、当前工程项目档案管理存在的问题
（一）档案管理重视度不够
工程项目涉及面广、建设周期长、参建单位多、建设项目复杂，各单位之间互相独立，决定了其建设过程中形成的档案存在很强的专业性与复杂性，数量众多[2]。同时因为涉及单位较多，档案工作管理上存在一定的难度。工程项目建设过程中参与方众多，诸多单位并没有在思想意识上认清档案管理的重要性，只单纯的认为搞好项目就万事大吉，致使档案管理工作不能很好的开展。虽然在建设过程中形成了许多价值较高的档案，但由于工程建设进度要求，对于档案管理工作并不是很重视，各单位将重心放置建设施工进度质量上，忽视档案管理的工作，导致档案不完整，整理不规范，档案存储不规范等现象频发，大部分参建单位档案的完整性、规范性水平有待提高。
（二）档案管理制度不健全
各个单位对于工程项目的认知还停留于抓进度、抓质量，对于施工过程中产生的各种资料，施工单位往往并没有予以足够的重视，并没有形成一套规范的文件存储流程。有的单位只是分出一个固定的区域用以存放施工过程中产生的资料，对于资料的存放形式、移交流程均没有明确的规定，导致项目上档案丢失、档案不完整、档案查不到等现象频发。虽然目前部分企业开始对建设过程中的档案管理予以重视，要求各分包单位结合自己情况制定相应的档案管理流程规范，但由于各个建设单位内部管理体制不完善，对于档案管理流程的制定与安排在能力上也存在一定的不足。缺乏相应的档案管理流程制度，内部档案借阅、存档、编号没有一定的规范，使得档案管理工作的开展往往十分不尽人意。
（三）缺乏专业的管理人员
目前建设施工单位主要职能人员涉及项目经理、工程师、设计师、成本、财务等专职人员，工程施工过程中产生的档案，均有各自职能的人负责保管，缺乏一个专门的档案管理部门[4]，不同部门之间档案管理方式不一致，甚至有时由于不同部门人员忙于自己工作而忽视对施工过程中产生的资料的系统性整理。各部门人员工作繁忙，缺乏时间对工程档案进行整理。部分单位有专门的档案管理人员，但这些人员往往没有经过专业的培训，也没学过相关的专业知识，对于档案管理的知识、制度不能好好的运用，进而导致企业档案管理水平参差不齐。
三、提升档案管理的路径
（一）加强对单位档案管理意识的培训
企业应深化工程档案管理的重要性，自身对其重要性产生一个认知，企业应可以通过定期开展档案培训会，给各个部门讲解档案管理的重要性，结合工程实例，让他们在工作中认识工程档案管理的重要性。其次，档案管理的意思应自上而下贯穿单位的各个层级[5]。首先领导层要对档案管理予以重视，领导重视后，才会对下级贯穿档案管理的重要思想，根据金字塔的形式，自上而下落实贯穿工程档案管理的思想意识，并付诸于行动。在工作中使用。为保障工程项目顺利完工验收，保障档案管理的顺利执行，在进行档案管理设计时应具有实际操作性，监理单位负责检查各单元工程所提供档案资料的真实性与完整性。合同工程完工验收前，建管单位组织工程与档案人员对工程档案进行预验收，工程档案预验收不合格的，不得进行完工验收。验收各阶段严格按照验收程序进行，确保工程项目档案的完整性、系统性与真实性
（二）构建完善的档案管理体系
进行工程项目档案管理最重要的是形成一套档案管理的规章制度，只有建立规范完整的档案管理制度体系，才能有效的指导各方面档案工作的开展，规范化、合理化的制度是档案工作顺利实施的有力保障。工程建设单位在建立管理体系时可以从两个层面进行设计，一是整体统筹规划，单位设计档案管理的制度类型以及明确档案管理工作涉及的内容。二是各个层级的制度体系构建，如对于不同部门，不同代建单位，针对同一个项目，要统一档案管理规则，包括档案分类标准、档案技术标准等。从工程建设全过程中构建适用于工程项目的档案管理制度体系。集团还可以印发档案管理海报，张贴在各个职能部门的办公室，施工现场等显眼的地方，海报中就工程档案的基础知识一一进行趣味介绍，可以帮助各个部门职能人员直观的意识到档案管理的方式，掌握档案管理工作的基本操作方法。通过图片的形式，更加方便了档案工作人员模仿学习。
（三）加强专业人才队伍建设
工程项目档案管理顺利开展离不开专业人才的培养，为提高工程档案管理人员综合素质加强档案人才队伍建设,对参建单位档案人员进行档案业务培训更尤为重。根据工程实际情况，对档案人员进行档案知识、规章制度、业务操作等内容的培训，掌握档案工作相关规定,熟悉业务流程、操作方法等，为参建单位档案管理工作顺利开展奠定良好基础。各个单位应定期举办档案管理培训课程，比如每周一的时候领导可以通过开线上会议的形式，为大家讲解档案管理工作如何开展，公司的档案管理流程等等，通过开展培训，规范档案管理工作的开展，提升档案人员综合素质。其次，还可以从大学中邀请档案管理学的专家亲临指导，指出当前项目上档案管理存在的问题，并对档案管理人员进行一一指导，让档案管理人员形成一套完整的档案管理流程体系，学会工作方法，提高档案管理的效率。由于建筑业人才流动性大，因此也需要做好档案的交接工作，保持档案资料的完整性，保证档案工作开展的延续性。
四、结束语
工程档案管理工作存在大部分工程档案管理工作普遍面临的问题，如参建单位未形成规范化的档案管理制度,专业档案管理人员缺乏,档案管理工作普遍重视度不高，投资不到位，档案管理工作缺乏创新意识等情况，导致参建单位档案管理水平参差不齐。单位通过加强档案管理制度体系建设、加强人才素质的培养进而提升单位的档案管理水平。通过进一步做好工程的档案管理工作，提高档案管理人员的业务素质和管理水平，使各参建单位更好地掌握工程档案知识和工程档案有关规定，统一归档文件整理标准，提高档案实体整编质量，确保档案的完整、准确、系统。
参考文献：
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[2]高晓娟.大型工程项目的文件与档案管理思路探究[J].兰台内外,2021(04):19-21.
[3]陈韩锋.新时期重点工程建设项目档案管理对策探究[J].办公室业务,2020(24):133-134.
[4]陈韩锋.新时期重点工程建设项目档案管理对策探究[J].办公室业务,2020(24):133-134.
[5]文若霜.基建工程项目中档案资料的监控与管理[J].城建档案,2020(10):53-54.
作者简介：唐巧娟（1985.9—），女，汉族，籍贯：广西桂林，单位：桂林四建建设工程有限公司。