大兴安岭供电公司物资供应中心 黑龙江大兴安岭 1650000
摘要：在集中采购得到大力推广的当下，要想有效管理物资供应链，合同履行发挥着无法被替代的作用，这就要求各单位对合同管理模式加以规范，通过实时跟踪的方式，确保所签订合同均可得到顺利执行，而从供应商的视角来看，这样做还可避免不必要纠纷出现，自身诚信度也会得到显著增加。本文主要分析物资集中采购合同签订与履约管理的探讨。
关键词：履约管理;合同签订;物资集中采购
引言
物资采购是企业经营活动中不可或缺的一部分，控制好采购成本、确保物资采购行为的合规性、有效性，是提升企业经济效益的关键所在。企业物资采购的合规性管理是一个贯穿于采购环节始末的管理过程，不论采取何种采购方式，都要在采购所有环节中做好管理、监督与审计工作，只有全面系统的管理，才能规避物资采购各环节中可能存在的风险，才能确保企业利益。
1、合同签订要点
在集约化发展势头十分迅猛的当下，各单位对物资进行集中采购的范围逐渐扩大，所签订合同的数量也不断增多。出于使合同管理更为规范，并使履约水平得到显著提升的考虑，各单位纷纷以自身需求为依据，对合同管理所适用制度进行了拟定，而现有制度所强调要点可被归纳如下:其一，对不同工程所适用合同文本类型加以明确;其二，对合同内容进行规定;其三，使合同签订及流转流程更为明确。事实证明，随着管理制度得到落实，不仅合同签约效率得到了大幅提高，顺利履约等目标也拥有了实现的基础，基于此，各单位纷纷加入了开展此项工作的阵营。在这当中一般会涉及合同的审批、签订、管理、问题优化、奖惩优化等。整体合同管理流程的流畅度情况也一定程度上会影响各方面的工作效率，对于后续工作的开展顺畅度、风险出现概率等均有一定的影响。
2、企业物资采购合同的特征
2.1以转移工程物资所有权为目的
物资采购合同中需要注明工程物资的具体名称、规格、型号、材质、厂商等信息，还应对物资的所有权进行明确划分，企业依靠物资采购合同获取工程物资，按照合同赋予的法律权利获得物资所有权，最终实现归属权的合法转移。
2.2采购合同是双务、有偿合同
物资采购合同能够同时约定买卖双方应承担的义务，包括物资供应商需在指定时间、地点交付工程物资，企业及时支付款项等，以便达成双方友好交易的目标。
2.3采购合同是诺成合同
除了法律有特殊规定的情况外，企业、物资供应商的法人或者授权代理人在物资采购合同上签字盖章，物资采购合同即生效成立，不以物资的交付为合同成立的条件。
3、履约管理策略
3.1常见类型
若以物资采购所适用管理模式为依据，可将采购合同分为三类:总部签订、省级签订与地市签订。以国家电网为例，总部所负责部分，主要是确定投资项目，对采购合同进行签订并履行，还要对结算环节加以管理。另外，管理内容不仅涉及工程材料与设备，还包括物资调度领域。而物资公司的工作内容，可被归纳为签订、履行合同所涉及事务与常规工作。省级物资部是由物资合同所承办部分，工作职责除集中采购外，还有管理合同签订与履行情况，例如总部采购目录所不涉及物资。而地市供应中心，通常被视为以上级部门所提出要求为依据，对物资合同进行签订的部门，例如零购固定资产，而该部门所负责工作相对繁杂，除了履约管理，还涉及省公司所分配合同的管理等方面。
3.2探索建立物资采购标准化体系
标准化采购是节约采购资源，提高采购效率的有效途径。
目前，很多企业在标准化采购工作上主要存在：标准化采购工作协同推进机制还不完善；物资需求分散，物资品种规格型号繁多，无法集成需求批量；物资编码数量庞大，一物多码，一码多物现象突出等问题。要建立物资采购标准化体系，一是需求标准化。推进产品规格型号、品牌数量的整合优化，如：成套采煤工作面安装，尽可能选择相同型号的液压支架、采煤机、刮板输送机等，以减少备用配件库存。二是采购标准化。推进采购技术标准化及技术协议标准化。三是管理标准化。主要是制度流程标准化、基础资料标准化、绩效考核标准化、基本信息标准化。四是信息系统标准化。建立统一的物资管理信息系统，业务操作简便快捷，消除信息孤岛，实现资源共享。
3.3引入责任机制
事实证明，引入责任机制，可使履约管理及相关工作拥有更高水平。要想使责任机制被赋予效能进行充分发挥，工作人员应做到:首先，以管理责任为导向，对管理机制进行建构，将责任落实到个人，对管理工作落实情况进行全面把关，以项目进展为依据，通过跟踪监督的方式，确保物资采购与合同要求高度契合。其次，若以管理人员的视角为切入点，实时跟踪并管理合同履约情况，联合相关部门，拟定可使履约偏差得到科学处理的方案，做到全覆盖管理，具有突出的社会价值。最后，定期组织培训活动，确保从事相关工作的人员均有依法管理与依法经营的理念，而法律意识的树立和责任意识的强化，均可为管理能力及水平的提升奠定基础。事实证明，只有做到以上要求，才可使物资供应拥有坚实的保障。调查结果表明，诸多单位在开展日常管理工作时，均未给予仓储应有的重视，由此而引发的问题是大量物资被浪费，引入责任机制的重要性自然不言而喻。除上文所提及策略外，可使采购职责得到明确展现的方法，还要对物资管理制度进行落实，具体来说，就是对各岗位所对应权限及职责加以明确，在对物资采购流程加以明确的基础上，对不相容职务做分离处理，通过加大监管力度的方式，确保物资采购的任意环节均处于人员控制状态。而常规模式将管理与物资采购割裂，致使各部门难以达到协调统一的要求，要想使该问题得到解决，最有效的方法是将责任落实到个人，将不必要问题出现的概率降至最低。
3.4规范物资交付流程
为了避免物资交付环节出现风险，企业应对原有交付流程予以规范，以此确保买卖双方能够在物资采购合同基础上达成协议，避免发生纠纷或因物资丢失、损毁造成的损失。一方面，企业需要明确规定物资交付时的实际收货人名字、联系方式、交付日期等。常见的交付方法包括由供应商送货上门、供应商将物资交由运输公司代理运输、企业自行上门提货等，在这一部分，需要针对费用的生成承担方进行明确规定。在具体交付期间，企业应及时向供应商索取物资送货单、产品合格证、质量证明书等，并对收货凭证等资料做好保管工作，这些资料均可作为交付过程中重要的交付凭证。此外，注意签收凭证上应按照物资采购合同中规定的指定收货人签署姓名，由此明确自身职责，防止出现职责转移造成无权签名者私自签名引发的风险。另一方面，企业在验收物资时，根据物资采购合同核对好物资的数量、规格型号、材质、厂商等信息，防止错收物资或因物资质量不达标造成企业遭受损失。根据我国《民法典》规定可知:供货方需在指定的交付流程与时间内完成货物交付任务，若延期将由供货方自行承担额外费用。
结束语
综上所述，企业在签订物资采购合同前可从货款支付方式、物资交付流程、解读法律法规、完备调解手段、拓宽资信审查渠道等方面着手，为企业规避物资采购过程中的潜在风险，最大化保障企业的权益，推进企业物资采购管理工作，满足企业做大做强的长远规划。
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