中国神华煤制油化工有限公司 100011
摘要：采购档案是企业采购活动中形成的有保存价值的文件材料，完整、客观的记录了企业采购活动的面貌。“十四五”时期，我国将进入新发展阶段，全面深化改革的脚步铿锵走来，企业采购档案管理面对数据量庞杂、采购实施主体不统一、采购管理系统整合能力较差的现实挑战，应该如何实现高质量发展？本文从建立权责明晰的采购档案管理体系、完善涵盖各方的采购档案管理制度、优化整合统一的信息管理平台等方面进行了思考与探索。
关键词：新发展阶段；企业采购；档案管理
本文所述的采购，包含招标采购和非招标采购。所谓采购档案，是企业在物资、工程和服务等采购活动中形成的有保存价值的文件材料，是企业在采购计划、寻源、执行、后评价等全生命周期采购活动中产生的完整的、系统的记录，是每个采购项目的重要法律依据，是企业生产经营运行中不可或缺的重要文件资料。
一、采购档案的价值体现
1.采购档案的原始记录性。在企业的整个采购活动中，从采购需求的确定，到采购文件的编制，再到招标、投标、评标（或询价、报价、评审）的执行，最后到合同签订、履行、后评价……采购档案完整地记录了采购活动的全生命周期过程，真实的体现了采购活动的每一个关键节点。
2.采购档案的凭证依据性。一方面，采购是企业的高风险点之一，容易滋生腐败的温床，近年来无论是巡视还是审计，都将采购纳入重点检查内容，采购档案的原始客观记录，使得采购实施过程有据可查，可以追根溯源，查阅采购过程是否存在违法违规问题。另一方面，在遇到采购异议或投诉时，可通过对采购档案的查阅，予以答复，有效的解决纠纷。
3.采购档案的查考利用性。已经形成的采购档案，完整、系统的记录了某一采购项目的实施过程，采购管理者可依据采购档案，总结归纳出某一相同或相似类型的采购项目的执行规范，形成采购模板或范本式管理，这对于后续相似采购项目起到借鉴意义，也可以大大提高采购效率与质量。
二、采购档案管理模式转变的背景
“十四五”时期是我国全面建成小康社会、实现第一个百年奋斗目标之后，乘势而上开启全面建设社会主义现代化国家新征程、向第二个百年奋斗目标进军的第一个五年，我国将进入新发展阶段。新发展阶段是全面贯彻新发展理念、推动高质量发展的阶段。在当前形势下，作为国有企业，如何更好地立足于新发展阶段？这就需要在深刻把握新发展阶段内涵的基础上，全面深化企业改革，创新发展理念。
就采购管理而言，积极推进采购管理模式转变，则成为深化企业改革的重要措施之一。采购管理由原来的分散式管理，转变为集中式管理，同时为防范采购风险，采用需求权、审批权、采购权、监督权分开的“四权分立”采购管理模式，即需求部门提出采购需求，采购管理部门审批，采购代理机构采购，内控、纪检等部门监督。同时，将原有的招投标采购范围扩大，将招标限额以下的非招标采购也纳入管理范畴。
采购管理模式的转变，势必会带来采购档案管理模式的变化。如何优化原有的采购档案管理模式，适应采购管理模式的转变，适应深化企业改革的需要，则成为档案管理者应该认真思考的问题。
三、采购档案管理面临的问题
1.采购周期长，采购环节多，导致采购档案的数据量庞杂。
采购活动的周期较长，从采购需求的产生到采购计划的形成，从采购寻源到供应商确定，从合同签署到后评价，完整的采购活动周期短则半月，长则一年甚至数年，涉及环节众多，每个环节的立项审批等文件都非常重要，特别是招投评及询报审文件，投标或报价单位多的可能涉及二十多家，大的招标项目，只标书就涉及商务文件、技术文件、报价文件等多项文件，还有后期的合同文本及执行过程中变更文件等等，从而导致采购文件材料数据量庞大且纷繁交杂。
2.采购实施主体不统一，导致采购档案收集难度加大。“四权分立”的集中采购管理模式，在防范采购风险、规范采购管理的同时，也使得采购实施主体增多，至少包含需求方、审批方及采购方，由于各方职责界面存在某些交叉处或模糊点，由此带来的三方采购文件应该由谁归档，哪些采购文件应该归档等采购收集方面矛盾突显，这进一步加大了采购档案的收集难度。
3.采购管理系统的整合能力较差，导致采购档案数据完整性、系统性不足。随着信息化和智能化的发展，企业大多在建立智能工厂的路上探索，虽然更多地使用系统和平台来管理已成为大趋势，但目前企业采购管理尚未建立统一的可实现全生命周期管理的平台，大多分散管理，各采购实施主体各管一段，如ERP系统由需求方管理，采购管理系统由审批方管理，电子招投标系统和询价平台由采购代理机构管理，三个系统虽然能涵盖采购全过程，但系统的设置不完全统一，往往出现因系统衔接问题导致的数据丢失或推送不全，从而使得采购文件归档的完整性、系统性大打折扣。
四、采购档案管理的思考
在新发展阶段全面深化改革的背景下，在简政放权、放管结合、优化服务改革的形势下，企业按照集中统一管理、分级负责的原则，对采购活动实行全生命周期、多维度管理。针对由此带来的采购档案管理中出现的难点问题，笔者展开了一些思考，提出了以下对策与建议。
1.建立权责明晰的采购档案管理体系。采购文件归档并非档案管理人员一人之责，涉及采购人、审批人及采购代理机构，确立统一领导、分级负责、专业管理的原则，建立采购档案管理网络图，明确归档主体责任，明确各方在采购档案管理中应承担的职责，有效规避推诿扯皮、拖延散漫现象。
2.完善涵盖各方的采购档案管理制度。首先，由各方的采购人员，根据业务工作流程，进一步梳理各自职责范围内的采购关键环节和重要节点，表明各环节或节点需要形成的文件材料，并实行全程管理，确保文件资料的有序形成、积累和收集；然后，由档案管理人员根据档案管理规定与要求，确定采购文件材料归档范围、内容、形式以及保管期限，形成归档成册表。最后，以统一的制度发布，明确管理要求，为采购文件归档提供制度依据。
3.优化整合统一的信息管理平台。统一建设覆盖采购业务全系统、全流程、全周期的采购管理平台，实现操作公开、过程受控、全程在案、永久追溯。同时，与档案管理系统高度集成，将采购文件归档成册表嵌入系统，实现一键式归档，避免重复的人力、物力浪费。同时，做好采购全过程电子档案备份工作，保障档案数据在规定期限内安全、稳定存储，并定期检查数据安全性。
结语
在信息化、智能化高速发展的今天，立足于新发展阶段，企业的各项工作都在不断地改革，采购管理模式也在不断的变化，采购档案管理也需要适应全面深化改革的需要，不断完善管理体系，健全管理制度，优化整合信息管理平台，以守正创新的精神，持续优化采购档案管理模式，提高管理质量与效率，为企业的高质量发展提供智力支持。
参考文献：
[1]王英玮、陈玉清，企业招投标档案管理的问题与对策研究，中国档案，2010（06）
[2]姚琳，加强招标投标活动档案管理工作之我见，档案管理，2020（04）
[3]陆博瑶，企业招投标档案管理的问题与对策，中外企业文化，2021（01）
[4]尹文菊，电子招投标形势下如何确保招标档案的完整和准确性，兰台内外，2019（21）