袁爽
山东交通技师学院 山东 临沂 276000
摘要：数字档案室主要是通过使用计算机技术将纸质档案资料转换成电子信息进行集中存储，该存储方式能够让档案查询、存储和传递工作更加方便快捷，是新时期比较常见的一种形势。基于此，本文主要从技术、软件、硬件等角度出发，明确构建数字档案室的关键要素并在此基础上，研究培养档案管理人员的创新意识、安全防范意识的方法，这样才能真正解决现阶段的档案管理工作难题。
关键词：创新驱动；数字档案室；建设方法
基于我国已经进入大数据时代，传统档案管理工作的不足之处引起了档案管理部门的重视。不仅企业经营过程中会产生档案数据，需要及时进行档案管理工作，实际上城市发展进程中所产生的一系列数据信息，也需要通过专业的档案管理人员进行记录和整理。
1.档案管理工作的基本特点及时代发展要求
创新是时代发展的一个基本特征，在研究如何创新档案管理模式时，应当根据档案管理工作的基本任务，分析出这项工作的特殊性，明确工作的创新发展方向。
1.1基本特点
以企业的内部档案管理工作为例，日常工作任务主要是根据企业项目经营发展的实际情况，真实准确的记录相关数据，方便分析出项目方案的优缺点，合理调整后续的经营目标及工作计划。同时，档案管理工作不仅要侧重于对档案信息进行安全管理，还需要研究如何合理发挥出档案资料的使用价值。这些都是当前档案管理工作的基本特点，需要企业安排专业的人才来展开各项管理工作。
1.2时代要求
新时期人们的生活节奏不断加快，工作效率也急需得到稳步的提升。从档案管理的角度来说，企业经营规模不断扩大，实际工作中产生的数据信息增多，档案整理工作的任务量有所增加。而时代发展对企业的综合实力也有了更高的要求，需要档案管理人员完善企业的政治建设、文化建设和经济建设等相关基础信息。目前，这项工作可以利用信息技术手段来完成，这符合时代的发展特征，可以减轻员工的档案管理工作压力。而这就要求企业积极引进计算机工作设备，构建数字档案室。
2.新时期顺利建设数字档案室的途径
数字档案室的特点就是可以利用信息技术对档案资料进行自动化、智能化的管理工作。而在具体构建数字档案室时，主要应当从技术、硬件设备、软件系统等方面展开研究。
2.1技术
电子化档案与纸质档案的归档流程不同，档案的存储格式也有差异。因此，在数字档案室的建设过程中，需要确保档案管理人员具备对信息技术的操作能力，并应当保障档案管理团队具备创新意识及能力，能够灵活完成纸质档案向电子档案的转换工作。同时，企业应当提前统一电子档案的存储格式。比如，针对文字档案的存储应当使用Word进行记录，并应当统一字体、字号和排版方式，为后续取用资料提供便利。
另外，企业应当在内部做好宣传教育工作，引导员工认识到信息技术的重要价值，要求员工主动转变工作方式，学会利用网络技术收集、整理及传递资料信息。
严禁在档案管理岗位上使用兼职，要选择专业能力强的人才组建工作团队，这样才能发挥出数字档案室的使用价值。
2.2硬件
建设数字档案室，需要在前期投入资金引进计算机工作设备。避免选购一些廉价的二手设备，造成硬件装置与软件系统不兼容的情况，或者出现卡顿的问题而影响工作效率。企业可以根据传统档案管理工作的流程和特点，建设相应的机房，设置成电子档案的管理室，执行相应的管理机制，方便对硬件设备进行集中管理。另外，应定期安排维修人员对硬件设备进行检修工作，保证设备的正常运作。
2.3软件
智能化的档案管理工作需要企业引进专业的管理软件，目前应用效果较好的技术方法就是使用云计算技术，将信息数据记录在云存储平台，这个平台的特点是不会占用系统空间内存，存储容量大，可以实现永久存储。同时，通过构建网络工作平台，使用社交软件，方便员工之间传递工作消息，可以及时跟进档案信息的更新情况，保障档案管理工作的实效性和真实性。
纸质档案与电子档案之间的区别是：电子档案的存储格式具有多样化的特点，不仅可以存储照片、文字信息；还可以存储视频、音频等文件。保证了档案资料的全面性，而这些功能都得益于企业对相关计算机软件的引进工作。
3.展开数字档案管理工作的注意事项
以创新为基础，不断迎合时代发展特点对档案管理工作进行优化升级，可以提高档案管理水平，降低管理难度，为企业的可持续发展提供基础保障。
3.1创新
企业需要发挥出档案资料的开发利用价值，并通过数字档案室的建设工作，着重突显出档案管理工作的服务属性。这需要为档案管理人员树立创新工作观念，积极研究融合现代化信息技术的各种功能，提升档案管理水平的方法。比如，通过网络的实时互动功能，设置在线查询服务。当员工通过关键字检索无法找到相关档案资料时，可以求助在线管理人员，这可以提高人们对电子档案管理方式的满意度。
3.2安全
在助力数字档案室建设工作时，国家应当出台相应的管理政策，制定网络安全管理条例。然后，各个企业对员工进行法律基础常识的教育工作，避免由于人为因素造成档案资料的泄露或丢失等问题。同时，企业应完善内部的档案管理机制，要通过思想教育让每位员工都意识到自身工作任务与档案管理之间的关系，规范档案的存储、取用管理流程，确保在出现管理问题时，可以追究负责人的责任。
最后，应当从网络信息安全的角度，安装防御类的软件。定期进行系统杀毒、修补漏洞等操作，给电子档案的管理工作营造一个良好的网络空间环境，确保顺利建成数字档案室。另外，档案管理工作应当以资源共享为基础，这符合网络时代开放性的特点。不过，工作人员应根据档案保密管理规定，确定哪些档案可以公开共享，哪些档案需要进行加密管理。
结语：以创新为驱动力优化档案管理工作内容及形势时，最关键的任务就是：要确保工作人员具备专业知识技能及创新能力，同时要考虑大数据时代的网络安全问题和数字档案室建设前期的成本投入问题，合理引进软硬件设备，完善基础设施建设，并结合国家法律制度来完善内部管理条例，为全面推广使用数字档案室奠定良好基础。
参考文献：
[1]祝云飞.企业数字档案馆(室)建设解析[J].机电兵船档案,2016,(5):54-58.
[2]王淼.浅谈如何做好数字档案室建设[J].黑龙江档案,2018,(6):86.