魏素萍
东明县委组织部 山东菏泽 274500
摘要：随着我国信息化技术的不断发展，各行各业也都在向着这一方向延伸。当前大数据及互联网技术的广泛应用使得信息管理工作的信息量不断增加，同时信息的类型也逐渐多样化，尤其是在档案管理工作中，基于传统档案管理理念和服务方式的档案管理已无法满足目前社会对企业、高校等各个领域中档案管理的要求，并且所处信息环境正在发生本质上的改变，因此更多的研究学者开始将研究目标转向对档案管理的信息化发展。
关键词：企业；档案管理；信息化；建设
引言
随着时代的发展以及科技水平的提升，人们越来越意识到档案管理工作的重要性。而在传统档案管理模式中普遍存在重视程度不够、专业能力不足、岗位素养缺失、信息化建设过于表层化、电子档案安全性缺失等问题，严重影响档案管理工作的顺利开展及健康发展。因此，结合时代发展体征，探索新时期档案管理工作的新思路具有十分重要的意义。
1加强文书处理和归档的数字化管理
文书管理是一项基础性工作，其效率直接影响档案管理效果。为满足现代化档案管理需求，目前已经广泛使用计算机完成文件的登记工作。为提升工作效率，对于传输的文件应当根据批办次序在局域网中依次传阅，并预先设定催办的具体时间。若文件不能按照预定的时间归还，催办程序将直接向承办人发送有关的信息，提醒其及时进行处理。文件处理完毕后，系统将自动安排预归档，确保文件材料归档。
2制定档案信息化建设标准与规范，维护统一性与一致性
企业档案的建设中，要加强标准与规范建设，这也是重中之重，重点内容之一，也是展现一个单位档案管理是否达到现代化水平在行政机构档案管理信息化建设中，要结合机构特征，分析其内部管理标准，进行妥善落实与执行，注重在过程中查缺补漏，实现对信息化体系的健全与完善。遵循国家相关标准，注重遵循便捷与精确标准，确保其发展能够达到现代化水平。在信息化建设中，要实施统一的标准与规则，在构建中及时发现问题并采用有效的方式解决，尤其是对于软件内容与格式，提升规范性，为资源共享提供便利。
3改善档案管理条件
企业档案管理效能的提升，也是现代企业制度建立的内在要求。因此，企业经营者、管理者要切实在思想上高度重视企业档案管理工作，加大档案管理所需人财物的投入力度，改善档案管理的现代化、信息化水平，为提升企业档案管理效能提供必要的技术支持。要根据企业档案管理实际需要，严格按照企业档案数字化、信息化建设标准和要求，改善档案管理环境，为企业档案管理配置先进的管理设备和器材。提前做好企业数字化档案馆建设规划、科学研究档案馆建筑结构和布局要求，因地制宜地做好功能分区，严格按照“八防”的标准和要求，确保档案库房安全。探索利用网络云、办公自动化App、档案检索网络化、智能化等，切实改善企业档案管理软硬件条件。
4筑牢档案信息安全防线
企业档案信息化建设与管理面临着非法访问、数据泄露、病毒攻击等非传统安全因素威胁。为此，要从管理上做好安全风险防范，档案管理人员要提升安全风险防范意识，从密钥管理、灾难恢复、应急处置、风险评估等方面，细化企业档案数据员、管理员、安全员职责；要从设备上做好安全风险防范，做好日常入侵检测、安全审计、漏洞扫描等常规工作，也需要做好档案存储设备、服务器、网络设备实时运行监控，重视数据备份工作。要从技术上做好安全风险防范。利用区块链、物联网技术，加强数据信息监测，运用时间戳、电子签名等技术，增强信息安全性。必要时，将档案局域网与政务网、Internet网物理隔离，做好信息边界管控，确保档案信息安全。
5做好档案数据库的系统建设
企业数字化档案建设需要以良好的硬件设备为基础，并构建强大的数据库系统。所以，企业必须要加强对档案管理工作资金的投入，同时引入先进的设备，构建档案数据库体系。档案数据库构建是档案数字化管理工作开展的核心，需要加强对这方面工作的推进。企业数据库系统构建中可以选择两种方式，第一种方式为对原始文件进行扫描，第二种方式为对档案数据的导入。但是在实际办公工作开展中，大部分企业都已经形成数字化办公体系，而且将档案资料存储到计算机系统中。因此，在数据库系统构建中，可以实现对企业信息数据系统的导入。但是如果档案信息仅是纸质文件资料，则需要档案管理人员通过扫描的方式对档案资料进行存储。在这些数据的扫描和导入中，可以优先处理一些企业发展利用效率比较高的档案资料。
6健全档案管理信息系统
根据企业档案信息化管理实际，建立统一的档案信息化管理系统，建立专门的档案数据库，将前期采集到的档案数据信息录入信息系统。该系统可由数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助和用户权限分配等子模块组成，并利用互联网技术，实现档案管理系统与企业各业务部门之间的有机联系，实现企业档案信息自动化管理。其中，数据采集加工模块，主要涵盖各个业务部门的数据信息；信息查询则根据不同用户权限配置，赋予其相应的案信息查询范围；系统维护则由企业档案后台管理人员使用，根据系统在后期运行过程中出现的各种情况或问题，及时予以更新、维护。
7积极构建科学高效的档案信息化管理机制
建立数字化管理制度。遵循国家相关档案管理法规，进行深入剖析，结合实际情况，全面进行分析研究，构建具有信服力和指导性的档案管理制度，为档案数字化的良性发展奠定基础。其次，加快构建数字化管理制度。具体讲，要重视做好档案原始数据和资料的收集和管理，保证规范性，遵循相关归档，维护数据信息的正确性、完整性；而后，对电子档案进行合理分类，建立相关规章制度。除此之外，要落实查询与使用工作，维护保密性与安全性，构建相关机制，维护使用效果，最大限度予以保密不外泄。再次，建立信息化标准制度。这部分工作强调信息收集格式的一致性，遵循标准规范，落实统一规划与设计，加强档案系统的科学规范化管理。同时也要在信息安全上执行严格的制度，做好相应的备份管理，保障数据的安全。
8提升档案管理人员信息素养
作为现代化档案管理的主要执行者和实施者，档案管理人员的信息素养和综合素质与档案管理工作的效率和效果密切相关。因此，档案管理部门应当加强对工作人员的培训，提升他们的计算机操作能力，使他们能够掌握数字化操作技能，并将之运用到具体的档案管理工作中。此外，档案管理人员自身也要加强学习，不断提高自身的信息素养，为推进档案管理现代化贡献自己的一份力量。由于安全性是档案管理工作的基本要求，为此档案管理人员还需要提升自身的安全意识和能力，做好档案安全保护工作，为档案的安全性和可靠性提供基础保障。
结语
综上所述，企业数字化档案构建对企业的档案管理工作以及企业经济效益提升具有重要作用。但是也应该看到，在企业数字化档案建设的实际工作中，还存在着诸多问题，需要不断地加以改进和完善，由此推进企业数字化档案建设工作的全面开展，充分发挥出数字化档案管理工作的价值和效率，促进企业经济效益的提升，助力企业健康持久发展。
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