青岛高新技术产业开发区管理委员会 山东 266000
摘要：现阶段，信息技术已经步入了发展的成熟阶段，企业实物档案管理的方法和模式也应当从传统单一模式转变成符合新时代特征的管理模式，在传统管理的基础上挖掘实物档案管理更大的价值。放眼过去，长期以来的实物档案管理更多局限于保存和展览，档案背后蕴含的精神和文化价值却很少被留存和展现出来。新时期对于实物档案管理价值的判断需要富有时代特点的标准和内涵。
关键词：实物档案管理；价值
引言
目前，大多数企业都会通过采取内控制度的方式来加强企业管理，提高企业的管理水平，进而达到提高企业工作效率，推动企业进一步盈利的目的。企业的固定资产作为实物档案，对于企业的正常运营而言至关重要，是企业内部一笔不可忽视的重要财富。
1实物档案的基本内容
实物档案，具体包括在公路工程建设中直接形成的、获得的、所接受的、被赠送的证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、牌匾等，除此之外也有工程的批准书、工验收证书、竣工图，等等。实物档案是对工程或者单位取得成就的历史记录，具有非常重要的保存价值。
2新时期实物档案管理的价值分析
2.1健全内部资产档案管理制度
首先，企业的管理者应该充分意识到资产管理制度的健全对于企业发展的重要作用，并根据实际情况，健全企业内部的固定资产实物档案管理制度，加强对固定资产的管理手段。这样，才能真正发挥企业内部固定资产的使用效益，避免资产遭受不法侵占或者流失，避免其他违法乱纪的现象发生。一方面，在程序上，企业内部的资产档案管理制度应该有明确的程序来予以参考和落实，这样才能真正保障企业内部的长远发展。比如：从票据的记录与控制层面看，企业应该根据实际情况，实行票据保管、收款与会计记录人员的岗位分离；对所有票据进行预先编号，所有作废的票据都要妥善保存，对已经使用的票据由会计人员进行定期销号，并及时与票据保管人员进行核对，以防止交易漏记或重复记录现象，保证全部收入、结算款项等能够及时准确入账。另一方面，在内容上，档案管理部门应该本着实事求是的原则，记录每一位接触过资产的人员，避免谎报瞒报现象。资产接触与记录使用主要是指限制接近资产和接近重要记录，以保证资产和记录的安全。保护资产和记录安全的重要措施是采用实物和技术防护措施。在采取电算化核算的情况下，每个岗位只能使用自己设置的密码接触由自己负责的数据，复核岗位只能进行数据查询和复核，不具备修改已经形成数据记录的权限。只有企业的内部资产档案管理制度得以健全，才能够保障企业有序运转。
2.2编研素材收集
档案编研，是按照一定的主题，以满足单位日常运转、业务管理、生产经营、技术开发等各项工作和活动利用档案需要为目的，以馆藏档案为基础，以汇编档案文件和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作。档案编研作为档案业务建设中一个重要的组成部分，其工作的重要性、艰巨性和研究性已被人所共识，并在档案工作中发挥着积极而重要的作用。高校档案编研主要是为了满足教学、科研、行政管理等各项工作和活动利用档案的需要，以学校档案馆馆藏档案为基础研究编写的成果，成为学校宣传馆藏资源的有效方式。其能够为校园文化建设提供产品，为学校提升知名度、美誉度，使不重名利的档案馆（室）积极参与到学校的大事要事之中，还能够为学校教学、科研和管理等工作提供参考借鉴，为学校的教育教学做出正确引领，如今其在学校改革发展、校史展览等方面发挥的积极作用已越来越为人所认同和称道。高校档案编研主要类型有文件汇编、文集、数据汇编、大事记、组织机构沿革、校友名录、制度汇编、年鉴、档案志、校史等。而各单位办公室的日常工作其实就是在默默收集、留存档案编研所需的素材信息，可以说办公室承担着为编写大事记、年鉴、校史等编研成果提供相关基础信息的工作。这些基础信息的收集整理要靠办公室平时工作的积累，有赖于办公室长期形成的良好工作习惯。
办公室几乎经手或亲历了单位每一项工作过程材料的形成，十分熟悉相关材料的内容，当这些基础信息要作为编写年鉴、大事记、校史的素材时，从材料的收集、汇总、梳理、分类、预立卷直到移交校档案馆，办公室都扮演了实际操作者的角色。如果办公室在工作中能对每个环节和程序把好关，将对确保编研素材的完整性、高质量起到非常重要的作用。
2.3档案的优化储存
由于档案一般为印刷和笔墨，碳素会在长时间的储存过程中挥发，导致字迹的淡化，在后来的调查和借鉴过程中有很大的不利影响，更关键的是，档案的储存是为了留下一个时代的证据，是见证我国公路建设项目发展的文字证据，所以对于档案的保持一定要尽可能地完善，普通的保存方法会造成字迹的淡化，纸张的旧化、变黄，以及会遭受变潮等影响，所以要对档案的储存进行一定的优化处理。例如对于一份档案可以实行多份制，要有一定的档案留存，为了防止档案的遗失，可以在固定的档案室里留下备份。
2.4实物档案管理能够宣传企业文化
在过去很长的发展时期，实物档案管理工作除记录了企业的文化、成绩，还保留了自身独有的价值观。实物档案这一载体对于企业历史的见证具有举足轻重的作用。企业应定期举办档案展览，充分利用实物档案，让宣传人员对相关实物进行详细讲解，挖掘背后的故事，传递它带来的精神内涵，让参观人员切实感受到由实物档案带来的精神洗礼，增强对企业的认同感。同时，实物档案的作用也应该与时俱进，在高速发展的信息时代应通过高新技术，制作相关软文，在各大软件、微信、网络平台上发表，让企业文化及企业精神发扬光大。
2.5建立实物档案数字展厅
为了发挥企业实物档案的最大价值，为企业创造实际效益，还需要对馆（室）藏的实物档案进行集中展示。考虑到各企业自身经济条件限制，未必有能力建立专门的企业档案馆，实物档案数字展厅成了可供替代的选项。在此之前，需要对实物档案进行数字化，根据实物档案载体的不同，可分别采用扫描或拍摄的方式进行。针对纸质载体的实物档案，如奖状、证书等，可根据档案幅面大小选择适当规格的扫描仪进行扫描，或将小幅面扫描后的图像进行拼接；针对非传统纸质载体的实物档案，如奖杯、牌匾等，可利用数码相机进行彩色拍摄及后期处理还原实物档案。最后，可采用Java虚拟技术，对企业实物档案进行三维影像制作，在网络上进行模拟展示，从而实现企业实物档案的三维动态互动展览。
2.6加强风险控制能力
企业的固定资产在投资和日常的经营当中，可能会面临各种各样的风险。部分风险可能让人始料未及，但是大部分风险是可以通过风险预测和风险控制来解决的。因此，企业管理者在日常的过程中，应当加强自身风险控制的预判能力和应对能力。这样，才能真正让企业在市场经济的浪潮当中不断前行，获得长远发展。
结语
新的时期，实物档案管理不能再局限于简单的整理保存工作，更多的是需要企业不断挖掘出实物档案更深层次的意义和价值。实物档案对于企业而言具有时代性和历史性，它见证企业在不同发展时期的阶段性成果，也是企业向外界展示自己的名片，更好地让外界以及内部员工看到企业精神、理念和文化。企业要重视实物档案管理工作的重要性，不断改进实物档案管理的方法，提高管理水平，发挥档案的价值，更好地为企业发展服务，为社会大众服务。
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