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摘要：传统的人事档案信息管理方式都是通过纸质保存，一旦发生改变就要作废纸质档案重新打印，浪费时间、浪费纸张，工作效率大幅度下降。因此传统的管理模式已经完全不符合现如今事业单位的发展，很多企业已经开始对现如今的工作进行变革，原有的人事档案管理模式已经逐渐被抛弃，取代它的是信息化管理。这对于企业来说是一种新机遇，如果不及时做出改变就只能被时代抛弃。
关键词：人事档案；电子信息化；管理
一、新时期人事档案电子信息化管理的特点
1、易管理、方便查阅。人事档案电子信息化具有易管理、方便查阅的优点。传统纸质人事档案管理方式不仅会形成巨大的工作量、增加人事档案管理的难度，长此以往，还会因纸张存放造成一定程度的成本费用。而且，传统纸质档案的保存需要特定的房间和条件，需要专门的人员对此进行管理，管理者不可能是长期不变的，如果档案管理者发生变动，档案还可能因此出现信息记录不完整和档案遗失的现象，而这些潜在的问题无形中给资料的查询和工作的调用带来了巨大的不便。另外，也可以减少因管理者调动造成的档案记录不完整和档案缺失的现象。而且人事档案电子化管理可以在计算机上直接而准确的查询到需要的信息，能够在较短时间高效的完成工作。
2、易更新，不受限制。人事档案电子信息化还具有档案易更新，不受行业限制的特点。在传统纸质人事档案管理模式下，建筑行业的人事档案信息与实际情况相比表现出了明显的滞后性，进而使得无法做好档案的动态管理工作。而人事档案电子信息化管理能明显克服传统纸质管理的困难，能够做到实时收集信息并把信息及时存入数据库，做到对职工的档案随时更新、修改和补充，不受时间和地点的限制，保证人事信息的及时性和准确性。同时电子档案的储存量也远远超过纸质的档案储存方式，不会受到纸张的限制，可以使其记录的信息与纸质的相比更加完整、细致。
3、易保存、防涂改。与传统纸质人事档案管理相比，人事档案信息化管理具有易保存和易涂改的特点。电子档案能有效避免温度、水、微生物等不可控因素对档案耐久性的影响，还可以避免因管理人员变动造成档案内容的丢失、损坏等现象，大大降低了纸质档案损坏不可复原的风险。虽然人事档案电子化已经是必然趋势，但是纸质档案也绝对不会因此而消弭，纸质档案始终是人事档案管理的重要组成部分。在人事档案管理工作中，保证电子档案流程化、规范化后，要对纸质档案与电子档案分开管理，双管齐下可以避免因人为因素造成的档案恶意修改、恶意盗取等现象。纸质档案遗失时，电子档案也可以做到补充作用，在平时工作中电子档案就足以满足要求，这也大大降低了纸质档案因为工作需要而产生的磨损。也就是说对人事档案信息化管理能够高度实现办公自动化和管理自动化，而对人事档案分别进行纸质管理和电子化管理能高度保证铁路集团人事档案信息的安全性和保密性。
二、人事档案信息化管理存在的问题
1、管理模式和手段单一落后。在传统的人事档案管理模式下，人事档案管理的主要工作就是对于档案的收集和保存，通常是通过纸质保存，在查找时一旦分类模糊就要花费很多时间去查找，浪费人力物力的同时工作效率也十分低下。我国信息化社会发展日益迅速，如果只依靠人的力量管理档案将不符合时代发展要求、不符合事业单位与时俱进的发展理念。管理模式如果能有大幅度的变革，对于事业单位和员工而言都起到了很大的作用。
2、没有完善的基础设施。档案整理如果固守着传统的管理模式，很容易出现纰漏。人事档案对于员工而言十分重要，它关系着员工的职位分配和调动，因此如果一旦出现纰漏，对于企业和员工个人而言都是很大的损失。很多老的事业单位还固守着传统的档案管理模式和设备，浪费资源浪费时间，很多时候档案的安全性也不能得到保障，并且档案柜的防潮、防水、防虫工作也没有做好，出现了很多的问题。
3、管理人员思想重视程度不够。人事档案信息管理很多时候不会受到事业单位高层的重视。事业单位最重视的是经济效益，所谓“无利不起早”，人事档案的管理不能直接给单位带来收益，因此他们的管理信息化改革通常会被推迟到所有改革之后，甚至因为不舍得资金的投入，人事档案管理的改革会被忽略。人事档案是对员工的档案进行收集和保存，看似工作内容简单，实际上如果固守传统的管理模式，一旦有变动就要牵动很多纸质档案的废弃，工作效率会极其低下，事业单位管理高层一定要对此加以重视，加大资金投入和设备更新，才能给事业单位带来更多的经济效益。
三、新时期人事档案电子信息化管理的措施
1、加大资金投入完善基础设施。国家对于档案管理提出了九防，防火、防潮、防高温、防尘、防霉菌、防虫、防鼠、防光防盗，现代化的档案管理模式采取了信息化智能管理模式，符合九防的标准，做到了以科技为基础，依靠先进的设备进行档案信息的管理，更新了储存技术、计算机技术、通信和信息化处理技术，将空气消毒、视频监控、漏水警报、红外线警报等方面设置的更加系统化、信息化，可以给事业单位一个更加安全、方便、舒适的档案储存和收集机构，提高工作效率、保障安全性、减少出错率。
2、建立完善电子档案管理系统。随着科技的发展，人事档案电子信息化与传统纸质档案相比具有种种优点，那么在这个新时期下，人事档案电子信息化将是必然的发展趋势和企业人事档案管理的重要发展方向。人事档案从传统纸质迈向电子信息化的过程中，发现了新问题。我们想要实现人事档案信息化管理，就需要将纸质档案转换为电子档案储存在计算机中，而这恰恰需要合适的系统为依托，才能进一步实现档案的电子信息化管理。也就是说，企业或集团想要人事档案电子化管理落地实施，其重中之重就是建立一个可靠的档案管理系统。想要建立可靠的档案管理系统，就需要企业在系统开发和管理方面投入足够的资金，还要引进技术型和管理型人才，才能建立一个集信息收集、档案分类、档案信息更改和查阅于一体的档案管理系统，满足人事档案电子信息化管理的要求。想要顺利完成档案信息化管理仅仅是在系统上进行资金投入是不够的，还需要进一步为档案管理工作配置合适的设备，还需要专门的人员定期对设备和系统进行维护，保证档案管理系统的正常运行。
3、重视人事档案信息的安全性。首先，事业单位必须要通过各种有效措施来保障信息的安全性，将安全防范放在信息化管理的重要位置。这就要求企业引进更多的技术人才来建立档案信息化管理的安全机构，明确安全保障工作的责任人，以此来保障网络安全，做好安全防范工作。其次，事业单位要做到与时俱进，注重人事档案管理的数字化，建立数据库，在防攻击、防病毒、放漏洞方面做好充足的技术保障。只有企业保障信息安全，才能获得员工的信任，员工的顾虑消失也就能更全身心投入工作中，为企业创造更多经济效益。
结束语
总而言之，人事档案电子信息化管理不仅能代替传统纸质档案管理方式，弥补其不足之处，还能提高人事档案管理的工作效率，保障人事档案管理的安全性和保密性。在企业的人事档案信息管理工作中，做好对信息的分类管理，以及电子化管理，能够使人事信息清晰、明确的呈现在系统上，方便管理。这些人事信息往往是企业保密工作的重点，也是进行工作分配和工作决策的重要依据。保证人事档案管理的高效和便捷，对于集团整体工作来说是十分重要的。因此在新时期下，人事档案电子信息化管理的发展和落实非常值得重视。
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