阿勒泰市国有土地上房屋征收与补偿办公室 新疆阿勒泰 836300
摘要：随着时代的发展，在科学技术发展的推动下，信息技术被广泛应用到人们生活中，信息化时代的到来标志着人类的文明史迈入了新的阶段。在当前的档案管理之中，现代技术的应用正在逐渐地增加，这些技术的应用可以使得档案管理所获得的效率变得更高。可以说信息技术的发展对于档案管理工作的顺利进行发挥着极其重要的作用。
关键词：信息时代；档案管理；问题；对策
引言
很多企事业单位在重视档案管理工作开展的过程中，形成了一系列的有效探索。然而，他们在不断落实优化这一管理工作时仍然存在不同程度的现实问题，这就需要相关企事业单位管理层结合自身实际情况不断剖析现实问题，优化能够解决问题的有效对策，从而为企事业单位档案管理工作的成效展现形成应有的对策思考，也逐步凸显企事业单位档案管理社会价值。
1信息时代档案管理工作面临的问题
1.1档案管理手段单一
虽然现阶段我国信息化技术的应用非常广泛，在档案管理工作中计算机信息技术也有着较大的应用，但是由于很多的企业部门对于信息技术在档案管理中应用的认识不足，加上受到以往档案管理理念的影响，很多企业的档案管理模式还仍处于单一的程度。不管是以往形式的管理模式，还是当前形势的管理模式，许多企业都未能对其进行创新，未能根据自身的需求对档案管理方式进行优化。虽然有些企业部门将信息技术应用到档案管理中，但是也仅仅是应用技术的存档、搜索等功能，其他深层次的技术并未得到实际的应用，如通过大数据对相关的信息内容进行分析等，这些单一形式的管理使得档案管理的价值并未有效地发挥出来，所以这种管理方式相对较为低效，这也是当前档案管理面临的巨大挑战。
1.2企业财务档案管理人员业务水平不高
企业往往外聘财务档案管理人员，他们的学历和业务水平普遍不高，而现代企业档案管理工作多数以信息化为主，所以在进行企业财务管理工作时由于受知识技能水平的影响，企业财务档案管理部门不能顺利地开展财务档案数字化管理，从而阻碍了财务档案信息化数字化管理的进程，致使财务档案管理工作质量大打折扣。另外，有些企业财务档案管理工作多为其他岗位人员兼管，管理人员缺乏档案管理相关业务知识和经验，对财务档案收集整理归档工作的具体流程和工作内容不了解，执行落实相关财务档案管理制度规定欠缺，严重影响了财务档案归档和提供利用工作的质量。
1.3档案信息化管理建设相对落后
在信息化时代，人工主导下的档案管理模式已无法适应时代发展趋势，无法有效提高档案管理效率。因此，多数事业单位在探索档案管理信息化与现代化模式，很多事业单位已经构建了信息化档案管理系统，但是部分事业单位尤其是偏远乡镇事业单位档案信息化管理技术水平相对落后，档案管理软硬件设备急需升级。部分事业单位缺少适合本单位改革与发展的档案管理系统，仍然以传统纸质档案管理为主，档案管理信息化与现代化水平偏低。不少事业单位对档案信息的开发与利用不足，削弱了人事档案资源价值，部分事业单位的档案利用率偏低，很难为人力资源管理与配置工作提供参考。
2信息时代档案管理对策
2.1规范档案管理工作
企业需要针对档案管理制定一个更加完善的档案管理制度，通过对档案管理涉及到的所有工作内容进行明确地界定，然后将制度落实到实际的管理之中，能够进一步地保障档案管理工作变得更加规范、更加有效，从而将档案管理的最大能效更好地发挥出来。
此外，在大多的情况下企业在进行档案管理工作的过程中，往往涉及许多部门协调工作，共同开展，所以此时应该进一步地将不同部门、不同人员所需要承担的职责进行明确，从而保障这些档案管理人员可以更好地将档案数据进行分类、保存、管理，这能够在很大程度上使得档案数据丢失情况出现的概率降低，最终进一步保障档案管理可以有效地将企业的发展提升到一个新的高度，在信息化时代中得到更为稳定的发展。
2.2提高企业财务档案管理人员的业务水平
企业财务档案管理实行信息化是当今的潮流，对企业财务档案管理人员也提出了更高的要求。除了掌握计算机和互联网等信息技术，还需要了解财务管理相关业务知识。因此，要求对相关管理人员进行财务档案管理和财务知识的培训，提高财务档案管理人员的业务水平，提高其综合素质；同时企业在选择财务档案管理人员时，也要把掌握一定的财务管理业务知识作为一个要求提出来。
2.3加强事业单位档案管理信息化建设
在新时代、新形势下，加强事业单位档案管理信息化建设势在必行。事业单位应提高档案管理信息化技术水平，将云计算技术、大数据技术、人工智能技术、VR技术等各种先进的网络信息技术引入事业单位档案管理工作中，构建完善的信息化管理模式。应组建档案信息管理平台，运用各种先进技术，将各部门档案进行在线收集归档、分类存储、管理与利用。同时，设置自动化检索端口，提高档案信息查询与调阅效率。还应进一步加快档案管理网络建设，加强档案数据库建设。应加强档案管理系统管理，定期对档案数据库进行升级与更新，通过系统来优化档案存储空间，及时更新档案信息，提交人力资源管理工作所需要的电子档案，在保密的基础上实现档案信息资源共享。应加强档案安全保密措施，结合档案信息化安全管理需求，强化保密管理，及时修补漏洞。应配置档案数据库预警系统，以便及时发现网络病毒或者异常访问以及信息篡改问题，并能及时预警，清除病毒，拦截访问，及时恢复被篡改的信息。
2.4建立档案信息丢失处理机制
档案信息的丢失对于企业来说是非常麻烦的，在信息时代中档案信息丢失的概率在提升，所以针对档案信息丢失的情况，企业应该能够制定一个针对性地处理机制，根据不同等级的档案信息进行不同的处理方案，这样能够在档案信息丢失的第一时间内有针对性地解决，从而使得企业的损失降至最低。首先，企业在档案丢失后第一时间应该找出丢失的原因；其次，针对这些原因给出处理方案，如果是管理人员疏忽的因素，应该及时将档案信息进行补全，如果是外部人员窃取，应该将相关的证据交给警方处理；最后，针对档案信息管理系统的漏洞给出合理的解决方案，将漏洞填补，避免以后发生类似的现象。通过制定科学补救方案不仅能使得企业在档案信息泄露后受到更小的损失，同时也能够提升企业档案管理的安全防范能力，对于企业发挥至关重要。
2.5推进档案数据安全体系化
大数据背景下，传统的安全因素依然存在，但数据在信息时代的安全因素不可忽视。不能头痛医头、脚痛医脚，要有统筹安排，建立一个档案数据安全体系。应努力构建安全的电子档案存放的物理环境和安全的电子档案运行的硬软件环境，就是要给档案信息织密安全网。具体来说，就是应构建好数字档案信息资源安全管理体系、安全技术体系和安全运行维护体系。这些体系既独立又有紧密联系，从根本上确保档案数据的安全。
结语
在信息化时代中，档案信息管理所面对的挑战是多种多样的，这就要求相关的企业能够有针对性地对档案管理制定更为科学的管理方案，实现科学化的管理，这样能够使得企业档案管理工作质量得到提升，从而使得企业的发展可以更加稳定、安全。
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