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摘要：在社会经济高速发展的背景下促使我国各个领域不断进步，而档案管理工作占据着重要地位，是企业与社会发展道路上重要的基石。从事档案管理工作的管理人员应该都知道，以往的档案管理模式方式比较陈旧，使用的硬件设备也相对落伍，这在电子档案管理提升方面没有任何益处，其中也存在着一定的安全隐患，在发展速度上也很难适应现代化的管理方式，随着电子档案管理的融入，尤其是在事业单位的档案管理工作中，电子档案管理模式彻底打破了以往的管理弊端，使事业单位的综合管理工作得到了很大的提升，为社会的发展作出了巨大的贡献。
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊；融合
引言
随着社会的发展，档案管理工作的重要性逐渐得到体现，在档案管理工作中应用信息技术能够提升管理的质量。在当前，无论是档案的数量，还是档案的类型都是多种多样的，这使档案管理工作的开展变得更加复杂，在这样的背景下档案管理工作的标准也出现了一定的变化。为了满足这些新要求，进一步地将信息技术的优势发挥出来，对于改善档案管理的质量有着十分重要的意义。
1电子档案的特点
（1）电子档案的前身是电子文件，电子文件办理完成后，其中具有保存价值的部分经过归档环节而成为电子档案。电子档案是在社会活动中形成的真实记录，具有原生性。原生性是档案的本质属性，也是档案发挥凭证作用的关键所在。（2）电子档案收集的形式多样化。在纸质档案转化为电子档案保存的过程中，目前主要有三种形式。一是将现存于档案库房里的纸质档案转化为电子档案，二是和档案管理系统没有数据接口的电子文件，通过文件包形式和封装包形式的归档数据包进行接收。三是将没有内置归档功能的业务系统的电子文件通过转换成通用格式进行收集。（3）电子档案操作方便、传递快捷。电子档案的形式决定了对它的利用是高效、快捷、便利的。电子档案不受时间、空间和存储载体的限制，可以同时发给若干个网络终端进行档案的存储、传送和处理。
2传统档案管理与电子档案管理的区别
2.1电子档案与传统档案管理人员的技术要求存在差异
电子档案管理需要的人员更加注重技术性，应该能够熟练使用计算机知识，能够准确运用相关平台与流程。其中需要注意的是，在实际的管理过程中，两个档案管理对于人员的要求虽然存在差异，但是都应该注重对管理人员进行培训与提升，促进档案管理工作不断进步。
2.2传统管理与电子管理对档案资料的保管方式有所区别
纸质方式的档案管理以传统的模式管理，对于档案资料的存储环境有着非常严格的要求，并且在存储的时候还要避免资料的损坏与漏失等现象，毕竟纸质的管理方式很容易出现损坏或丢失等问题，而这些问题在日常的管理工作中也很难避免，如果在档案管理中采用数字化的快捷方式，在电子资料的查阅与储存时就会减少这种现象的发生，并且电子档案资源的安全性也可以得到进一步的保障，不管从任何角度来看，都具备很多的方便性。
3电子档案应用风险规避的重要举措
3.1推动电子档案资源整合，实现电子档案精细化管理
大数据时代，单位要进一步着眼于信息资源建设工作，充分挖掘电子档案的价值，推动电子档案资源整合。一是做好源头控制，单位要制定相关的规章制度，明确声像、影像、图像、电子文件类档案资源的处理标准、格式、流程，避免档案管理无序化。同时，要细化档案管理部门与其他业务部门在电子档案管理中的权责，探索业务部门专责先行处理的机制，避免电子档案二次加工，实现“一次归档、长期利用”的目标。二是要创新电子档案管理模式，加快电子档案数据库建设。
单位要坚持“存量数字化”与“增量数字化”工作的同步推进，对现阶段的纸质档案进行数字化转化的同时，对新增加的电子档案进行处理。这一过程中，单位既可以招聘更多的档案管理人员，也可以探索将部分业务外包给外部专业部门，缓解人力资源不足的压力。三是要重视电子档案开发利用，从政策咨询、专题研究、档案编研等角度对电子档案进行整合利用。为此，单位可以根据本单位业务类型建设政策类、业务文件类、法规类以及其他类别的子数据库，便于后期的检索与利用，打造“档案智库”“档案知识库”。
3.2加强电子档案的安全管理
电子档案内容必须预先进行加密处理，防止人员变动时档案信息安全的失控。对于利用电子档案的人，设置电子档案的利用范围，对泄露的信息实施源头追溯管理，并进行责任追究。另外，信息设备的安全也是电子档案管理的内容之一。对于电子档案管理所配备的必要的设备，有必要成立电子档案室进行统一管理。本单位应将电子档案设备的采购和维护费用列入长期预算管理。档案部门应该主动牵头，协同负责信息安全管理的部门，建立电子档案室的管理制度确保档案信息安全，保管档案信息的信息部门机房内的空调、消防和专用服务器要建立相适应的配置标准。档案管理系统的网络要求是局域网和inter网必须隔离，或者建VPN的专网。逐步实现单套制，只有结论性的档案可以打印出纸质文件进行传统方式归档，其他的都以电子档案的形式存储在服务器上。加强在数据采集过程中对原数据和数据压缩包进行审核，实现数据的真实性、可追溯性，真正做到电子档案建立、保存、销毁有记录可查，认真落实电子档案信息安全的相关制度。
3.3建立档案信息丢失处理机制
档案信息的丢失对于企业来说是非常麻烦的，在信息时代中档案信息丢失的概率在提升，所以针对档案信息丢失的情况，企业应该能够制定一个针对性地处理机制，根据不同等级的档案信息进行不同的处理方案，这样能够在档案信息丢失的第一时间内有针对性地解决，从而使得企业的损失降至最低。首先，企业在档案丢失后第一时间应该找出丢失的原因；其次，针对这些原因给出处理方案，如果是管理人员疏忽的因素，应该及时将档案信息进行补全，如果是外部人员窃取，应该将相关的证据交给警方处理；最后，针对档案信息管理系统的漏洞给出合理的解决方案，将漏洞填补，避免以后发生类似的现象。通过制定科学补救方案不仅能使得企业在档案信息泄露后受到更小的损失，同时也能够提升企业档案管理的安全防范能力，对于企业发挥至关重要。
3.4优化系统内容设计
企业档案信息化平台系统架构应包括收发文管理、归档管理、统计查询和档案借阅、系统管理模块等组成；安全系统设计包括应用系统日志、数据备份与恢复，采用SSL协议加强外部访问数据加密处理；利用Webservice技术构造文件自动分类归档引擎，实现企业档案文件自动导入档案管理系统及归档管理。
结语
未来，随着数字化信息技术的进步以及档案学研究的深入，电子档案管理的理念和模式都会愈发创新。为此，各个单位档案管理人员要紧跟时代趋势，把握时代机遇，着眼于电子档案创新的前沿和重点进行探索，实现单位档案管理工作转型发展。文章立足于大数据时代背景，重点就电子档案资源建设进行研究，提出优化电子档案管理的建议。通过本研究可以发现，电子档案管理是一项系统化、精细化、规范化的工作，考验单位档案管理人员的综合能力以及单位本身统筹利用资源的能力。因此，要做好该项工作，必须要抓好重点。
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