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摘要：数字时代的来临让现代档案建设工作更加完善，数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习，通过网络手段进行信息的获取和浏览，使得档案的传统载体形态向数字形态过渡，档案管理和利用逐步向电子环境迁移。对企业来说，档案管理部门作为宣传和服务的窗口，需要重点提升档案数字化建设水平，实现业务流程处理和服务的信息化，完成信息资源的综合利用。
关键词：数字化档案；信息资源；利用策略
1目前数字档案管理工作存在问题
1.1高素质人才缺失
在目前企业的人才工作档案管理中的档案管理的人员部分是企业的老员工，很多档案管理人员对于数字化的管理都不是很清楚，有些档案管理人员甚至于不会正确地进行操作，使得企业的档案管理水平比较滞后。同时，很多档案的管理人员档案管理观念比较滞后，对于创新技术的接受能力比较的缓慢，专业知识较为单一，所能够进行拓展的范围特别的窄，使得整个档案管理团队的管理水平整体比较低，而且，档案管理的人员因为对于新技术的不了解，在日常的工作中也比较得懈怠，很少关注对于自身档案管理知识水平的提高，数字档案管理呈现出比较混乱的状态，严重时会导致档案管理文件的丢失，没有将数字化档案管理的作用有效地发挥出来。其次，企业对于档案管理人员的培训方面比较欠缺，使得他们在缺乏基本的操作技术的情况下，就直接让其进行数字化档案的管理，造成数字化档案管理过程中的出现很多失误；最后，企业在人才的管理上缺乏创新，也是导致企业高素质人才缺失的主要原因。
1.2档案数字化横向发展不均衡
目前，各等级档案管理的职能部门都非常重视数字化档案的建设，然而一些基础相对薄弱的档案管理部门却忽视了档案数字化建设资本的投入。希望进一步完善和优化档案数字化建设体系，就应当引进相关的技术型人才和配套技术。建立档案信息数据库，需要得到计算机服务器以及其他设备的支持，以往的纸质档案全面实现数字化管理，需要得到硬件和软件的双重配合，在传统档案管理工作的基础上，投入更多精力和人力。与此同时，档案管理工作部门还需要通过优化网络来进行完善的管理。对于级别相对较低的档案管理工作部门来说，无论是未来的档案管理工作，生存与发展都面临着很多挑战，更无暇去进行数字化建设的资本投入。
1.3档案数字化建设缺乏整体规划
由于缺乏整体规划，导致档案数字化建设的工作进行过程中遇到阻碍问题。没有细致进行整体规划和部署，盲目的引入并不符合实际工作的档案管理体系，或者是缺乏实现档案管理集成工作目标的技术，都会导致档案管理工作存在缺失问题。在实际工作过程中购买的管理信息体系，不仅不能够满足传统档案管理工作的要求，也不能提高整体工作效率，还会引起各体系中档案信息出现不兼容和信息资源处理能力降低的情况，导致档案管理部门出现档案信息化建设障碍问题。
2大数据时代档案管理创新举措
2.1建立数字化档案管理系统
2.1.1数字档案资源建设
一是目录数据库建设。积极开展目录数据库建设，对档案室室藏的文书、科技、会计、业务、特种载体档案均建立电子目录，实现检索速度和检索目标一致的最大化。并将档案实体与电子目录一一对应，目录数据录入符合相关要求，且完整、准确、规范。二是档案数字化工作。目前公司对档案数字化工作进行了合理规划，制定了档案数字化方案。对保管期限为永久、长期（或30年）的文书、业务、会计档案、照片等均进行了数字化处理，可以全文查阅。制定了《档案数字化安全管理制度》，数字化实施操作过程符合相关要求。三是档案数据库建设。
完成了档案数字化纳入全文数据库集中统一管理，有效地改善了工作环境；对室藏重要照片、重要声像、实物档案的数字化；完成可供查阅的专题数据库建立，集中全面地反映了公司特定的专业领域，便于利用。四是电子文件归档。制定了《电子文件归档制度》，明确电子文件的归档范围和保管期限，对具有保存价值的电子文件及时归档，包括相应的背景信息和元数据。归档电子文件做到真实、完整、可用，实现对重要、常用电子文件与数字化档案能同时被检索，并对所有电子文件、电子数据进行备份登记。
2.1.2数字档案数据管理
目前公司建立了《电子文件和数字档案安全保管和备份制度》，并配有专用的归档电子文件和数字档案存储设备，规范存放各类档案数据，综合档案室负责档案数据的维护与管理，确保档案数据的安全。定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，做好相应的迁移、转换工作。
2.1.3档案数据资源共享
利用利用计算机云技术，通过建立数字化档案管理系统，实现企业资源共享，统一存储、统一搜索、统一借阅。在整个信息的动态化处理环节中，档案管理部门与员工保持密切的互动，将基本状况全面挖掘之后，在数据库系统内划分为不同的员工群体。在实际利用环节可根据员工需求对信息服务模式展开调节，根据部门的特性和实际需要展开设置，实现OA系统内单点在登录之后就能根据自己的需求，选择相应的服务内容和功能保障。当然要想获得更全面的用户需求信息，还需要在数据库当中设置借阅功能，借助数据挖掘技术将隐性的资源展开综合利用，建立信息定制服务和信息推送服务，通过智能化数据库以及员工岗位需求以便于展开后续的信息传播。这样通过数字化能全面提升档案室的服务水平。数字化的软、硬件设备推动了传统载体档案数字化工作快速开展。
2.2构建新档案收集体系
储存档案信息是档案管理的重要基础，在大数据背景时代下文件的收集和整理不能仅依靠人工，需要借助互联网和信息技术的支持，从而产生完整的生产链条。科学的管理方式，需要掌握每个环节当中生产的信息和数据，从而把握关键信息和链接中心，并针对收集到的信息大小和类型进行划分。例如，针对医院工作部门的档案实施管理，进行信息化技术的收集，实际监控计划运营。通过企业整理人力资源和运营人员的资料，可以进行计算机信息的搜索，并了解其中的巨大信息量，从而实现信息的分析，从技术层面支持档案管理工作正常运行。
2.3档案数字化与高素质人才队伍建设对策
加强员工的培训，助力数字化档案高素质人才的培养企业要转变观念，着眼于企业现有档案管理人员的培训上，从而促进相关专业人才的培养。首先应该加强目前档案管理人员数字化档案管理技术的培训，企业根据数字化档案管理的基本情况制定相应的培训计划，邀请专业的技术人员按照计划给档案管理人员进行专业的培训。通过对档案管理人员的培训，使他们能够把理论与实际操作结合起来，全面促进档案管理工作的规范化、制度化，建立一支高素质的档案管理队伍。
3结束语
信息技术和网络环境的改变更新了档案管理部门的服务意识和员工的需求方式，企业员工对信息的需求将朝着集成化和纵深化的方向发展，因此未来的档案管理服务手段和互动方式将发生本质改变。企业数字化档案的应用策略就是一场针对传统资源的改革运动，服务模式的创新将根据员工信息需求的转变进行有效推进，让服务更加人性化而规范化。
参考文献
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