乌兰浩特市太本站镇政府 内蒙古乌兰浩特 137400
摘要：事业单位档案管理工作受到广泛关注，以往档案管理形式日益不适应信息化、智能化与大数据时代的需要。还要从档案管理技术的发展趋势出发，分析以往档案管理工作存在的弊端，着力优化档案管理工作体系，创新档案管理的方式方法，达到全面提高档案管理工作效率的目标。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
1 事业单位档案管理实现信息化建设的重要性
1.1 优化档案管理
加强档案管理的信息化建设，对于提升事业单位的管理质量起到了重要的作用。因为通过运用计算机技术和信息技术可以对档案内容起到优化作用，并且能够提高档案信息的查询效率，使得档案的应用价值得到较大提升。此外，运用信息化技术开展档案管理，还可以提高档案信息储存和查询的便捷性，使得档案信息得到最大的共享。
1.2 顺应信息化发展的趋势
随着信息技术的发展，实现信息化建设已成为各行各业的发展趋势，因此加强档案管理信息化建设也是顺应信息化发展趋势的必然要求。通过加强档案管理的信息化建设，可以推进事业单位各项事业的整体发展，进而提高单位整体的工作效率和质量。
1.3 档案信息得以长久保存
在传统的档案管理模式中，档案信息以纸质形式进行保存，但是纸质档案信息在保存中容易受到自然环境的影响，进而影响档案信息的完整性。通过实现档案管理信息化建设，可以将纸质资料转化为数字化档案资料，档案管理人员将数字档案储存到相应的信息介质中，有效地延长了档案保存的时长，使得档案信息可以实现长久保存。
2 事业单位档案管理的主要困境
2.1 档案管理机制的困境
事业单位档案管理的运转机制较为传统，改革创新的步伐相对较慢，不少事业单位的领导干部和基层职工没能认识到档案管理的重要价值，对档案管理的重视不足，不能根据工作需要修订档案管理工作制度。一方面，档案运转机制不健全，各部门的配合不当，档案管理运转率较低，档案的精准性不足，档案处置的随意性大，风险较高。另一方面事业单位档案管理目标不明确，重管轻用的思想普遍存在，档案管理长期以沿用旧有方式，档案资源未能在重大决策、人事任免、岗位调配、科研创新中发挥积极作用。而且，当前事业单位档案管理的信息孤岛现象严重，档案信息化建设水平较低，档案管理未能发挥信息技术的重要辅助作用，还不具备大数据、云存储与智能化管理的条件，不能在新形势下修订和完善档案管理工作制度。
2.2 档案管理专业性较低
事业单位档案管理工作缺乏专业技术人才的参与，事业单位档案管理工作主要依靠兼职人员进行，专职档案管理人员的素质较低，专职档案员不掌握信息化环境下的有效档案管理工作方式。由于缺乏合理的人才引进机制，档案岗位编制有限，在压缩编制的大趋势下加大了档案管理人才引进的难度，仅凭系统内部人才流转与一时的事业单位公开招聘，不满足事业单位对高级档案管理人才的需要。档案管理人员参与专业培训的机会少，仅凭上级部门组织的时间有限、内容单一、方式传统的档案管理培训，是不足以在短时期内弥补档案管理人员技术欠缺问题的。由于事业单位档案管理人员非专业出身，而且年龄偏大，持续学习的意愿与能力不强，不能熟练掌握信息化环境下的档案管理方法，档案管理人员普遍缺乏新的工作经验，这在很大程度上制约了档案管理工作的深化改革，导致事业单位档案管理长期滞留在初级阶段。
2.3 设备技术手段待更新
事业单位缺少专业的档案管理技术设备，档案管理工作条件相对落后。
不少事业单位不注重引进档案管理设施设备，缺乏档案管理设备更新长远计划，没能根据档案管理工作的需要拟定技术设备引进的预算。财政部门未能对事业单位档案事业给予必要支持，有时压缩了档案管理设备经费，不能多方筹措和保证档案管理系统开发的资金，一定程度上制约了档案管理改革进程。事业单位往往采用一次性大规模招标采购档案管理设备的工作方式，导致事业单位档案管理设备存在集中淘汰、集中更新的情况，不仅造成大量的技术设备长期闲置的情况，导致技术设备维护成本较高，档案管理工作的费用增加，严重影响档案工作进步。解决技术设备难题，持续开发专业系统，关注档案管理硬件建设，才能促进事业单位档案管理加速改革。
3 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略
3.1 提升信息化建设的重视程度
首先，事业单位应从资金层面给予支持，通过资金的倾斜来保证其在发展过程中能够完成软硬件的配备，从而奠定其信息化发展的物质基础，使此项工作能够真正在实践中发挥积极作用。其次，事业单位还应定期维护和更新档案管理信息系统，以确保系统信息能够匹配事业单位的实际使用需求相匹配、确保系统数据安全有效，以此更好地发挥信息化管理的效用。事业单位还要加大对档案管理信息系统使用的关注力度，切实提高其利用率和应用效率，梳理其管理功能，明确其具体价值，在深入推进无纸化办公的同时，提高档案管理的质量，以此顺应档案管理发展的新潮流。
3.2 健全档案信息化管理制度
事业单位需要健全档案信息化管理制度，以此来规范档案管理过程中的行为。事业单位的档案反映了该单位的发展历程，记录了重大会议、战略目标以及改革改制等重要信息，是事业单位领导决策的参谋和帮手，没有档案就无法进行数据对比。传统的档案管理制度已经不适用于现代化信息技术背景下的档案工作，因此有必要健全档案信息化管理制度，以此来推动档案信息化管理向着更为科学的方向转型。在信息化建设的道路上，事业单位应着眼于现状，在现有制度的基础上去更新与完善制度，如形成有关档案工作人员与技术人员间的交流协作机制、各部门科室之间的档案信息化应用程序与规范、保证档案信息的安全等。技术是为了满足需求而存在的，因此，在进行信息化建设时，要具体考虑管理人员的意见，有针对性地满足档案馆管理与使用的各项需求，以此助推信息化建设与应用过程中各项工作的有效开展。此外，基于档案管理信息化的考评制度也是不可或缺的，这就要求事业单位从实际出发制定出合理的有关此项工作开展的考评制度，以此来提高档案管理员的积极性，加强信息化管理的有效性。事业单位还需要制定维修制度，定期对相关设备进行养护修理，并结合实际需求与维护对现有平台更新，从而使档案管理平台能够始终保持良好运行状态，满足工作需求，同时最大程度上保障数字化档案的安全性。
3.3 提升档案管理信息化人才素质
首先，在实际的发展过程中，事业单位要确保档案员具有专业的知识技能以及服务素质，对于已有的档案员，需要定期组织其进行培训。主要为其提供新时期档案工作方式方法、最新的信息化技术、信息化思维等方面的培训，以切实提升其在新时期档案工作上的能力，并促进事业单位档案管理提档升级。其次，事业单位应该重视从事档案工作的人员之间的交流学习，通过定期组织座谈、实地考察等方式来帮助档案工作人员不断获得提升与成长，并逐渐形成符合时代要求的专业素质，以便在信息化广泛运用的档案管理工作中，能尽快适应计算机操作环境。最后，档案员还需要具备一定的信息系统维护知识技能，以便在信息化建设过程中能与技术人员进行有效的沟通，方便传达需求以更好地完善信息系统功能。
结束语
档案管理是事业单位的重要工作任务，新时代还要明确事业单位档案管理改革的现状，从社会对事业单位档案的需求出发，完善档案管理体系，明确档案管理方法，加快信息化档案管理改革，加快新型档案技术的引进更新，从而提高事业单位档案管理的整体水平和服务质量。
参考文献：
[1]李启红.新时期事业单位档案管理创新思路[J].办公室业务，2019
[2]高兴俊.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].办公室业务，2019