中国平煤神马能源化工集团有限责任公司供热分公司 河南平顶山 467000
摘要：文章从新时期档案工作实际出发，结合当前国家对档案信息资源共享的要求和基层企业单位档案信息资源共享的现状问题，提出实现档案信息资源共享的措施建议。
关 键 词：基层企业 档案信息 资源共享 措施建议
习近平总书记强调，“必须让人民群众共享发展成果”，把“共享”上升到社会制度的本质的高度，认为“广大人民群众共享改革发展成果，是社会主义的本质要求”，是“中国特色社会主义的本质要求”。多年来，全国各地档案部门积极作为，多措并举推动档案资源共享。做为基层企业单位档案部门，为了尽早实现档案资源共享，应以档案信息化建设积极推动档案工作的变革，在不断采用现代信息技术装备、不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，具体研究企业档案信息资源共享的现状，客观分析影响档案信息资源共享实现的诸多因素，深入研究企业档案信息资源共享的具体特点，寻求企业档案信息资源共享的实现途径。根据基层企业发展需要和其他部门信息资源共享建设的实践经验，笔者认为，实现基层企业单位档案信息资源共享需采取以下措施。
1增强意识，全民共享。
随着信息数字化和网络化程度的不断提高，信息资源的重复建设将变得毫无意义。因此，档案工作者要树立科学的档案信息服务理念：档案是企业和国家的宝贵财富，意味着它属于全体人民，应让人民无条件地加以利用，以便尽可能多地了解与使用各种信息。档案工作者应变追求各自信息资源的完备为追求全社会信息保障体系的完备，加强档案信息资源建设过程中的联系与合作，从单位内部共享、到单位与单位之间共享，再到全社会共享，将分散的档案信息资源融入整个社会的信息资源体系之中，通过档案信息资源共享，让无限丰富的档案信息成为各项事业发展的“信息宝库”。采取有力措施打破信息资源的独享性，各单位、各部门都要建立信息交换平台，并及时提供和更新有关信息，实现信息资源共享、协调互通。
2科学规划，稳步推进。
档案信息资源共享建设是一个需要付出艰苦努力加以健全和完善的过程，绝不可能一蹴而就。因而，要科学运作、分步实施、循序渐进，妥善制定档案信息资源共享建设的发展规划。我国档案信息资源共享的水平同美国、日本等发达国家相比，还存在着一定的差距。基层企业单位档案信息资源共享水平更是落后于全国整体水平。面对日益激烈的国际国内竞争，各级部门应高度重视并大力宣传档案信息资源共享的深远意义，并会同信息主管部门共同研究制定发展规划，统一部署，保证档案信息资源共享建设的有序进行。档案部门应该利用网络环境提供的便利契机，分工协作，大力建设各类档案信息资源数据库，研究开发高性能的档案信息查询系统，使其适应新形势下的档案信息在线查询的需要，提高档案资源的利用效率，适应网络环境下快节奏、高质量、高效率的社会需要。
3合作共赢，相互协作。
企业档案信息资源共享的实现，有赖于企业档案管理部门内部、档案管理部门与企业相关部门之间以及档案工作者之间、档案工作者与档案利用者之间的相互协作。在具体实施过程中，各部门、各人员应增强整体意识、协调意识，走集成与联合的道路，打破部门与部门之间、人与人之间原有的藩篱，弘扬协作共赢精神，提高档案利用服务工作的效能，促成档案信息资源共享的实现。
4，夯实基础，资源当先。
在档案资源建设的具体实践中，由于受档案法规不完善、相关制度不健全、宏观规划与协调机制欠缺、档案鉴定工作流于形式、档案工作人员认识局限、物质保障不足等多方面因素的影响与制约，导致出现馆藏档案数量剧增、档案库房紧张、经费与编制不足、大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房等情况。因此，要根据社会信息化的发展趋向及其要求，加强档案资源建设宏观规划与协调，进一步做好档案鉴定工作。同时，加强档案资源建设的理论研究，确立馆藏档案资源体系的建构原则与模式，不断丰富馆藏。
5统一标准，发挥优势。
标准化是实现档案信息资源共享建设的技术前提，档案信息资源共享机制建设将在信息加工、记录、传递、检索、处理与控制等标准的制约下，以统一、规范的形式实现网络化信息交流与利用。在档案信息资源共享机制建设过程中必须统一标准规范，避免出现各自为政、互不兼容的现象。加快制订档案信息资源开发利用的标准，增强信息资源的通用性、开放性和可靠性，为信息资源共享打下技术基础，提供技术保证。
6提高素质，锻造人才。
在网络环境下，档案信息服务的方法、手段与模式都发生了很大变化，计算机技术、通讯技术、网络传输技术己被广泛应用于信息的采集、组织、加工等业务环节，对档案管理人员的知识水平、业务技能等提出了更高的要求。档案管理人员面临着知识更新、继续教育的压力与挑战，客观要求档案管理人员都必须建立起危机意识、创新意识和信息意识，通过岗位练兵、自主学习、技能培训等灵活、有效的途径，不断提高和更新自身的知识结构，掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一定的外语知识。以实现根据档案信息的自身特点、结合传统的档案利用工作经验，依托网络环境的优势，与计算机技术人员共同探索解决网络档案信息资源传递、交流、利用的安全性与可靠性问题，在实践中锻炼、完善队伍，培养造就一大批复合型应用技术人才，为档案信息资源共享建设奠定坚实的人才基础。
7健全制度，各尽其责。
为保证档案信息资源共享机制建设的运行畅通，企业档案部门需要加快制定一系列有关企业档案信息资源共享的方案、制度、规定等，明确各相关主体的责任、权利和义务，将其作为部门档案信息目标考核的重要内容，做到有章可循、有规可依、更好推进，为企业档案信息资源共享提供一个良好的制度环境。在制定有关企业档案信息资源共享建设的相关制度时，不仅要有相关部门的领导、IT人员参与，还要注重吸收行政管理人员、信息资源管理人员等共同参与，确保制度的科学性、权威性、统一性、全面性。
8明确主体，统筹协调。
企业档案信息资源是企业重要的资产，应有专门部门负责管理。企业要加强本单位档案信息资源共享建设的组织领导，指定一个部门来主管这项工作，明确其职责与管理职能。企业档案信息资源的开发利用要按照统筹规划、统一标准，共享和保护相协调来实现资源整合和共享，由这个责任部门牵头编制规划、组织协调和监督管理，以保证工作的顺利开展。
9注重效益，控制成本。
企业档案信息资源共享建设，一方面要把长远目标与当前工作结合起来，坚定目标，逐步、有计划地推进，不断研究探索，不断完善，提高共享水平。另一方面要提倡适度共享，即根据不同的信息共享模式，不同的信息共享对象，进行适度共享，以降低信息共享的成本。
10有效防范，保障安全。
影响档案信息安全的因素有很多，如网上黑客入侵和犯罪、网上病毒泛滥和蔓延，信息间谍的潜入和窃密，内部人员的违规和违法操作，网络系统的脆弱和瘫痪，信息安全产品的失控等。因此，保障档案信息资源共享，首先要保障共享信息的安全，切实做好档案信息资源的保密管理和安全管理工作，采取切实有效的措施，对档案信息进行分级管理和访问权限控制，防止信息泄漏和人为破坏等。其次要加强安全技术的研发，档案部门应积极拥抱新技术，采用先进、实用的安全技术、安全产品等，不断促进档案信息资源共享建设工作实现更深层次的突破与提高。再次要建立健全安全规章制度，加强对人员、组织和流程的管理，按照国家要求，科学合理地划分档案信息保密等级，做好档案信息的及时解密工作。