青岛大学附属医院 山东青岛 266000
摘要：本文介绍了当前医院人事档案信息化管理的弊端，分析了医院人事档案信息化管理的必要性，探究了医院人事档案信息化管理的措施。
关键词：医院；人事档案信息化；管理模式
引言
大数据时代要求医院人事档案管理工作必须变革，必须取利除害。人事档案信息的存储、加工、处理都必须更加科技化，要符合大数据时代的要求，人事档案信息资源要实现数字化，档案管理要严格遵从网络化建设。唯有如此，才能够充分发挥医院人事档案管理的重要功能，才能进一步推行医院的人才战略，提升人事档案信息的安全性、全面性。
一、医院人事档案信息化管理的弊端
（一）仪器设备不规范。医院越来越重视自身的各种硬件仪器设施以及医疗水平的提高，从而大大提高了整体医疗水平。许多医院在更新医疗设备时没有重视医院信息管理手段的提升，导致医院的信息管理部门仍然处于一种工作效率低下的情况。甚至有的医院信息管理部门电脑非常老旧，无法继续正常使用，卡顿程度严重，难以承担最基本的信息处理工作。
（二）信息管理体系不规范。现如今许多医院的信息管理体系不规范，没有明确的要求与标准，导致医院信息管理部门员工工作时主观性非常强，缺乏必要的规范性[1]。而且由于缺乏制度的规范，一些工作人员消极怠工，工作懒散，缺乏责任心，这个时候非常需要一个严格且强有力的制度对这种现象进行管理。只有制定了完备的信息管理体系，才能够让工作人员的活动有规可循，有制度的约束，能在一定程度上提升员工工作的主动性。
（三）信息管理人员专业素质不强。影响信息管理工作的一个重要因素在于医院信息管理人员的专业素质，目前医院相关从业人员的普遍专业素质不强，有的信息管理工作者并没有学习过相关的专业知识，有的则年纪较大。这就导致这些信息管理者对于计算机技术的运用能力不佳，对于计算机技术的学习能力较差，所以短时间内难以熟练掌握各种信息的录入与查询技巧，这些都不利于信息管理工作效率的提升。
（四）档案实际利用率低。人事档案信息关系到一个人的核心信息，具有隐秘性，不能轻易被他人获取与查看。所以通常个人档案都采取一种严格的封闭式存放方式，这能够大大提升个人信息的安全性与隐私性，但是从另一种角度来看，这种隐秘性某种程度上阻碍了档案信息的管理。同时，个人信息档案含有大量的信息，从一个人出生至今各个方面的重要信息都会纳入档案的记录范围内，通过档案信息的调取，能获得个人的基本情况，但是难以真正了解员工的性格、素质等方面的因素[2]。目前医院档案信息管理工作存在着一定的僵化，内容千篇一律，不能真正体现个人的情况，也不能将其作为参考标准，实用性较差。现在的重要问题就是如何平衡档案信息的隐私性与档案信息的信息化发展之间的关系。在保证档案信息的安全与隐私的条件下，能够将信息录入计算机中，并且能够根据需要随时提取。
二、医院人事档案信息化管理的必要性
（一）有利于推进医院的人才战略，增强人事档案的安全性、全面性。传统的医院人事档案管理弊端诸多，如成本高昂、效率较低、不够科学化等，这些都无法适应大数据时代的要求。
电子信息化管理是医院人事档案管理的发展目标，实现这一目标能够帮助医院建立起可以把信息存储和共享结合在一起的网络化平台，这对于医院管理人员随时随地查询医院人才信息有非常大的帮助，能够提升人事档案信息的利用效率，对于提高医院人才战略的准确性和科学性有着非常重大的意义，有利于推进并实现医院的人才战略。另外，医院人事档案电子信息化管理能够将原始的纸质资料变成数据化的信息，这有助于解决长期存在的磨损问题或遗失问题，能够避免人为破坏人事档案的问题，因为电子信息化管理平台可以通过加密设置访问权限，能够最大程度保障人事档案信息的安全性、全面性。
（二）有利于推动无纸化管理，提高医院人事档案管理效率。随着电子计算机技术和网络技术的不断成熟，无纸化管理已经成为医院人事档案管理的必然趋势，同时这也是医院人事档案电子信息化管理的必然要求。可以最大限度地节省管理资源、降低管理成本。与此同时，人事档案作为医院开展各类工作的基石，对医院的存亡和发展有着非常大的意义。大数据时代，医院人事档案电子信息化管理能够竭尽所能地删繁就简，最为准确、高效地实现医院的人事档案管理目标，不仅可以提高人事档案管理的时效性，还能够提升管理效率[3]。
三、医院人事档案信息化管理的措施
(一)健全管理制度,更新管理模式。在医院人事档案电子信息化管理的探索中，制度的作用极为关键。管理人员应根据医院人事档案发展规划及发展趋势，结合相关法律法规精神，建立健全适合本单位人事档案信息化管理工作发展的规章制度，并通过制定完善合理的档案管理制度，以此保障人事档案信息化管理能够实现科学化、规范化发展。原有的管理模式在新时代已不适用。不仅需要完善档案资源，还需要加快人事档案信息的更新速度，以配合人员流转的速度，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息电子档案的建立，在人事档案信息动态管理过程中有效建立信息化手段，以提高人事档案的使用价值。
（二）引入新型人才或开展专门培训。档案管理人员是影响医院人事档案能否实现电子信息化管理的重要主体，其水平高低直接关系到人事档案电子信息化管理的进程。因而，在欠缺专业性的复合型人才时，医院可以从两个方面入手。第一，引入具备电子信息化管理意识和能力的新人才，逐步建立起具有较高的综合素质、专业水平和业务能力的档案管理团队。第二，对已有的档案管理工作人员进行专门培训。在限于人力、物力等各种因素而无法引入新的人才时，可以选择对原有的档案管理人员进行培训。在开展培训工作时，要重点选取档案电子信息化管理的专业知识进行讲授，最大限度提升他们的专业能力，确保其满足电子信息化管理的操作要求与实际需要。
（三）增强人事档案电子信息化管理的意识。推动档案管理实现电子信息化是大数据时代对医院人事档案管理提出的新要求，要想实现这一目标，首先必须要增强医院人事档案电子信息化管理的意识。在传统人事档案管理模式的束缚下，医院档案管理工作人员的意识较为封闭，对电子信息化管理的认识不够深入，缺乏探索这一管理模式的激情和信心，造成当前医院人事档案电子信息化管理水平较弱的现状。因而，必须从主观精神入手，增强意识。具体而言，可以借助培训或国家宏观推动的方式，保证医院顶层管理者和档案管理人员都具备较高的电子信息化管理意识，帮助其适应大数据时代的各项要求。此外，还可以建立健全人事档案信息化管理规章制度，充分挖掘人才资源，通过引入具备先进管理意识的人才、制定完善全面的措施来推动电子信息化管理意识的强化。当然，适当的激励机制是一项极为可行的策略，可以激发档案管理人员的工作积极性和学习主动性，能让其主动学习电子信息化管理的相关内容，增强自己的意识。
参考文献
[1]谢瑶.医院人事档案信息化管理路径研究[J].办公室业务,2021(06):81-82.
[2]王昕.大数据时代医院人事档案电子信息化管理探析[J].办公室业务,2021(06):85-86.
[3]曾红华.基于SWOT分析视角下的医院人事档案信息化管理研究[J].兰台内外,2021(08):4-6.