刘秀兴
身份证号：45032219720716****
摘要：不动产登记档案在社会经济中发挥重要作用，不动产登记档案具有复杂性、动态性和专业性。当前，不动产登记档案管理仍存在管理难度大、信息更新不及时、管理格局不成熟及数字化管理不健全等问题。基于此，本文针对新时代不动产登记档案规范化管理进行探讨分析，以供参考。
关键词：档案；不动产登记；不动产登记档案
引言
我国不动产登记档案管理模式必须随着社会发展与时代变革进行大规模的调整，通过引入全新的信息化技术转变管理思路与具体的信息处理、保存模式，逐步克服现有的信息化管理体系中客观存在的弊端与问题，以此进一步促进产业发展与公共服务体系的完善。有关部门应当不断探索档案信息化管理制度的改进空间，有效处理各类常见的纠纷与矛盾，确保数据库中各类登记档案信息的完整性与安全性，根据具体情况制定、实施严密的管理规范与信息处理准则，为日常信息管理工作提供一个客观、可靠的标准。
1不动产登记档案管理概述
不动产登记档案管理工作主要是在专门的机构当中，通过对符合不动产概念的资产和物体进行登记，实现其归属权记载的过程，这样能够赋予这些资产和物体一定的经济价值。在不动产登记档案中，可以对相应的资产和物体进行权利归属等方面的调整、变更等操作，并将这些操作详实地记录到档案中，这样能够有效促进资产管理地规范性和详实性，促进其职能的有效展现。在不动产登记档案管理过程中需要将大量的数据信息档案进行整理，这样能够形成一套数据库，便于后续对其中的资产进行操作和处理，由此可见，在开展不动产登记档案管理工作时，应当充分保证各方面档案信息的准确性、完整性、真实性，这样才能提升档案管理工作有效性[1]。
2不动产登记档案的特点
2.1复杂性
不动产登记主要涉及土地、海域、房屋及林木等定着物，涉及的部门和内容多。从不动产登记的类别来看，包括首次登记、变更登记、注销登记、查封登记等；而从具体不动产权利来看，《不动产登记暂行条例》中明确了十大类适用不动产登记的权利，包括集体土地所有权、建设用地使用权、地域权及宅基地使用权，等等。可以看出，不动产登记工作本身就比较复杂，而从不动产登记的具体运行来看，各项工作的程序也十分复杂，譬如，房屋登记工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋销售面积等，需要搜集记录大量的内容和数据。而我国疆域辽阔且人口众多，不动产登记工作十分复杂，相对应档案管理工作也具有复杂性，管理难度大[2]。
2.2实效性
在开展不动产档案管理工作的过程当中，会对不动产之间的交易进行处理，而随着这种交易活动变得越来越频繁，相应的档案管理工作也就呈现出了实效性的特点。在频繁开展不动产交易活动的过程当中，不动产档案管理需要充分满足这些交易活动的需求，不断对不动产档案内容进行实时有效的更新和完善，以便于为交易活动提供可靠的数据信息支持，例如在对不动产数据信息进行提取时，就有可能存在数据信息滞后的问题，从而直接影响对数据信息的利用。不动产登记档案管理工作实效性的特点能够避免交易活动当中的纠纷，发挥其档案实际的作用[3]。
2.3专业性
从专业性的角度来看，不动产登记档案具有其独特性，是一种特殊的专业档案，2016年，《不动产登记暂行条例实施细则》颁布，其中第六章第九十四条明确了不动产登记档案的具体内容：一是不动产登记簿等不动产登记结果；二是不动产登记原始资料，如申请人身份材料、登记原因等。可以说，不动产登记档案存储了权利人的所有登记信息，能够为相关职能部门和个体用户提供不动产登记信息、出具相关证明，相比于一般的文书档案，不动产登记档案具有较强的专业性。
2.4统一性
虽然每一个地区的不动产登记档案管理工作具有一定的差异性，但是从管理流程、管理业务等方面还具有一定的统一性特点。在对不动产进行登记和记载时，主要的目的就是为了能够满足相关工作人员对其中数据信息的提取和利用，这就需要管理人员通过统一性的操作流程对档案进行整理与存档，在统一管理的情况下能够促进档案利用效率的提升，并且还能够在统一性的档案管理格式要求下，实现不动产登记档案管理的实际作用。
3不动产登记档案管理的问题分析
3.1管理难度比较大
不动产登记档案管理难度大主要源于三点原因：一是档案意识薄弱。不动产登记档案以法律的形式明确了物权所有者的权利，能够保护物权所有者的合法权益。但在档案管理的实际工作中仍存在意识不强的问题，部分单位并未出台符合工作实际的配套管理制度，档案管理缺乏规范性。二是配套设施不完善。互联网+时代，档案的信息化建设、数字化管理成为发展趋势，但由于资金问题，部分基层管理部门仍存在基础设施和设备不健全的问题，这不利于档案的规范化管理。三是档案数量与日俱增。随着市场经济的繁荣发展，城市规模不断扩大，房地产市场十分活跃，不动产管理活动在社会生活中发挥着越来越大的作用，也造成了各种不动产档案资料的不断累积。发达省份的市级单位产生的不动产档案存卷可能多于100万卷且资料分散保存在各个不同的部门，难以实现档案的统一规范化管理[4]。
3.2信息更新不及时
前文已经提到，不动产登记档案工作具有较强的动态性，随着我国房地产市场的繁荣发展，不动产交易的数量和频次与日俱增，房产权属的变更成为普遍现象，这就要求不动产登记档案管理工作做到信息的即时更新，以确保信息的准确性和真实性。但从不动产登记工作的实际运行来看，全国范围内每天的交易次数多，可能存在应发生变更的不动权属，但不动产档案尚未紧随权属的变更而即时更新数据，这样就可能造成后期产生法律纠纷问题。
此外，随着经济和社会发展的需求，国家的土地政策也历经了多次改变，由于档案意识薄弱或者专业人员不足等原因，不动产登记档案信息更新不及时，从而产生系列后续问题[5]。
3.3管理格局不成熟
不动产登记档案涉及的内容十分广泛，既包括自身各类业务工作行程的档案资料，还包括从不同部门，如农业部门、林业部门、房管部门等移交过来的档案资料，形成了一个十分庞大的档案信息资源库。目前，不动产档案管理工作主要由自然资源和规划部门负责，能够有效解决城镇化建设中住房拆迁安置补偿问题和市场经济中房地产交易问题。但不动产登记档案涉及多个部门，部分领域不动产登记档案工作机制尚不成熟，仍存在收集不齐全完整、保管不规范等问题，这就给不动产登记档案的规范化管理带来了不良影响。如何进一步完善管理格局，逐步实现不动产登记档案的统一规范化管理值得探究。
3.4数字化管理不健全
“互联网+”时代，信息技术快速发展，“互联网+不动产登记”大大提升了不动产登记工作的效率，但给不动产登记档案管理带来了冲击，主要体现为三个方面：一是不动产登记机构更加注重精简流程，业务部门完成登记后，未即时与档案管理部门完成有效对接，由此造成业务工作与归档工作脱节。二是“互联网+不动产登记”，此种工作方式能够实现“不见面审批”，推行“无纸化办公”，但部分机构忽视电子文件的归档，只是在业务系统中完成信息的相关登记，并未完整保存好业务过程中形成的各类电子文件，导致登记材料缺失影响正常归档。三是“互联网+不动产登记”形成的档案资料包括纸质和电子两种载体，相比于传统的纸质档案管理，档案管理的手段和方式均需进行调整[6]。
4不动产登记档案规范化管理探析
4.1加大管理力度，加强统一管理
由于不动产登记档案管理工作当中各个部门之间的沟通与交流无法满足正常工作的需求，因此需要采取相应的措施促进这些部门的沟通，这样才能帮助不动产登记档案数据信息的实施共享和运用，帮助各部门有效开展自身的工作，并且在不断提升管理力度的情况下还能够充分保证不动产档案的登记、变更等业务的顺利落实，保证档案信息的实时性、准确性，为后续对这些数据信息的利用提供可靠的支持。在对不动产登记档案管理力度进行加强的过程当中，由于管理工作所涉及到的部门较多，因此需要充分借助政府机构相关的政策、法规，对这些部门进行合理的要求，引导其逐渐加大对信息化技术的利用，这样能够充分促进这些部门之间的信息沟通，帮助这些部门对不动产登记档案数据信息进行充分的运用，避免出现信息孤岛的问题。同时还需要不断加强各个部门对不动产登记档案管理工作的认识，积极配合档案数据信息的管理工作，这样才能在统一性管理的情况下促进不动产登记档案管理工作的有效落实。
4.2建立稳定、安全的档案信息处理系统
政府档案管理部门应当通过购进先进的信息化技术设备处理档案信息减少员工的工作量，在提高部门工作效率与信息录入准确性的同时降低工作难度与个人负担，在现有库房与基础设备的基础上进行适当的技术升级与存储方式调整，基于互联网技术、云存储技术、数据库技术等不同领域科技的最新应用成果搭建起一套能够高效运作的信息化档案管理机制，并随着存储信息的逐渐增多而新建存储库房，向社会知名网络企业购买高质量的云端信息存储服务，为重要的不动产登记档案信息提供专业化的加密数据库进行安全存储。档案管理部门还应在升级信息技术设备的同时转变管理方式，合理配置人力资源与可用资金，提前制定原始资料录入、存储介质转换等活动的具体计划，缩短技术设备升级优化的周期，保证档案信息能够得到妥善、周到的管理与保存，避免因设备老旧、管理方式不当发生信息丢失、信息泄露等安全事故。
4.3理顺工作机制，实施动态管理
不动产登记档案具有较强的实时性，需要进行动态管理，保障产权人的合法权益。实施动态管理需关注三点内容：一是实现业务工作与档案工作的无缝对接。不动产登记工作本身就具有动态性，任何环节的变动、任何信息的更改均会影响档案，档案管理工作要紧随业务工作的进度适时更新相关信息。二是明确各职能机构的职责。不动产登记档案管理工作涉及多个部门，各部门之间应强化交流，对档案管理工作进行统一规划，明确各职能部门在档案管理中的作用并督促落实各项工作，确保档案收集的齐全完整。三是要强化档案意识。通过宣传教育进一步强化产权人、业务办理人员和档案管理人员的档案意识，各参与人员意识到档案的重要性有利于实现各方的良性沟通，有利于做好档案数据的更新工作。
结束语
综上所述，不动产登记档案管理工作的顺利落实是保证数据信息得到充分运用的前提基础，因此需要采取相应的完善措施对其中存在的问题进行解决，进而充分发挥这项工作的实际作用，为社会各项工作的开展提供充分的条件。
参考文献
[1]杜少青.信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].智能城市,2020,6(03):94-95.
[2]杨慧斌.试论不动产登记档案管理存在的问题及应对策略[J].商讯,2020(03):170-171.
[3]罗明.不动产登记档案管理的探索与实践[J].中国档案,2019(02):44-45.
[4]罗明,王爱莲.不动产登记档案管理的问题与对策[J].山西档案,2018(03):22-24.
[5]王穗英.不动产登记档案管理的特点与作用分析[J].城建档案,2016(09):53-54.
[6]柯燕萍.浅析新常态下不动产登记档案管理的特点及作用[J].办公室业务,2016(15):130.