中国石油长庆油田长北作业分公司 陕西 710021
摘要：基于对无纸化办公系统研发及运用分析，首先分析出建设无纸化办公系统的目标；其次分析出无纸化办公系统的功能以及结构，进而使得办公的效率提高，并且便于各项业务的办理。
关键词：无纸化办公系统；研发；运用
引言
现阶段我国的油田日常的办公政务管理主要是采取人工填写纸质资料进行记录的方式，这样的方式出错率比较高，并且还对管理人员办公的效率造成严重的影响。随着社会的进步和发展，油田的建设规模也在逐渐的扩大，所以石油企业各个业务部门的工作也越来越繁重，怎样使得工作的流程简化，并且可以有效快速的协调好工作成为了现在最需要考虑的问题。因此，对于无纸化办公系统的研发就显得尤为重要，并且将其运用在油田的日常办公政务管理当中，可以使得工作的流程更加的规范，进而使得办公的效率明显的提高，同时使得办公的成本降低。
一、建设无纸化办公系统的目标
建设无纸化办公系统可以将油田办公政务管理的在线审批和办公事务申请以及管理电子化实现[1]。同时还可以对油田单位的办公的信息共享还有事务管理的需求进行满足。因此对其进行建设和研究的目标有以下几点：
（一）可以完成人事管理、科技资料管理、自动化设备管理、车辆管理以及考勤管理等几个功能模块，并且使得申请、审核还有批示这几个流程可以实现简单便捷清晰的操作，进而使得整体的执行力提升。
（二）可以将报表定制、自定义审批流程以及业务环节动态调整等功能完成，并且使得全流程的灵活定制实现，进而使得无纸化办公的高效性实现。
二、无纸化办公系统的功能以及结构
（一）无纸化办公系统建设的内容
无纸化办公系统在油田办公政务管理当中进行运用的时候主要包含了人事管理、科技资料管理、自动化设备管理、车辆管理以及考勤管理等主要的业务内容，管理各种业务源点数据的入库，将申请审批的流程制定好，并且提供了更加丰富的应用查询的功能，进而使得在线的办公申请和审批、报表定制、自定义审批流程以及业务环节动态调整等功能实现，其功能和结构主要有以下几个方面：
1、人事管理
员工信息维护：主要包括已有员工信息的变更以及新招员工的信息添加。
员工变动维护：主要包括员工部门的职位变更还有员工的离职[2]。可以运用excel导入的方式来对变更的历史进行系统的记录，以便有关人员的查询。
2、科技资料管理
科技资料的上传和下载：申请人将科技资料附件还有科技资料的基本信息录入之后，根据需要发起申请，在审批通过之后这些资料才可以被其他人员进行下载和阅读。
科技资料的在线查看以及关键词检索；在这个功能模块当中，员工可以输入所需要资料的关键词来进行检索，然后点击在线阅读或者是下载就可以。
3、自动化设备管理
对自动化设备的库房还有台账进行管理，并且记录好设备的下发情况。其功能主要包括管理和查询设备的基础信息；设备的信息维护还有资产的字典数据；设备资产的出库、入库、报废审批登记、维修以及分发；分析统计设备等。
4、车辆管理
车辆申请：对于需要用车的员工对进行车辆类型、用车时间以及用车类别等的记录，在记录完成之后，可以运用无纸化办公系统来格局要求检索出该时间内的空闲车辆。然后在进行审批就可以。在发起申请之后，就需要将该辆车的改时间内的用车状态改成非空闲，避免出现用车冲突的情况[3]。当申请人取消申请或者是审批不通过的时候，系统就会将车辆资源自动的释放。
5、考勤管理
设置考勤权限：管理人员要对每月考勤开启和关闭的时间进行设置，在这个时间段内，每个部门的负责人可以把自己部门的考勤数据录入到系统当中，在没有开启或者是已经关闭考勤权限的时候，不可以进行考勤数据的录入。
录入考勤情况：在每个月考勤的权限开启之后，要给部门的负责人发送提醒，并且要提醒负责人将考勤的情况录入到系统当中，并且在该功能模块当中，各部门的负责人可以下载本月的考勤模板，在该模板中会体现出当前员工的请假情况，还会展现出当月的节假日还有日期，对于节假日要用特殊的标志进行标注，进而便于考勤数据的录入。
输出考勤数据：在部门考勤数据的审批通过以后，不可以在进行修改，系统会依据录入的数据来对部门不在岗员工的信息进行自动的核算，并且还会对各个部门之间的出勤情况进行对比，员工也可以了解到自己的出勤情况。
（二）运用的效果
无纸化办公系统自从运用以来都有良好的运用情况，每个月对该系统的登陆访问量都已经有千余次了。利用数字办公的系统，并且通过网络传输的方式来将帮业务的日常网上办理实现，这样的方式有效的节约了物力、时间还有人力。而且利用电脑来进行操作，还可以杀跌文件的查找还有储存变得更加的快捷简单[4]。无纸化办公系统通过多年的开发、研究、试验以及使用，其运用已经取得了良好的运用效果，并且和油田的政务以及生产进行了深度的结合，使得油田的办公政务顺利的进入到了无纸化办公的时代。无纸化办公系统在油田当中的运用，使得各部门之间的办公流程规范了，并且使得办公的效率提高了，进而便于各项业务的办理。
结束语
综上所述，无纸化办公系统在油田办公政务管理当中的运用，使得信息的可控性还有企业的办公效率得到有效的提升，并且使得办公的运行成本降低，从而使得企业整体的执行力得到提升。与此同时，对于无纸化办公系统的运用还可以使得人员的工作量降低，改变传统的管理模式，创新工作的方式，使得工作的效率提高，进而使得油田办公政务的日常管理工作变得更加的高效合理。
参考文献：
[1]胡潇文、章玲、宿建春、张娜.无纸化办公系统研发及应用[J].信息系统工程，2020，No.322（10）：106-107.
[2]吕雪.无纸化办公系统的开发与应用[J].信息周刊，2018，000（005）：99-99.
[3]胡桂香，钱新杰，付秋林，等.多重数字签名在无纸化办公系统中的研究与应用[J].通讯世界，2015（03）：170-170.
[4]武卫华.OA无纸化办公系统的应用与实施[J].数字传媒研究，2018，v.35；No.163（11）：58-60.