大数据背景下档案信息资源共享服务平台建设研究
顾陆炜
南京市仙林大学城管理委员会
摘要：随着万物互联时代的到来，人与人之间的信息互通越来越快速，这就使得人们对各方面信息的关注和分享更加迫切，信息传递的速度在人们的期待中不断加快。本文从档案信息入手，从档案信息资源的定义与共享模式、档案信息资源共享平台的技术要求以及平台建设的基本内容进行阐述，以期为我国档案事业信息化的全面覆盖贡献一份力量。
关键词：大数据；档案信息；资源共享；共享平台；平台建设
1.档案信息资源概述
1.1档案信息资源的含义
档案信息资源是广义上的定义，指有关部门在开展各项工作过程中积累的资料和信息，档案信息资源更多的是指线上的、虚拟的资料，是档案共享平台中的一大关键要素。从我国探索档案共享平台的历程中，山东省和上海市率先开启了档案信息资源共享平台的建设，并取得较好的成效。
1.2档案信息资源的三大共享模式
档案信息资源的共享具有多种渠道和模式，就当前应用较为广泛的模式来说，可以总得归纳为三大类：分别为信息资源的内部共享、系统间共享以及全社会共享等三种模式。从共享的流程和操作难度来说，它们各有不同，信息资源的内部共享、系统间共享是目前在档案信息共享方面应用较为广泛的两类。结合当前的时代背景和社会发展趋势，融入大数据的档案信息资源共享平台的建设十分有必要，并且，通过大数据的技术手段具有较多益处。借助大数据的数据库，可以实现信息的快速整理、查询、匹配与分析，提高了数据应用的有效性和便利性，更精准地体现了档案信息的共享性。
2.档案信息资源共享平台的结构与功能
2.1数据规范中心
主要是对各级各类档案进行指标管理，编码分配，使指标、编码同业务管理系统一致，能够为信息资源共享创造充分必要条件。系统中使用统一著录等项目描述、解释、规范数据定义、计量单位和频率、统计内容和标准方法，使各级档案信息资源平台中的数据标准一致，规范管理。编码时从编码特点和用户使用的习惯等角度出发进行系统的功能设计，主要包含编码分配、管理、核准、服务等多种功能。
2.2数据管理中心
数据管理中心主要包括数据录入和审核两大功能。在数据的录入方面可以有多种方式，较为普遍和常见的是文件模板整体导入和手动输入两种方式。文件导入适用于大批量的数据导入，实现一键式处理，十分便利；手动输入适用于少量的细节调整。数据的审核主要依赖上下级字段间的校验来通过审核，数据的审核可以保证档案数据的准确性，并减少冗余。除了数据的录入和审核功能，数据管理中心还具有数据编辑、修改、导出、打印报表、删除等功能操作。
2.3数据安全中心
数据安全中心是保证档案数据的安全性与保密性而设立的一个空间，是所有的档案管理部门都必须具备的一项技术指标。数据安全中心主要的职能是整合平台中的各类数据并对其进行备份处理，平台管理者可以借助数据安全中心的一些功能实现对平台服务器的维护与检修，也可以设置信息资源共享的权限。
2.4数据应用中心
数据应用中心是平台实现共享的最后一个环节，它的主要功能是提供数据查询和分析的服务。
数据的查询是数据应用的基础，查询者可以以关联关键字、比较关键字等多种功能方式查询出所需的数据，结果会以文本、excel图表、报表等多种形式呈现出来。数据查询准确，快捷。数据分析功能，是根据本专业的综合算法，对数据查询的结果进行分析，并进行趋势预测，为用户提供支持服务和决策判断。
3.档案信息资源共享平台的建设
3.1明确分工，制定科学合理的建设计划
第一，建设档案信息资源共享平台并是不一朝一夕可以完成的，而需要制定长期的推进与建设目标，从平台建设的各个阶段需做好详细的部署。不管是参与建设的部门或者个人，还是平台中收录的档案种类和截止年份，都需要提前确定好，以保证前期工作的到位。第二，每一项工作都需要明确责任人，不然就无法去把握质量和进度，因此，档案信息资源共享平台的建设也应该明确具体负责的部门和辅助的部门，明确双方的主要职责和权限，在多方协定的情况下制定科学、合理的管理方案，避免出现“职责不明，推卸责任”的情况。
3.2整合资源，保障人员资金的坚强后盾
第二，档案信息的管理不同于普通的文档管理，很多单位和部门的档案往往涉及到一个集体、组织甚至是国家的机密，一旦档案信息发生泄漏，后果将不堪设想。因此，档案信息资源共享平台的建设中，要格外注重档案资源的安全管理，防止不法分子通过非法手段窃取机密档案，造成不良的社会影响和损失。为了加强档案的安防管理，档案管理部门应该制定完善的安全管理制度，并且对档案管理人员进行“网络安全”知识的培训和普及，提升档案安防能力，强化安防效果。通过多方面的措施不断档案管理人员的病毒防护和漏洞修复专业技术，维持档案信息资源共享过程中的安全与稳定。第二，负责档案信息资源共享平台建设的主管部门要负责与其他部门建立联系，在平台建设过程中可能遇到的技术难题和经费预算一一做好预案，尤其是专项经费的申报和使用方面，做到心中有数，避免整个平台的管理在正常运行和维护上捉襟见肘。在经费的管理方面要尽可能做到公开、透明，保证平台运营的稳定性和可持续性。组织财务部门按时对经费使用情况进行核查和审计，转移风险。
3.3提升技术，加强平台建设的软件设备
第一，共享平台是建立在信息化技术上的一项工作，需要有多种专业化程度高、智能化程度高的技术作为底层支撑，且当前的档案信息资源共享平台大多是建立在大数据的基础上的，为开发者又增加了一定的挑战性。因此，在共享平台建设的过程中需要开发者重点掌握云计算、系统安全防护、终端设备等方面的技术更新，引入最新技术，致力于研发出实用性更强、安全性更高、客户体验更好的档案信息资源共建共享平台。管理系统所应用的软件设备要尽量通用化，从而最大限度发挥档案管理系统的作用，提升共享平台中档案的利用价值。第二，在档案信息资源共享平台的建设期间，需要许多的技术和设备、资金以及大量的人力资源，此时就需要切实地做好档案信息化方面的配置和供给，不同的档案信息系统也需要切实地做好有针对性的体系建设，切实地做好档案资料的管理、档案信息采集、网上检索和查阅三个信息系统的建设，并针对不同的档案管理工作需求、职责，做好档案资料的搜集、识别以及数据的整理、存储，同时根据实际情况和需求，做好各个业务模块的系统建设，例如业务管理系统的维护和运行。
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